Een sollicitatiebrief schrijven is misschien niet je favoriete taak, maar wel een hele belangrijke. Uit enquêtes onder recruiters blijkt namelijk dat het ontbreken van een sollicitatiebrief een van de belangrijkste redenen is om een sollicitant af te wijzen.
Je cv richt zich op de feiten van je werkervaring, opleiding en vaardigheden, terwijl een sollicitatiebrief je de kans biedt om persoonlijk contact te maken met de recruiter en over je grootste prestaties te vertellen. De extra moeite die je in je sollicitatiebrief steekt, kan zomaar leiden tot een uitnodiging voor een gesprek.
De 20 tips in dit artikel helpen je met schrijven van een ijzersterke sollicitatiebrief die elke recruiter omver blaast.
Vergeet niet om onze sollicitatiebrief templates te bekijken. Daarmee maak je eenvoudig een professionele sollicitatiebrief.
In dit blogartikel:
- Basisprincipes sollicitatiebrief schrijven (tip 1 t/m 5)
- Structuur en schrijftips (tip 6 t/m 14)
- Een aantrekkelijk en effectief design voor je sollicitatiebrief (tip 15 t/m 20)
- Veelgestelde vragen over een sollicitatiebrief schrijven
- Belangrijkste leerpunten
Basisprincipes sollicitatiebrief schrijven
Laten we eerst eens kijken naar de basisprincipes van het schrijven van een sollicitatiebrief. De volgende vijf tips helpen je met de juiste mindset aan het schrijfwerk te beginnen:
1. Zorg dat je sollicitatiebrief een zakelijke toon, maar ook een persoonlijk karakter heeft
Het doel van een sollicitatiebrief is om een persoonlijke band met de recruiter tot stand te brengen. Want ondanks alle automatisering in het huidige werving- & selectieproces, neemt uiteindelijk een mens de beslissing over wie er wel of niet wordt aangenomen. Charisma, passie voor het vak en persoonlijke karaktereigenschappen spelen daarbij een belangrijke rol.
Schrijf warm, vriendelijk, persoonlijk, herkenbaar en sympathiek. Niemand wil iemand aannemen die hij niet aardig vindt. Schrijf dus als iemand met wie de recruiter graag eens zou lunchen. Wie weet zit je dan binnenkort daadwerkelijk bij de recruiter aan tafel.
Schrijf niet als een robot, maar alsof je tegen iemand praat. En gebruik geen standaardzinnen of HR-clichés. Stel je niet koel, te formeel en afstandelijk op, dan lijkt alsof je de sollicitatiebrief alleen maar schrijft omdat het moet.
2. Kies een toon die vertrouwen en competentie uitstraalt, zonder arrogant te worden
Niemand houdt van mensen die arrogant, superieur of egoïstisch zijn. Toch moet je wel een beetje opscheppen in je sollicitatiebrief en jezelf zo gunstig mogelijk presenteren. Het is een hele uitdaging om de juiste toon voor je sollicitatiebrief te vinden.
Ja, je bent geweldig.
Nee, je hebt geen enorm ego en je beschouwt jezelf niet als beter dan alle anderen.
Je moet het oxymoron van ‘bescheiden opscheppen’ omarmen:
- Enerzijds wil je jouw kwalificaties onder de aandacht brengen op zo’n manier dat de lezer denkt dat jij de allerbeste kandidaat bent.
- Anderzijds wil je voorkomen dat je in bedekte termen opschrijft dat jij Gods geschenk aan dit beroep bent en dat het bedrijf zou wel gek zijn om je niet aan te nemen.
3. Wees zeker niet te bescheiden in je sollicitatiebrief
Sommige mensen cijferen zichzelf weg in hun sollicitatiebrief. Dan lijkt het alsof ze denken dat ze de baan niet verdienen.
Ze schrijven bijvoorbeeld dat ze weinig relevante werkervaring hebben, maar zich ‘enorm bevoorrecht’ zouden voelen als ze de kans krijgen om het eens te proberen in de baan. Ze zeggen dat ze leergierig zijn en snel nieuwe zaken oppikken. Of ze zeggen dat ze het een ‘groot compliment’ zouden vinden om te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek - alsof het een enorme verrassing zou zijn als een matige sollicitatie toch zijn vruchten zou afwerpen.
Een gebrek aan zelfvertrouwen is nooit een pluspunt in een sollicitatiebrief. Niemand wil je aannemen uit medelijden. Als je de neiging hebt om jezelf te onderschatten, parkeer dat dan voordat je aan je sollicitatiebrief begint.
Schrijf een brief die enthousiasme uitstraalt, maar ga niet smeken om een baan. En laat recruiters niet denken dat ze je een plezier doen door je een baan aan te bieden.
4. Schrijf over de behoeften van het bedrijf, niet over jouw behoeften
Onthoud altijd dat een sollicitatiebrief over de behoeften van de werkgever moet gaan, niet over die van jou. Je schrijft niet om iemand ervan te overtuigen dat je een baan verdient. Je schrijft om de selecteur ervan te overtuigen dat je de problemen van het bedrijf kunt helpen oplossen – niet omdat het bedrijf jouw problemen kan oplossen.
Overtuig de ontvanger van je brief ervan dat je het bedrijf kunt helpen met het verbeteren van de efficiëntie, effectiviteit en bedrijfsresultaten. Natuurlijk zal het grootste deel van deze brief over jou gaan. Toch moet je een manier vinden om de werkgever ervan te overtuigen dat jouw bijdrage de organisatie zal helpen.
Maak voordat je de sollicitatiebrief gaat schrijven een schrijfplan waarin je de structuur vastlegt. Dat helpt je met een goede opbouw en om het aantal woorden beperkt te houden.
5. Bedenk wat een recruiter écht over je moet weten
Je sollicitatiebrief is bedoeld om een brug te slaan tussen wie je op papier bent en je ware zelf. Dat je communicatie hebt gestudeerd maakt je niet anders dan alle andere sollicitanten die dezelfde studie hebben gevolgd, maar dat je je scriptie hebt geschreven over een bepaalde marketingtechniek of dat je tijdens je vorige functie bekend stond om je uitmuntende presentatievaardigheden weer wel. Juist dat is dan ook van meerwaarde om in je sollicitatiebrief te schrijven.
Denk ook aan passies, dromen of ervaringen die onmogelijk in je cv kunnen worden verwerkt. Misschien droom je ervan om de wereld te verbeteren, heb je een passie voor artificial intelligence die goed van pas komt in de beoogde functie of is het gat op je cv te verklaren door een wereldreis die je hebt gemaakt. Wat is nu iets dat de recruiter écht over je moet weten, dat niet in je cv staat? Precies dat is wat je in je brief zou moeten verwerken.
Structuur- en schrijftips
Om een goede sollicitatiebrief te schrijven hoef je geen Shakespeare te zijn. Door je aan de volgende ‘regeltjes’ te houden, kom je al een heel eind:
6. Beperk je sollicitatiebrief tot één pagina
Schrijf een sollicitatiebrief van één pagina – maximaal 400 woorden. Laat zien dat je beknopt kunt schrijven en dat je de kostbare tijd van de recruiter niet wilt verspillen. Selecteurs lezen liever geen lange sollicitatiebrieven en haken al gauw af als de brief langer is dan een A4’tje.
Een lange brief schrijven is makkelijker dan een korte brief schrijven. Veel mensen merken dat hun eerste versie langer is dan één pagina. Weersta de verleiding om je brief passend te maken met een klein lettertype of halve marges.
Zet eerst het mes in je tekst en schrap overbodige woorden eruit. Omschrijf zaken beknopter. Past het dan nog niet? Experimenteer dan met verschillende lay-outstijlen om het geheel passend op één pagina te krijgen.
7. Begin met een opvallende koptekst
De koptekst, ook wel header of briefhoofd genoemd, is de plek waar je je naam, beroep en contactgegevens noteert. Dit komt prominent bovenaan de pagina.
Naast het verstrekken van je cruciale contactgegevens, is de koptekst een cv-onderdeel waarmee je kunt opvallen. Het is de plek waar je kunt spelen met typografie, lay-out en kleur om je algehele sollicitatiebrief aantrekkelijker te maken.
De koptekst is het makkelijkst om te schrijven, maar het moeilijkst om te ontwerpen - en het ontwerp is belangrijk. Daarom raden we aan om een sjabloon voor een sollicitatiebrief te gebruiken waarbij het ontwerp al voor je is gemaakt. CVster.nl biedt tientallen voorbeelden van tientallen sollicitatiebriefvoorbeelden en schrijfgidsen. Zoek er een die je leuk vindt, klik erop en volg de eenvoudige stappen om zelf een sollicitatiebrief op maat te maken.
Het ontwerp van je cv en sollicitatiebrief moet bij elkaar passen. Een herkenbare set met dezelfde lettertypen, stijl en kleuren voor de sollicitatiebrief. Dit geeft je een ‘visueel merk’ en maakt duidelijk dat deze twee documenten bij elkaar horen.
Als de stijlen totaal verschillend zijn, kan het lijken alsof je een nieuwe brief hebt geschreven en deze hebt gekoppeld aan een oud cv, of andersom. Zoek dus bij het kiezen van een sollicitatiebrief template meteen naar een bijpassend cv template.
8. Vermeld gegevens van de ontvanger
In het e-mailtijdperk worden de regels voor formele zakelijke brieven vaak genegeerd. Logisch, want bij een sollicitatie per e-mail heb je soms enkel een naam en een e-mailadres van de ontvanger.
Wil je de brief per post versturen? Of laten zien dat je weet hoe een zakelijke brief eruit hoort te zien? Vermeld dan de naam en complete adresgegevens van de ontvanger in je brief.
9. Gebruik de naam van de recruiter of HR-manager in de begroeting
De begroeting (ook wel aanhef genoemd ) is de regel die begint met het woord ‘Beste’ of ‘Geachte’ met daarachter de naam van de ontvanger van je brief.
Probeer altijd de juiste naam te verwerken in de begroeting van je sollicitatiebrief. Mensen lezen graag hun eigen naam. Daarnaast toon je zowel respect als aandacht voor detail als je de moeite hebt genomen om de naam te achterhalen van de persoon aan wie je schrijft. Ook is de kans groter dat je een reactie krijgt als je iemand bij naam aanspreekt, in plaats van je brief in het algemeen aan een heel bedrijf of een afdeling binnen het bedrijf te richten.
Als je reageert op een vacature die geen naam bevat, probeer dan uit te zoeken aan wie je je brief kunt richten. Gebruik Google en de bedrijfswebsite, of bel de organisatie op en vraag wie de sollicitaties in behandeling zal nemen.
- Beste heer De Vries,
- Geachte mevrouw Bredemeijer,
- Geachte heer/mevrouw,
- L.S.
- Hallo,
10. Schrijf een onweerstaanbare inleiding die de ontvanger aanspoort om te blijven lezen
De inleiding, de eerste alinea van je brief, moet de aandacht van de lezers trekken en ze verleiden ook de rest van je sollicitatiebrief te lezen.
Benoem in je introductie jouw meest indrukwekkende kwalificatie voor deze baan. Meestal is dat relevante werkervaring of een goed aansluitende studie. In de introductie maak je duidelijk naar welke baan je op zoek bent: je benoemt de functie waarop je solliciteert (aangezien een recruiter verantwoordelijk kan zijn voor meerdere vacatures). Ook maak je een overtuigend openingsargument dat jij de juiste kandidaat bent voor de baan. Je moet immers eerst de vis aan de haak slaan voordat je hem in de boot kunt hengelen.
Je kunt in de inleiding ook vertellen hoe je van de baan hebt gehoord. Vooral als je er door je netwerk op bent gewezen en je contacten hebt die al bij het bedrijf werken, kan dat handig zijn om te noemen.
De afgelopen 30 jaar werkte ik als huisarts in twee huisartsenpraktijken. In veel gezinnen was ik bij meerdere generaties patiënten betrokken en werd zodoende een ‘extra lid van de familie’. In uw vacature benadrukt u de hechte aard van uw patiëntenbestand. Bij een huisartsenpraktijk in een klein dorp kan de vertrouwensband die tijdens het werk ontstaat niet worden onderschat.
11. Gebruik de hoofdtekst van je brief om over je vaardigheden en ervaring te praten
In de middelste twee tot vier alinea's van je brief, ook wel de hoofdtekst genoemd, zet je uiteen waarom je een goede kandidaat voor de functie bent.
Vaak is je werkervaring daarin doorslaggevend. Natuurlijk vermeld je cv daar al het nodige over, maar in je sollicitatiebrief kun je dieper ingaan op specifieke werkervaring en prestaties. Ook persoonlijke karaktereigenschappen en (daaruit voortgevloeide) competenties en vaardigheden zijn van groot belang om te benoemen.
Een handige manier om dat te doen, is door een anekdote - een kort verhaaltje - te vertellen over een uitdaging op je werk waarmee je ooit te maken hebt gehad. Vertel welke actie je hebt ondernomen om het aan te pakken en het bevredigende resultaat dat je hebt bereikt.
De STARR-methode helpt je om gestructureerd een situatie te beschrijven waarin je bepaalde vaardigheden hebt toegepast. Het staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Hiermee kun je in een sollicitatiebrief duidelijk en concreet uitleggen hoe jouw ervaring relevant is voor de functie waarop je solliciteert.
Je kunt in dit deel van je brief ook je opleiding, certificeringen of registraties in je vakgebied vermelden - alles wat nuttig is om je kandidatuur te ondersteunen. Gebruik de naam van de organisatie en leg uit waarom je juist bij die organisatie wilt werken. Dan weet de lezer meteen dat je een brief op maat hebt gemaakt en niet lukraak dezelfde sollicitatiebrief naar meerdere organisaties stuurt.
De afgelopen 30 jaar zag ik gemiddeld 20 patiënten per dag. Daardoor heb ik te maken gehad met zeldzame medische situaties, en heb ik innovatieve behandelingsopties moeten onderzoeken voor enkele van de meest voorkomende aandoeningen.
Ik weet dat hartaandoeningen, zwaarlijvigheid en beroertes in uw zorggebied bijzonder vaak voorkomen. In mijn laatste praktijk hielp een combinatie van onderwijs en proactieve medische interventies om hartproblemen met 45% en obesitas met 20% te verminderen. Wanneer patiënten begrijpen wat er in hun lichaam gebeurt en hoe zij daar zelf invloed op kunnen uitoefenen, werkt dat gedragsverandering in de hand.
Ik heb twee keer een time-out genomen van de huisartsenpraktijk om een jaar lang werkervaring op te doen in een ziekenhuis. Dat geeft een breder beeld van de realiteit van medische zorg en dat helpt bij een efficiëntere zorgverlening in de huisartsenpraktijk.
Het leeftijdsprofiel van mijn eerdere patiënten weerspiegelt de samenstelling van uw zorggebied: voornamelijk jonge gezinnen en een bovengemiddeld percentage senioren. Ik heb veel ervaring met de specifieke vraagstukken van kinderen en ouderen.
12. Sluit af met een oproep tot actie (een call-to-action)
Je laatste alinea, de conclusie, kan dienen als een afsluiting en een bedankje. Maar het moet de ontvanger ook aansporen om in de actiestand te komen. Je wilt tenslotte een reactie.
Je zou kunnen afsluiten met dat je graag nader kennis wilt maken in een persoonlijk gesprek. Of je kunt aangeven dat je uitkijkt naar een reactie en sowieso over een aantal weken zelf contact opneemt. Eventueel kun je hier je e-mailadres en telefoonnummer herhalen.
Je wilt de recruiter in ieder geval meegeven dat diegene iets moet doen na het lezen van je brief (anders dan deze weggooien). Jij hebt jouw deel gedaan en de volgende stap is aan hen.
Graag zou ik kennismaken in een persoonlijk gesprek en mijn kwalificaties voor de functie met u bespreken. Ik zie uit naar uw reactie.
13. Kies een passende afsluitende groet en zet je naam eronder
Als veilige keuze kun je gaan voor de afsluiting ‘Met vriendelijke groet'. 'Hoogachtend' mag ook, al is dat wel behoorlijk formeel. Vermijd informele afsluitingen zoals ‘Groetjes’ of ‘Tot ziens’.
Onder de afsluiting komt een witregel gevolgd door je volledige naam.
Voor een sollicitatiebrief op papier laat je voldoende ruimte over voor je handtekening. Bij een digitale sollicitatiebrief is dat niet nodig (voordeel is dat je meteen een aantal regels aan ruimte wint). Heb je volop ruimte over, dan kan je desgewenst een digitale handtekening toevoegen.
14. Sla je sollicitatiebrief op als pdf.
We gaan ervan uit dat je je cv en sollicitatiebrief via de e-mail of een online sollicitatieportal indient. Kies dan altijd voor een pdf-bestand. In een pdf-bestand weet je zeker dat de stijl en de opmaak van je brief niet verspringt. De ontvanger krijgt exact dezelfde brief onder ogen als jij op je computer ziet.
Sommige werkgevers geven de voorkeur aan een Word-document. Als ze erom vragen, moet je uiteraard een Word-bestand aanleveren. Nadeel is dat Word-documenten (en andere bestandsindelingen) de neiging hebben om op verschillende apparaten een andere weergave te tonen. Een deel van de tekst kan zelfs onleesbaar worden.
De beste bestandsnaam voor je sollicitatiebrief is je naam, gevolgd door de functie waarop je solliciteert. Omdat je dat ook bij je cv doet, geef je in de bestandsnaam mee of het gaat om de brief of om het cv.
Cas Verhoeven - Automonteur_brief.pdf
Cas Verhoeven – Automonteur_cv.pdf
Een aantrekkelijk en effectief design voor je sollicitatiebrief
Niet alleen het schrijven van je sollicitatiebrief, maar ook het ontwerpen ervan verdient je volle aandacht. Hieronder lees je hoe je ervoor zorgt dat jouw brief direct in het oog springt:
15. Gebruik een modern, professioneel, leesbaar lettertype op 10-12 punten
Kies voor je brief een lettertype dat goed leesbaar, professioneel en niet te ouderwets is, zodat de lezer zich richt op de inhoud en niet op je lettertypekeuze.
Lees ons artikel over lettertypen om een goede keuze te kunnen maken.
De lettergrootte is bij voorkeur niet groter dan 12 punten en niet kleiner dan 10. Gebruik geen kleine lettergrootte om een overdreven langdradige tekst op één pagina te proppen.
16. Gebruik marges van 2,5 cm aan alle zijden van je brief
Zorg voor een marge van minimaal 2,5 cm aan de linker-, rechter-, boven- en onderkant van je brief. Sommige briefontwerpen hebben een grote marge aan de linker- of rechterkant die plaats bieden aan de contactgegevens. Dat is een prima opmaak en geeft de recruiter de mogelijkheid aantekeningen in dat vlak te maken.
Heb je moeite om je brief op één pagina te krijgen? Gebruik dan geen kleine marges. Dan oogt je brief als een letterbrij en dat nodigt niet uit tot lezen. Probeer zinnen in te korten en je verhaal beknopter op te schrijven.
17. Kies voor tekst links uitlijnen in plaats van uitvullen
De tekst moet links uitgelijnd zijn en niet van kantlijn tot kantlijn uitgelijnd. Uitgevulde tekst komt veel voor in boeken en kranten, maar is ongeschikt voor briefen. Het geeft het geheel een blokkerig uiterlijk, ook worden woorden soms onnatuurlijk gespatieerd.
Bij teksten die links zijn uitgelijnd, eindigt elke regel op een iets andere plaats (zoals de tekst die je nu leest). Dit geeft het oog een pauze, laat een beetje witruimte en maakt het gemakkelijker om van de ene regel naar de andere te navigeren.
18. Laat een spatie tussen alinea's en spring niet in.
Ingesprongen alinea's (ook dat zie je soms in boeken en vaak in kranten) laten een kleine ruimte voor elke alinea, maar geen ruimte ertussen. Deze stijl was vroeger ook wel gebruikelijk in brieven, maar tegenwoordig is zo’n opmaak erg ouderwets.
Begin elke alinea gewoon op de linkermarge (dus niet ingesprongen) en druk aan het einde van de alinea twee keer op enter zodat er een witregel tussen twee tekstblokken komt.
19. Gebruik alinea's van ongeveer gelijke lengte en vermijd te lange alinea's
Je wilt geen brief met een eerste alinea van slechts één regel en een tweede alinea van 20 regels. Lange, ononderbroken alinea's zijn ontmoedigend voor de lezer en ze geven je brief een zwaar, blokkerig uiterlijk.
Zowel het oog als de hersenen hebben af en toe rust nodig, dus voeg alinea-einden toe waar nodig. Streef naar een gevoel van evenwicht op de pagina met alinea’s van ongeveer gelijke lengte.
20. Laat voldoende witruimte over
Bij het ontwerpen van een prettig leesbare brief is witruimte je vriend. Witruimte geeft het oog en de hersenen een pauze. Voeg witruimte aan de zijkanten, boven- en onderkant toe (de marges) en tussen de alinea’s.
Heb je een zeer korte brief en wil je die met witregels wat langer laten lijken? Kies er dan niet voor om extra witregels tussen de alinea’s te zetten. Pas in plaats daarvan de lettergrootte aan (maximaal 12 punten), de paginamarges en de regelafstand.
Je kunt het ook oplossen door de kiezen voor een briefontwerp met een grote marge (kolom) aan de linker- of rechterkant waarin je contactgegevens komen. Daarmee heb je een mooi ontwerp en toch een bovengemiddeld grote marge.
Veelgestelde vragen over het schrijven van een sollicitatiebrief
Hieronder lees je enkele veelgestelde vragen over het schrijven van een sollicitatiebrief:
Wat zijn de 7 onderdelen die je in je sollicitatiebrief moet opnemen?
- Koptekst met je naam, de functie en je contactgegevens
- Naam en (e-mail)adres van de ontvanger
- Een passende begroeting
- Een in het oog springende inleiding
- Een hoofdtekst waarmee je indruk maakt
- Een conclusie met een oproep tot actie
- Een passende afsluitende groet en je naam
Hoe zorg ik ervoor dat mijn sollicitatiebrief opvalt?
Natuurlijk is de inhoud van je sollicitatiebrief het belangrijkste. Maar onderschat nooit het belang van een goed ontwerp. Je brief moet er net zo goed uitzien als hij leest, dus let goed op de visuele aantrekkingskracht.
Stel je voor dat een recruiter vijf sollicitatiebrieven naast elkaar op een bureau heeft liggen en ze visueel vergelijkt zonder ze te lezen. Ziet jouw brief er dan beter of slechter uit dan de andere brieven?
De koptekst is het belangrijkste onderdeel van het visuele ontwerp, dus kies zeer zorgvuldig een mooi ontwerp voor je header. Gebruik bij voorkeur een professioneel ontworpen sjabloon voor een sollicitatiebrief, want dan weet je zeker dat je snel en eenvoudig een mooie brief samenstelt.
Welke informatie mag NIET in een sollicitatiebrief staan?
Hobby’s en interesses horen in principe niet in je brief te staan. Je hebt veel werk te doen in slechts een paar honderd woorden, dus zorg ervoor dat ze allemaal gewicht in de schaal leggen. Bespaar ruimte en laat je hobby's en interesses weg (tenzij ze relevant zijn voor de baan waarop je solliciteert).
Vermijd clichés als "Ik ben een teamspeler die buiten de gebaande paden denkt." Vermijd woorden die mooi klinken maar niets zeggen. En begin je brief niet met: "Ik schrijf deze brief aan ..." of "Beschouw deze brief als mijn sollicitatie naar de functie van ...". De lezer kan zien dat je een brief hebt geschreven, dus dat hoef je niet te vertellen.
Begin je brief ook niet met: "Mijn naam is ...." Je naam staat al in de koptekst en onder de afsluitende groet, dus het is volkomen helder hoe je heet.
Belangrijkste leerpunten
Het schrijven van een ijzersterke sollicitatiebrief is cruciaal als je je droombaan binnen wil slepen. Zorg dus altijd dat je je hiervoor inzet, zelfs als er in de vacature staat dat de brief ‘optioneel’ is.
Zorg ervoor dat je de belangrijkste informatie opneemt: hoe jij met jouw vaardigheden kunt bijdragen aan de organisatie in de specifieke rol. Houd je brief kort en foutloos, want type- en grammaticafouten kunnen je geloofwaardigheid schaden. Vergeet ook niet de opmaak; deze moet er net zo goed uitzien als hij leest. Gebruik een professioneel ontworpen gratis sjabloon om je eigen overtuigende sollicitatiebrief te maken. Veel succes!
