Je leest de vacature. Wat een leuke baan! In gedachten zie je jezelf er al werken. Terwijl je een cv speciaal voor deze functie maakt, valt je oog op de laatste alinea van de vacature:
“Stuur je cv en sollicitatiebrief per mail naar [email protected]”
Oké, je moet dus solliciteren per e-mail.
Waar moet je aan denken als je per mail solliciteert? En hoe schrijf je een begeleidende mail voor je sollicitatie?
We nemen de aandachtspunten met je door, geven je tips en voorbeelden en eindigen met een checklist voor je sollicitatie e-mail.
Kiezen tussen een sollicitatiemail en een begeleidende mail bij je sollicitatie
Per mail solliciteren brengt meteen een keuze met zich mee. Ga je solliciteren met een e-mail waarin je naar je cv verwijst? Of stuur je de pdf-versies van je sollicitatiebrief en cv per mail naar de organisatie?
Je keuze bepaalt het soort e-mail dat je nodig hebt:
1. Een sollicitatiemail
Je tovert je sollicitatiebrief (copy-paste) om tot e-mail en voegt je cv toe als bijlage.
2. Een begeleidende e-mail
Je schrijft een kort mailtje waarin je verwijst naar de bijlage voor je cv en sollicitatiebrief.
Ons advies: schrijf een begeleidende mail en stuur je cv en sollicitatiebrief mee in de bijlage
De 2e optie – de begeleidende mail bij je sollicitatie – is de meest logische keuze, vanwege de vele voordelen. Hieronder lees je wat de voordelen zijn van een begeleidende mail voor je sollicitatie.
Voordelen begeleidende mail sollicitatie
Natuurlijk kun je je sollicitatiebrief schrijven en de tekst in een e-mailbericht plakken. Voilà, je sollicitatiemail is klaar. Maar met die optie laat je kansen liggen. Een begeleidende mail voor je cv en sollicitatiebrief komt namelijk met een aantal voordelen:
-
Meer ruimte voor je verhaal:
E-mails horen kort en krachtig te zijn. Daarom bieden ze je weinig ruimte om je sollicitatie grondig toe te lichten. In een sollicitatiebrief van maximaal één A4’tje kan je uitgebreider je verhaal doen dan in een sollicitatiemail.
-
Een extra plek om jezelf te profileren:
Wanneer je solliciteert met een begeleidende mail heb je nóg een moment erbij om jezelf te verkopen. De selecteur leest je cv, sollicitatiebrief én je begeleidende mail. Laat je daarin meteen van je beste kant zien (foutloos, vriendelijk, professioneel en duidelijk) en maak meteen een goede eerste indruk.
-
Je online portfolio onder de aandacht brengen:
Mailboxen zijn vaak een bron van afleiding. Je komt er om een taakje te doen (in dit geval: de selecteur moet de cv’s en sollicitatiebrieven van kandidaten opslaan in een mapje om ze later te beoordelen), maar voor je het weet komt er iets leukers voorbij en ben je afgeleid. Die afleiding kan je een beetje sturen in een richting die in jouw voordeel werkt: verwerk in je begeleidende mail een link naar je LinkedInprofiel, je online portfolio of bijvoorbeeld een corporate website die je ontwikkelde. Wanneer de selecteur dan later de cv’s en brieven doorneemt, denkt hij bij jouw sollicitatie: “Hee, die komt mij bekend voor!”
-
De opmaak van je sollicitatiebrief blijft netjes:
Met een begeleidende mail waar je je cv en sollicitatiebrief in pdf-formaat aan toevoegt, weet je zeker dat de opmaak van je sollicitatiebrief netjes blijft. Wanneer je de inhoud van je brief in een mailbericht plakt, bepaalt het mailprogramma van de ontvanger (en diens persoonlijke instellingen) hoe jouw briefopmaak eruit ziet. Je loopt dan het risico dat er dingen verspringen en je verhaal rommelig oogt. In pdf-bestanden blijft alles netjes op z’n plek staan.
-
Je sollicitatiebrief raakt niet kwijt:
De ontvanger kan de bijlagen eenvoudig opslaan en doorsturen in de organisatie. Een mailtje kan zomaar worden weggegooid als de bijlagen zijn opgeslagen. Eeuwig zonde als jouw sollicitatie – in tegenstelling tot alle andere kandidaten – niet in de bijlage zat, maar in de e-mail zelf. En je wilt ook voorkomen dat je sollicitatiemail steeds verder naar onderen verdwijnt bij het intern doorsturen van je sollicitatie.
Al met al is een begeleidende mail bij je sollicitatie de veilige, gebruiksvriendelijke keuze.
Wat zet je in de mail van je sollicitatie?
Goed, het wordt dus een begeleidende mail. Wat zet je daar eigenlijk precies in?
In de basis is het simpel:
Hallo, mijn cv en brief staan in de bijlage, groeten.
Maar daar scoor je natuurlijk geen bonuspunten mee. Daarvoor is meer nodig.
Hieronder nemen we de perfecte begeleidende sollicitatie e-mail stap voor stap met je door.
Hoe schrijf je een begeleidende mail bij je sollicitatie?
Een begeleidende e-mail bestaat uit een aantal vaste bouwstenen:
- Het e-mailadres van de ontvanger
- De onderwerpregel
- De bijlagen (cv en sollicitatiebrief)
- De aanhef van je begeleidende mail
- De opening van je e-mail
- De verwijzing naar de bijlagen
- De afsluiting van je begeleidende sollicitatie e-mail
1. Het e-mailadres van de ontvanger
Naar wie gaat je sollicitatie? Naar een persoon of naar een afdeling? Heb je de naam van de recruiter of HR-manager?
Controleer het e-mail adres van de ontvanger en neem het foutloos over in de adressering van je mailbericht.
2. De onderwerpregel
Met een duidelijke onderwerpregel zorg je ervoor dat meteen duidelijk is waar je e-mail over gaat. Creativiteit is niet nodig, liever niet zelfs.
Maak gewoon duidelijk dat je solliciteert en noem de functie en - indien vereist - een vacaturenummer. Voeg er eventueel je naam aan toe als je een e-mailadres hebt waar je naam niet (volledig) in voorkomt.
Voorbeelden van hoe de onderwerpregel van sollicitatie e-mail eruit kan zien:
- Sollicitatie Grafisch Ontwerper
- Sollicitatie Kok – Antoine van Weert
- Sollicitatie Verpleegkundige (vacaturenummer 2022-134)
- Open sollicitatie fysiotherapeut – Sven de Bruin
3. De bijlagen (cv en sollicitatiebrief)
Voeg de pdf-bestanden van je cv en sollicitatiebrief toe. “Ja-haa”, hoor ik je denken. Maar je zal de eerste niet zijn die zijn sollicitatie per mail verstuurt en twee tellen later ontdekt dat hij de bijlagen is vergeten toe te voegen. Staat slordig. Wil je niet.
Zorg voor duidelijke bestandsnamen. Bijvoorbeeld:
Floortje Swildens_cv_2022.pdf
Floortje Swildens_Vertaler_cv_2022.pdf
Geert Pennings_Sollicitatiebrief_2022.pdf
4. De aanhef van je begeleidende mail
In de meeste gevallen heb je een naam. Die naam noem je dan ook in de aanhef van je begeleidende mail. Als je geen naam weet, kies je voor een algemenere aanhef.
Kies voor een aanhef die bij de bedrijfscultuur en bij jou past. Je kunt kiezen uit Beste, Hallo en Geachte.
Een aantal voorbeelden voor de aanhef van je mail:
- Hallo mevrouw Klaassen,
- Beste meneer Ibrahimi,
- Beste selecteur,
- Hallo recruitmentteam,
- Beste Kim van der Heide,
- Hallo M.M. de Groot,
- Beste Maarten,
5. De opening - hoe begin je een sollicitatiemail?
Anders dan de opening van je sollicitatiebrief, hoeft de opening van je begeleidende mail niet zo spannend te zijn. Waarschijnlijk heb je al enorm je best gedaan om in je sollicitatiebrief origineel en creatief uit de hoek te komen, dat hoeft niet nog een keer.
Voorbeelden opening begeleidende mail sollicitatie:
- Hierbij solliciteer ik naar de rol van verpleegkundige op de afdeling Kindergeneeskunde.
- Wat zou ik graag uw privéchauffeur worden! Hierbij ontvangt u mijn sollicitatie.
- We spraken elkaar vanmorgen over de functie van elektromonteur bij HKW. Ik kom daar graag voor in aanmerking en stuur u met veel plezier mijn cv en sollicitatiebrief.
- Lesgeven combineren met onderwijsontwikkeling? Dat klinkt als mijn droombaan en past perfect bij mijn kennis en ervaring. In mijn sollicitatiebrief en cv leest u waarom ik wel móest solliciteren op deze functie.
6. De verwijzing naar de bijlagen
Of je nu kiest voor een ultrakorte sollicitatiemail of toch het moment pakt om je motivatie nogmaals toe te lichten, vergeet in ieder geval niet om naar je cv en sollicitatiebrief te verwijzen. Dat kan in een lopende zin (zoals je hierboven hebt kunnen lezen) of als losse mededeling. Bijvoorbeeld:
Meer informatie vindt u in mijn cv en sollicitatiebrief die ik als bijlage meestuur.
Ik verwijs u graag naar mijn bijgevoegde cv en sollicitatiebrief.
U vindt mijn cv en sollicitatiebrief in de bijlage.
7. De afsluiting - hoe eindig je een sollicitatiemail?
Je hebt maar één doel voor ogen: aan tafel komen. Dus benoem je dat nog een keer in de afsluiting van je begeleidende mail.
Een tweede doel is dat je een reactie krijgt. Helaas komt het nog steeds voor dat sollicitanten niets meer terug horen op hun sollicitatie.
Combineer die twee doelen in een call-to-action in je afsluiting. Bijvoorbeeld zo:
- Ik verheug mij erop om mijn enthousiasme en geschiktheid voor de functie persoonlijk toe te lichten in een kennismakingsgesprek. Ik kijk uit naar uw reactie.
- Ik ben benieuwd naar uw reactie en hoop dat we op korte termijn in gesprek kunnen over deze fantastische baan.
- Ik zie uit naar uw reactie en een persoonlijke kennismaking.
- Een sollicitatiebrief en cv geven een beknopt beeld. Daarom hoop ik dat we binnenkort persoonlijk kunnen kennismaken. Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.
Na de afsluiting eindig je je sollicitatiemail met een groet en je naam:
Met vriendelijke groet,
Mariëlle Bongers
Tel. 06-14078182
In een goed opgemaakte sollicitatiebrief begin je met een cv titel en koptekst waarin je naam en contactgegevens staan. Een begeleidende mail heeft geen koptekst. Daarom sluit je af met je volledige naam en daaronder je contactgegevens.
Vermeld in ieder geval je telefoonnummer. Dit is ook een geweldige plek om te linken naar je LinkedIn of andere relevante socialemedia-accounts, je online portfolio of persoonlijke website.
Checklist - tips voor solliciteren via een begeleidende mail
- Gebruik een professioneel e-mailadres voor je sollicitatie
- Vermeld ‘sollicitatie’ en de functietitel in de onderwerpregel van je e-mail
- Start met een persoonlijke aanhef als begroeting in je sollicitatiemail
- Verwijs naar je cv en sollicitatiebrief in de bijlage.
- Zet ook in je mail een call-to-action: je bent benieuwd naar een reactie en gaat graag in gesprek.
- Sluit af / onderteken met je volledige naam.
- Vermeld je contactgegevens onder je naam.
- Controleer je e-mail op volledigheid en juistheid.
- Controleer of je inderdaad je cv en sollicitatiebrief als bijlage hebt toegevoegd voordat je de sollicitatiemail verstuurt.
- Stuur een bcc naar jezelf (of vis de mail uit je verzonden items) zodat je altijd kunt terugzien wat je exact hebt verstuurd.
Is je sollicitatiebrief al af of moet je nog beginnen? Neem zeker onze handleiding Hoe schrijf je een sollicitatiebrief even door als de klus nog geklaard moet worden. En in het blog Opbouw Sollicitatiebrief vind je ongetwijfeld ook nog handige tips. Succes!
