Als je een begeleidende mail stuurt met je cv en sollicitatiebrief in de bijlage, beidt dat een extra kans om jezelf te verkopen. Waarom zou je dat niet doen? Daarbij is het belangrijk aan te merken dat de begeleidende mail geen kopie of vervanging mag zijn van je originele brief (gezien e-mails vaak worden gearchiveerd), maar het moet ook geen simpele ‘zie mijn bijlagen’-tekst worden. De sleutel tot een goede introductie zit hem in de gulden middenweg.
Wanneer je je droombaan binnen wil slepen, is het essentieel dat je geen enkele gelegenheid jezelf van je beste kant te laten zien. Daarom raden we aan om van je begeleidende mail een soort elevator pitch voor je sollicitatie te maken. Je cv en motivatiebrief zijn je winkel en je begeleidende mail is het uithangbord dat mensen uitnodigt om naar binnen te stappen.
In deze gids ontdek je aan de hand van de volgende hoofdstukken waar de potentiële kansen van een begeleidende mail voor je sollicitatie liggen:
- Wat is een begeleidende mail voor een sollicitatie?
- Voorbeeld van een sollicitatiemail
- Schrijf je sollicitatiebrief in een e-mail of voeg je deze als bijlage toe?
- Hoe schrijf je een begeleidende sollicitatiemail?
- De juiste toon voor je sollicitatiemail
Wat is een begeleidende mail voor een sollicitatie?
Een begeleidende sollicitatiemail is in feite een korte, introducerende boodschap die je meestuurt met je sollicitatiedocumenten, zoals je cv en sollicitatiebrief. Een begeleidende sollicitatiemail kan de sollicitatiebrief ook in zijn geheel vervangen, maar dat raden we in de meeste gevallen niet aan.
Wat we wel aanraden is dat je de gebruikelijke sollicitatiebrief als bijlage toevoegt en de begeleidende mail gebruikt om de eerste ontvanger van je sollicitatie vast kennis met je te laten maken. Gezien mails doorgaans tot het einde worden gelezen, kan de inhoud die je hierin deelt grote impact maken.
Een begeleidende mail wordt doorgaans niet beschouwd als formeel onderdeel van een sollicitatie, maar biedt je wel de kans om op te vallen. Hoewel je deze introductie zeker kort en bondig dient te houden, zal het feit dat je nadenkt over de inhoud je onderscheiden van de overgrote meerderheid van andere kandidaten die ter introductie slechts met een enkele zin verwijzen naar hun documenten. Zonde dus, als je deze kans laat liggen.
Voorbeeld van een sollicitatiemail
Een tip is om eens door onze bibliotheek met voorbeelden van sollicitatiebrieven te scrollen. Mogelijk vind je daar ook een voorbeeld dat is gericht op je eigen beroep of branche. Stem deze natuurlijk wel af op je persoonlijke profiel en omstandigheden.
Mensen kunnen hun mail op verschillende soorten apparaten met diverse schermformaten lezen: variërend van telefoons tot computers. Houd daar rekening mee door alinea’s kort en bondig te houden en maak beperkt gebruik van opsommingstekens. Grote lappen tekst kunnen een ontmoedigend effect hebben, vooral als ze worden gelezen op een klein scherm van bijvoorbeeld een mobieltje. Begin je mail met de belangrijkste informatie en probeer je prestaties te kwantificeren. Getallen vallen altijd op.
Zorg ervoor dat je een kopie van je mail bewaart voor toekomstige referentie.
Je kunt je begeleidende mail natuurlijk terugzoeken in je verzonden berichten, maar een betere optie is om een apart mapje aan te maken waarin je alle correspondentie gerelateerd aan je banenjacht bewaart en je ingediende sollicitatie daar direct naartoe te slepen. Waarom tijd en energie verspillen aan zoeken naar e-mails die je drie weken geleden hebt verzonden?
Schrijf je een sollicitatiebrief in een e-mail of voeg je deze als bijlage toe?
Zoals eerder gezegd raden we in principe aan om een sollicitatiebrief apart bij je begeleidende mail te voegen, maar er zijn uitzonderingen. Wat de juiste manier is om dit aan te pakken, hangt namelijk grotendeels af van de functieomschrijving.
Recruiters geven in hun vacatures meestal aan hoe ze sollicitaties aangeleverd willen krijgen. Soms instrueren ze daarbij zelfs welke onderwerpregel je moet gebruiken. Zorg er dus voor dat je de vacature goed doorleest, want een afwijking van de instructies kan ertoe leiden dat je sollicitatie volledig wordt genegeerd. Ook wanneer je een open sollicitatie indient, is het verstandig om een uitgebreide begeleidende mail te sturen en is het bijvoegen van een brief niet altijd nodig.
Als je je sollicitatiebrief apart bijvoegt, hoef je in je e-mail in principe alleen nog maar een paar begeleidende zinnen te schrijven waarin probeert de aandacht te vestigen op je bijlagen. Hoeveel informatie je in de tekst van de mail zelf opneemt, is verder aan jou. Zorg er in ieder geval voor dat je professioneel en enthousiast overkomt.
Hieronder vind je een voorbeeld van een eenvoudige sollicitatie per mail waarin wordt verwezen naar de bijlagen:
Geachte [NAAM RECRUITER],
Ik ben enorm geïnteresseerd in de functie van [FUNCTIETITEL] bij [BEDRIJFSNAAM]. Mijn cv en sollicitatiebrief, die ik als bijlage heb toegevoegd, tonen aan dat mijn werkervaring, vaardigheden en competenties perfect aansluiten op de vacature-eisen. Daarom hoop ik van harte dat ik de kans krijg om deze documenten binnenkort verder toe te lichten.
Ik kijk uit naar uw reactie en wens u voor nu een mooie dag.
Met vriendelijke groet,
[EIGEN NAAM]
[TELEFOONNUMMER]
Hoe voeg je een bijlage aan je mail toe?
Klik op het pictogram om een nieuwe e-mail op te stellen. Vul de velden ‘Aan’ en ‘Onderwerp’ in. Schrijf je boodschap in het tekstgedeelte en verwijs daarbij naar de bijlagen. Klik vervolgens op ‘Bijlage toevoegen’ of op het paperclip-pictogram (afhankelijk van je mailprovider) om je bestandsbrowser te openen. Selecteer tot slot het juiste document en klik op ‘openen’ of ‘toevoegen’. Voilà, je hebt nu een bijlage toegevoegd!
Zorg ervoor dat je je cv en sollicitatiebrief een duidelijke naam geeft. Denk aan iets simpels zoals als JanJansen_sollicitatiebrief. Daarmee help je recruiters om geleverde documenten eenvoudig terug te vinden gedurende het sollicitatieproces.
Als je de inhoud van je sollicitatiebrief in de mail zelf wil delen, zul je de oorspronkelijke tekst wat moeten aanpassen. Beknopt zijn is essentieel, dus benoem alleen je relevantste competenties en werkervaring. Houd je sollicitatiemail het liefst beperkt tot maximaal drie korte alinea’s plus een begroeting en handtekening.
Je stelt je sollicitatiemail als volgt op:
- Adresseer de recruiter met ‘Geachte’ of ‘Beste’, gevolgd door diens naam.
- Stel jezelf voor en noem de functie waarop je solliciteert. Zorg dat je daarbij enthousiast overkomt.
- Benoem één tot drie prestaties of vaardigheden die aantonen dat je de ideale kandidaat bent.
- Sluit je mail af met een call to action waarin je de recruiter motiveert om contact met je op te nemen.
- Sluit je mail af op een respectvolle en professionele manier.
Een voordeel van solliciteren per mail, is dat je hyperlinks in je tekst kunt opnemen. Overweeg dan ook om te linken naar bijvoorbeeld je LinkedIn profiel. Een andere optie is om een link in te voegen naar een langere versie van je sollicitatiebrief. In dat geval moet je ervoor zorgen dat je deze in een (online) digitaal bestand hebt opgeslagen.
Belangrijk om te weten is dat sollicitatiemails vaak niet in ATS-systemen kunnen worden opgeslagen. Als er in de vacature specifiek om een brief wordt gevraagd, moet je de oorspronkelijke versie dus altijd bijvoegen.
Hieronder vind je een voorbeeld van een mail waarin de sollicitatiebrief direct is opgenomen:
Geachte mevrouw Jansen,
Het was fantastisch om u vorige week te horen spreken tijdens het evenement Women in Marketing in Amsterdam. Ik heb mijn cv als bijlage aan deze mail toegevoegd, omdat graag wil solliciteren op de functie van marketingmanager bij DGI Nederland. Ik ben ervan overtuig dat ik met zes jaar ervaring in het opzetten van digitale advertentiecampagnes voor specifieke doelgroepen optimaal ben voorbereid op deze uitdagende positie.
Bij mijn laatste werkgever ontwikkelde ik de advertentiestrategie voor een opkomend kledingmerk. Gedurende mijn drie jaar bij het bedrijf, zorgde ik ervoor dat ons Instagram-account groeide van 300 tot meer dan een kwart miljoen volgers. Door gerichte advertenties te plaatsen en een innovatieve online galerij te creëren, verhoogde ik bovendien de online verkoop van het bedrijf met meer dan 15%.
Ik zou graag verder met u praten over mijn ideeën om de online aanwezigheid van DGI als marketingmanager uit te breiden. Voor vragen of opmerkingen kunt u zowel telefonisch als per mail contact met mij opnemen.
Ik kijk ernaar uit van u te horen.
Met vriendelijke groet,
Martha Somer
Luister naar je eigen gevoel.
Als in de vacature niet beschreven staat hoe je je sollicitatiebrief moet indienen, zul je zelf een goede inschatting moeten maken. Als je een begeleidende mail stuurt voor een open sollicitatie, is het bijvoorbeeld gepast om een langere sollicitatiemail te sturen. Maar reageer je op een vacature waarbij er om allerlei verschillende soorten documenten wordt gevraagd? Dan is het juist verstandig om een korte mail te sturen en de rest van de benodigdheden als bijlagen toe te voegen.
Als er helemaal niet om een sollicitatiebrief wordt gevraagd, kies er dan voor om je begeleidende mail te gebruiken om de motivatie van je sollicitatie toe te lichten.
Hoe schrijf je een begeleidende sollicitatiemail?
Als je ervoor kiest om een uitgebreide begeleidende mail te sturen (en je brief misschien zelfs weg te laten), zul je de opmaak en toon daarop moeten afstemmen. Hieronder lees je hoe:
De juiste opmaak voor je sollicitatiemail
In tegenstelling tot een brief, heeft een mail doorgaans geen koppen of secties waarin je persoonlijke informatie kunt opnemen. Daarom is het belangrijk dat je relevante informatie in de laatste zinnen van je mail opneemt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je volledige naam, telefoonnummer en een verwijzing naar je LinkedIn profiel. Overweeg ook om een digitale handtekening aan te maken en in te voegen. Daarmee kom je professioneel over en geef je extra gewicht aan je mail.
Net als bij een standaard sollicitatiebrief, moet de opmaak van je sollicitatiemail goed leesbaar zijn. Gebruik standaard lettertypen en -groottes, het liefst in de kleur zwart. Vergeet daarnaast niet om alinea’s van elkaar te onderscheiden met witregels en benoem in de onderwerpregel wie je bent en op welke vacature je solliciteert.
Maak gebruik van een template.
Stuur je een originele sollicitatiebrief in een aparte bijlage? Overweeg dan om voor de opmaak gebruik te maken van een template. Onze professionele templates zijn vakkundig ontworpen en afgestemd op allerlei verschillende sectoren. Kies bij voorkeur een sjabloon dat goed past bij het imago en de branding van je potentiële werkgever.
De juiste toon voor je sollicitatiemail
Sollicitatiemails hebben vaak een iets informelere tone of voice dan sollicitatiebrieven. Daar zijn meerder redenen voor.
Ten eerste komt dat doordat je de naam van de ontvanger (als het goed is) kunt achterhalen in het mailadres, waardoor je deze persoon rechtstreeks bij diens naam kunt aanspreken. Afhankelijk van de specifieke sector waarin je aan de slag wil, geldt dat je mails het beste kunt aanheffen met ‘Beste’ of ‘Geachte’, gevolgd door de juiste aanspreektitel en achternaam.
In bepaalde vakgebieden kan het gebruik van een achternaam echter als overdreven formeel en ouderwets overkomen. Als dat het geval is, kun je bijvoorbeeld ook met ‘Goedemorgen’ of ‘Hallo’ plus de voornaam van de persoon in kwestie aanheffen, als is het raadzaam hier voorzichtig mee te zijn.
Een uitzondering op de bovenstaande richtlijnen met betrekking tot een informele toon geldt als je solliciteert op een stageplaats. Aangezien je als student waarschijnlijk mailt naar een professional met een meer senior rol, is het beter om een enigszins formele toon te behouden. Je hoeft niet overdreven beleefd te doen, maar zorg er wel voor dat je respectvol overkomt en rekening houdt met een eventueel leeftijdsverschil.
Net als bij de aanhef, mag ook de rest van je tekst in een mail wat minder stijf. Zorg dat je professioneel en vriendelijk overkomt en dat je boodschap to the point is.
Een veelvoorkomende reden voor mensen om alleen te mailen in plaats van ook een brief te sturen, is dat ze de recruiter in kwestie al kennen. Misschien heb je eerder bij het bedrijf gewerkt of heb je een andere connectie die je de mogelijkheid bood om rechtstreeks te solliciteren. In dat geval wil je niet dat je boodschap klinkt alsof deze afkomstig is van een totale vreemde. Pas je tone of voice dus aan op de eventuele eerdere relatie die jullie hebben, zodat je mail natuurlijk en vriendelijk overkomt.
Belangrijkste punten
Je wil de tijd van een recruiter niet verspillen door in je mail precies dezelfde informatie te zetten als in andere documenten voor je sollicitatie. Daarom is het belangrijk dat je de begeleidende mail ziet als een extra kans om je sollicitatie een boost te geven. In sommige gevallen kun je er ook voor kiezen je brief te vervangen door een mail, maar alleen als je daar een goede reden voor hebt. Als je ter vervanging of aanvulling van je brief een uitgebreide sollicitatiemail stuurt, neem dan de volgende punten als leidraad:
- Houd in grote lijnen dezelfde principes aan als wanneer je een reguliere sollicitatiebrief zou schrijven.
- Houd er rekening mee dat de tone of voice van een mail iets warmer en informeler mag zijn dan die van een sollicitatiebrief.
- Zet contactgegevens en hyperlinks onderaan de mail.
- Wees persoonlijk als je de recruiter in kwestie kent, maar houd er rekening mee dat anderen mensen je mail mogelijk ook zullen lezen.
Nu je weet hoe je een goede begeleidende mail voor je sollicitatie moet schrijven, is het verstandig om je ook eens te verdiepen in onze professionele cv-templates. Daarmee creëer je in een handomdraai een cv dat voldoet aan alle (ongeschreven) regels van recruiters.
