Anno 2023 zijn zowel onze schrijf- als spreektaal vlotter dan ooit. Waar we vroeger mensen standaard met ‘heer’ of ‘mevrouw’ aanspraken, vinden we dat tegenwoordig steeds vaker ouderwets, onpersoonlijk of zelfs een beetje saai. Beleefdheidsnormen veranderen, en in die lijn worden persoonlijkheid en een warme tone of voice steeds vaker gewaardeerd.
Dat geldt natuurlijk niet in alle situaties. We vinden het nog altijd normaal om te worden aangesproken met ‘meneer’ of ‘mevrouw’ door een beleefde ober, winkelbediende, politieagent of jongere. Deze aanspreekvorm voor interacties met mensen die we niet kennen, heeft alle veranderende etiquette-trends die de revue passeerden doorstaan.
Wél kun je mogelijk een zucht van frustratie verwachten van recruiters die ‘Geachte heer/mevrouw’ lezen in de sollicitatie- of motivatiebrief van een sollicitant. Dat is natuurlijk niet het soort indruk dat je wil achterlaten in die cruciale zes of zeven seconden die recruiters doorgaans besteden aan hun beslissing of ze verder willen lezen.
Hoe zonde zou het zijn als je wordt uitgesloten van de kandidatenpool omdat je een onoriginele aanhef hebt gebruikt, die je nota bene door je ouders en juffen en meesters op school is aangeleerd. Vooral als de rest van je sollicitatiebrief wel ijzersterk is. Om dat te voorkomen, is het belangrijk dat je je hier goed in verdiept. In dit artikel bespreken we daarom:
- Of het überhaupt gepast is om ‘Geachte heer/mevrouw’ in een motivatiebrief te gebruiken.
- Waarom het verstandig is om deze aanhef zoveel mogelijk te vermijden.
- Betere alternatieven om direct een ijzersterke indruk te maken.
Is ‘Geachte heer/mevrouw’ ooit gepast in een motivatiebrief?
Het simpele antwoord op deze vraag is ‘nee’. Er zijn in onze moderne samenleving vrijwel geen situaties te bedenken waarin het verstandig zou zijn om een motivatiebrief te beginnen met ‘Geachte heer/mevrouw’ – zelfs niet als je bij het Koninklijk Huis solliciteert! Hoewel je er een recruiter niet direct mee afschrikt (het is en blijft tenslotte een beleefde aanhef), zul je deze er ook zeker niet mee omver blazen.
Zonder al te veel ophef te maken over waarom deze aanhef uit het HR-jargon is verbannen, kan simpelweg worden gesteld dat er betere alternatieven zijn. Voordat we daarop ingaan, is het goed om te weten dat varianten op deze aanhef ook vermeden dienen te worden. Denk aan:
- Geachte heer of mevrouw
- Geachte meneer/mevrouw
- Beste heer/mevrouw
- Geachte lezer
- Beste lezer
- Geachte mijnheer/mevrouw
Hoe komt dit?
Oudere generaties werd geleerd dat wanneer je iemands naam, functie of gender niet wist, je een brief het beste kon beginnen met ‘Geachte heer/mevrouw’. Deze aanspreekvorm was de norm voor elke soort zakelijke brief, waaronder de sollicitatiebrief.
Vandaag de dag kan deze aanhef in sommige gevallen nog steeds gebruikt worden om bijvoorbeeld een mail op te stellen of een zakelijke brief te sturen aan iemand die je niet kent, maar bij sollicitatiebrieven biedt de aanhef geen enkele meerwaarde meer. Deze vorm van begroeten klinkt ouderwets, onpersoonlijk, bekrompen en zelfs een beetje vreemd, en is daarmee in strijd met de manier waarop mensen normaal gesproken met elkaar communiceren.
Onze kritiek op ‘Geachte heer/mevrouw’, heeft alleen betrekking op het heer/mevrouw-gedeelte. ‘Geachte’ wordt nog altijd beschouwd als een professionele en beleefde manier om iemand aan te spreken. Het gaat erom dat je je aanhef personaliseert door de naam van de ontvanger toe te voegen.
Let op dat het in sommige gevallen beter is om je brief aan te heffen met ‘Beste’ in plaats van ‘Geachte’. Welke begroeting het beste past, hangt onder andere af van het soort organisatie waarbij je solliciteert. Wil je bij een formeel bedrijf zoals een advocatenkantoor aan de slag? Dan kun je je brief het beste met ‘Geachte’ beginnen. Solliciteer je bij een hip marketingbureau? Dan wordt ‘Beste’ vaak meer gewaardeerd, gezien deze begroeting wat minder stijf overkomt.
De digitaliseringsslag in onze samenleving heeft ertoe geleid dat het steeds eenvoudiger wordt om mensen hun naam te achterhalen. Meestal staat al in de vacature vermeld aan wie je je brief moet richten. Is dat niet het geval? Dan biedt het internet uitkomst. Op de website van de recruiter, via LinkedIn of door een ouderwetse Google-opdracht achterhaal je meestal eenvoudig welke persoon jouw sollicitatie in de mailbox ontvangt.
De valkuilen van 'Geachte heer/mevrouw'
Op verschillende punten geeft een 'Geachte heer of mevrouw' in een sollicitatiebrief het verkeerde signaal over je vastberadenheid als sollicitant. Het is namelijk een generieke begroeting die overkomt als lui en ongemotiveerd. Het suggereert dat je niet serieus genoeg bent over de baan om moeite te doen om uit te zoeken wie verantwoordelijk is voor de beslissingen die worden genomen.
In feite zou de ontvanger kunnen denken dat je helemaal geen moeite hebt gedaan om je in je potentiële nieuwe werkgever te verdiepen. Wanneer deze vermoedt dat je dezelfde motivatiebrief telkens kopieert en naar allerlei verschillende bedrijven stuurt, is dat een duidelijk waarschuwingssignaal. Dat is zonde, want misschien heb je verder juist een hele persoonlijke brief gestuurd en is de betreffende organisatie je enige of in ieder geval favoriete optie.
Recruiters knappen flink af op sollicitaties die niet gepersonaliseerd zijn. Het is voor hen zelfs een van de belangrijkste redenen om een kandidaat af te wijzen. Toch past 54% van de sollicitanten hun cv niet aan per sollicitatie, en vermoedelijk geldt hetzelfde voor hun sollicitatiebrief.
Als je er daarentegen voor kiest om je recruiter persoonlijk te begroeten, levert dit je direct punten voor je professionaliteit en oog voor detail op. Bovendien vergroot je hiermee de kans dat je wordt opgemerkt en dat de lezer aandacht langer vasthoudt. Daarnaast zul je sneller een (positieve) reactie ontvangen. Ook als je niet door de selectie komt, zul je door je persoonlijke benadering sneller beloond worden met een eveneens persoonlijk bericht. Je krijgt dan bijvoorbeeld een uitleg over waarom je niet bent gekozen of tips voor een volgende poging, in plaats van een standaard afwijzing.
Er is veel wetenschappelijk bewijs dat het horen of zien van je naam een positieve impact heeft op je humeur, omdat je hersenen dan gelukshormonen zoals serotonine en dopamine aanmaken.
Hoe zou dat geen verschil kunnen maken wanneer je je recruiter rechtstreeks bij diens naam noemt?
Als je nog niet overtuigd bent, dan zullen onderstaande redenen je misschien alsnog kunnen overhalen om je motivatiebrief nooit met ‘Geachte heer of mevrouw’ te beginnen:
- Je kunt er als ouderwets en wereldvreemd mee overkomen.
- Aansluitend op het vorige punt, komt de aanhef niet genderinclusief over. Niet iedereen identificeert zich tenslotte als ‘heer’ of ‘mevrouw’.
- Het belemmert direct je kansen om een warme relatie met je potentiële werkgever op te bouwen. Zelfs wanneer je door de eerste fase heen bent, wordt het door de ‘koude’ start lastiger om het ijs te breken.
- Het representeert een gebrek aan vindingrijkheid en initiatief.
- De aanhef doet afbreuk aan je taalvaardigheid en de kracht van je sollicitatiebrief in het algemeen.
Een sollicitatiemail aanheffen met ‘Geachte heer of mevrouw’ is zelfs nog erger dan je sollicitatiebrief op die manier beginnen. Omdat e-mails meestal informeler zijn, is deze manier van begroeten niet meer van deze tijd.
Alternatieven voor ‘Geachte heer/mevrouw’
Zoals eerder benadrukt, is het altijd aan te bevelen om iemand bij naam aan te spreken in de aanhef van je sollicitatiebrief. Vaak is dat de HR-manager of iemand in een nauwverwante functie. Het kan ook zijn dat je direct solliciteert bij je toekomstige leidinggevende of bijvoorbeeld diens assistent. Zorg er in ieder geval voor dat je achterhaalt voor wie de brief bestemd is. Wanneer je hebt vastgesteld wie deze persoon is, is het vrij eenvoudig: ’Geachte mevrouw Zwart’, ’Geachte heer Groen’, of ‘Geachte dr. Wit’ zijn volgens HR-experts foutloze manieren om iemand te begroeten. Solliciteer je bij een jong en hip bedrijf? Dan kun je ‘Geachte’ mogelijk beter vervangen door ‘Beste’.
Weet je niet wat het geslacht is van de ontvanger van je brief? Vervang dan ‘heer’ of ‘mevrouw’ door diens voornaam of initialen. Je heft je brief dan bijvoorbeeld aan met ‘Geachte Robin Willemsen’ of ‘Geachte T.H. Jansen’. Is ook dat geen mogelijkheid? Vervang ‘heer/mevrouw’ dan door het genderneutrale ‘Mx.’. Bijvoorbeeld: ‘Geachte Mx. de Vries’.
In sommige gevallen kun je ‘Geachte’ of ‘Beste’ ook vervangen door bijvoorbeeld ‘Hallo’ of ‘Goedemorgen’, om een nog persoonlijkere indruk te maken. Wees echter voorzichtig en laat je niet leiden door aannames. Tenzij je de geadresseerde al kent of zeker weet dat de organisatie een relaxte bedrijfscultuur heeft, is het verstandig om drie keer na te denken voordat je voor zo’n informele aanhef kiest.
Let er ook op dat je een recruiter altijd aanspreekt bij diens achternaam in plaats van (enkel) de voornaam. Alleen als je de recruiter in kwestie al kent, is het verstandig om met een voornaam aan te heffen.
Zoals eerder benoemd is wat online research of een telefoontje naar de organisatie meestal voldoende om te achterhalen aan wie je je brief moet adresseren. Maar wat als ook dat bij hoge uitzondering niet lukt? Is het dan wél oké om ‘Geachte heer/mevrouw’ als laatste redmiddel in te zetten? Ook nu is het antwoord onherroepelijk ‘nee’.
Meer alternatieve opties
Zelfs als je geen flauw idee hebt wie jouw sollicitatiebrief gaat lezen, zijn er nog altijd betere alternatieven dan ‘Geachte/Beste heer of mevrouw’.
Hieronder vind je enkele vriendelijkere en minder algemene opties die je in elke situatie kunt toepassen. Je kunt deze verder personaliseren door de bedrijfsnaam, functietitel of specifieke afdeling toe te voegen die betrekking heeft tot jouw sollicitatie.
- Geachte recruiter van [naam bedrijf]
- Geachte HR-manager
- Geachte afdeling personeelszaken
- Geachte HR-team van [naam bedrijf]
- Geachte verkoopvertegenwoordiger
- Geachte marketingmanager
- Beste recruitmentteam
- Beste team van [naam bedrijf]
Door zulke alternatieve opties in te zetten, laat je zien dat je initiatief kunt tonen, oog voor detail hebt en over creatief denkvermogen beschikt.
Belangrijkste punten:
- ‘Geachte heer/mevrouw’ is nooit een goede manier om een sollicitatiebrief aan te heffen, omdat deze begroeting ouderwets en onpersoonlijk overkomt. Daarnaast kom je er ongeïnteresseerd en fantasieloos mee over.
- Je kunt een recruiter het beste aanspreken bij diens naam. Als deze niet in de vacature vermeld staat, zoek deze dan via internet op of bel naar het bedrijf om de informatie te achterhalen.
- Als je nergens contactgegevens kunt vinden, kies dan voor een alternatief dat goed aansluit op je persoonlijke situatie. Dat doe je bijvoorbeeld door te adresseren aan de afdeling, het team of de manager van het specifieke bedrijf waarbij je solliciteert.
