Hoe lang moet een sollicitatiebrief zijn? Het simpele antwoord luidt: kort. Twee ondubbelzinnige voorwaarden verzekeren jou van een korte sollicitatiebrief. Zonder uitzondering moet een sollicitatiebrief:
- Altijd op één pagina passen.
- Nooit meer dan 400 woorden bevatten.
Beide voorwaarden zijn haalbaar bij elke sollicitatiebrief die je schrijft. Als je alles goed doet, is je sollicitatiebrief automatisch kort genoeg. En dekt het de volledige lading van alles wat je moet zeggen in je brief.
Alles wat je niet zegt in je sollicitatiebrief, zou de nieuwsgierigheid van de lezer moeten prikkelen. Zodanig dat je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Dat is het hele idee.
Laten we eens kijken hoe je een sollicitatiebrief met de perfecte lengte kunt maken. Een brief die de lezer van begin tot eind versteld doet staan. Dit is wat we met je doornemen:
- Het doel van een sollicitatiebrief
- Waarom iedereen een sollicitatiebrief zou moeten indienen, ook als er niet om wordt gevraagd
- Hoe je een sollicitatiebrief schrijft + de structuur van elke sectie: koptekst, aanhef, inleiding, hoofdtekst en conclusie
- Algemene tips om kort en bondig te schrijven
- Lay-out en ontwerprichtlijnen voor sollicitatiebrieven
Het doel van een sollicitatiebrief
Sollicitatiebrieven zijn als een geschreven handdruk in een tijd waarin werkzoekenden niet langer zonder afspraak een kantoor binnenlopen om de recruiter te spreken. Sollicitatiebrieven versterken de eerste indruk die je maakt op recruiter en kunnen je kansen op een sollicitatiegesprek vergroten.
Waarom? Omdat je curriculum vitae zo zijn beperkingen heeft. Een sollicitatiebrief compenseert die beperkingen van het cv. Een brief kan je als sollicitant punten opleveren voordat iemand zelfs maar naar je cv kijkt. Het kan er zelfs voor zorgen dat je cv überhaupt gelezen wordt.
Als begeleidend document bij je cv dient je sollicitatiebrief deze belangrijke doelen:
- Een persoonlijke introductie: Je vormt meteen een directe band met de werkgever door de ontvanger van je sollicitatiebrief bij naam aan te spreken. Cv's zijn aan niemand gericht.
- De persoon achter de professional: de vrije schrijfstijl maakt van je sollicitatiebrief een verhaal dat een inkijkje geeft in jouw persoonlijkheid. Het voegt op een verhalende manier diepte toe aan je relatief onpersoonlijke cv waarin je feiten samenvat in bullet points en opsommingen.
- Verleden en toekomst overbruggen: Een succesvolle sollicitatiebrief plaatst de potentiële werkgever in het plaatje van jouw volgende ideale carrièrestap en is daarmee toekomstgericht. In een cv ligt de focus op het verleden.
- De lezer intrigeren: Door net genoeg te zeggen zonder teveel weg te geven, motiveren sollicitatiebrieven nieuwsgierige lezers om je cv erbij te pakken zodat ze dieper kunnen graven naar bepaalde details.
Maar heb je er echt eentje nodig?
Sollicitanten vragen zich vaak af of het zin heeft om een sollicitatiebrief te schrijven. Je hebt immers geen garantie dat je brief gelezen zal worden of de wervingsbeslissingen zal beïnvloeden. Wanneer een sollicitatiebrief niet verplicht is, grijpen sollicitanten dat vaak met twee handen aan als reden om geen sollicitatiebrief te schrijven en enkel een cv in te sturen.
Dat is begrijpelijk, maar niet aan te raden. Je hebt alles te winnen - en niets te verliezen - door sollicitatiebrieven als essentieel te beschouwen, niet alleen als een slim idee. Studies hebben aangetoond dat ze je een voorsprong van 40% kunnen geven op het binnenhalen van een baan ten opzichte van andere gekwalificeerde sollicitanten die géén sollicitatiebrief indienen.
Waarom nog meer dan?
Onderzoek heeft laten zien dat de sollicitatiebrief niet ‘dood’ is. Eerder het tegenovergestelde. Solliciteren zonder sollicitatiebrief kan je kansen op een baan in gevaar brengen. Waarom zou je dat riskeren?
Zelfs als een sollicitatiebrief niet verplicht is, zou je hem toch bij je cv moeten voegen. De enige reden om géén sollicitatiebrief in te sturen, is als de sollicitatie-instructies voorschrijven dat je geen brief mag bijvoegen.
Volgens een enquête vindt 90 procent van de wervingsprofessionals dat een wervingsmanager van onschatbare waarde is bij het nemen van wervingsbeslissingen. Zelfs als sollicitatiebrieven optioneel zijn, geeft ongeveer driekwart van de recruiters aan dat zij verwachten een sollicitatiebrief te ontvangen, er de voorkeur aan geven er een te ontvangen, ze altijd te lezen en sollicitanten te verkiezen die er een bijvoegen.
Dit vinden HR-professionals belangrijk en nuttig aan sollicitatiebrieven:
- Uitleggen wat de motivatie van een sollicitant is om bij het bedrijf te komen — 63% van de respondenten
- Carrièredoelstellingen beschrijven — 50%
- Uitleggen wat de redenen is om van loopbaan te veranderen — 50%
- Gaten in het cv verklaren — 49%
- Professionele prestaties markeren — 47%
De do’s van het schrijven van een spectaculaire sollicitatiebrief
Zou je het komende uur liever je sokkenlade ordenen dan een sollicitatiebrief schrijven? Snappen we. Zelfs voor professionele schrijvers is het starten met schrijven vaak het moeilijkste deel van elke schrijftaak.
Eenvoudige structuur
Put moed uit de eenvoudige structuur van een sollicitatiebrief. Dan voel je je minder overweldigd. Je schrijfproces opsplitsen in afzonderlijke delen kan ook helpen het schrijfproces minder intimiderend te laten lijken. Hieronder volgen de delen waarin je je schrijfproces kunt opsplitsen en die samen de componenten van een goede sollicitatiebrief vormen:
- Koptekst
- Aanhof
- Introductie
- Hoofdtekst
- Afsluiting
Het volgende voorbeeld van een sollicitatiebrief bevat passie en professionaliteit in een compacte 300 woorden.
Beste mevrouw Van den Heuvel,
Bij een seizoensproduct als tuinmeubelen heb je een verkoper nodig die een half jaar in de marketingmodus kan en gevolgd door een half jaar in de verkoopmodus. Als ervaren vertegenwoordiger bij twee tuinmeubelfabrikanten begrijp ik de investering die hiervoor nodig is.
Mijn carrière begon met een diploma commerciële economie van de Hogeschool Utrecht en een afstudeerstage bij Bubbelbaden BV. Dat was een perfecte kennismaking met het verkopen van hoogwaardige seizoensproducten. Vele conferenties en evenementen later had ik mijn verkooppraatje geperfectioneerd. In mijn eerste twee jaar als vertegenwoordiger liet ik de omzet van mijn regio explosief stijgen met 80% en trok ik 55 extra klanten aan.
Ik ben recent vertrokken bij uw concurrent omdat de nieuwe eigenaren van het bedrijf hun eigen verkoopteam meenamen. Dat was teleurstellend, aangezien ik er veel plezier aan beleefde om uw marktaandeel te verkleinen (de nettowinst voor mijn vorige werkgever was 6%). Maar na een bittere exit en een kort uitstapje naar een andere branche, weet ik het zeker: mijn hart ligt bij de tuinmeubelen. Met mijn vier jaren ervaring in de tuinmeubelenbranche, kan ik uw marktaandeel helpen vergroten.
Mijn eerdere prestaties zijn gemakkelijk overdraagbaar naar uw bedrijf:
- Ontwikkelde een marketingbrochure voor tafels en stoelen die de gemiddelde transactie waarde verhoogde met 35%.
- Ontwikkelde een geavanceerde verkooppijplijn, inclusief sociale media in de sales funnel.
- Bracht de betalingstermijnen van orders terug van gemiddeld 60 dagen naar 51 dagen.
- Kocht samen met de inkoper nieuwe producten in op tuinmeubelbeurzen.
Toen wij elkaar eerder ontmoetten, werkte ik bij de concurrent. Vandaag ben ik geen rivaal maar een potentiële nieuwe medewerker met veel branchespecifieke kennis. Ik zou graag de kans krijgen om tijdens een sollicitatiegesprek met u van gedachten te wisselen over de marktsituatie en hoe ik zou kunnen bijdragen aan uw verkoopteam.
Met vriendelijke groet,
Paul van Beek
Hoewel 'verkoopvertegenwoordiger' een zeer brede functietitel is, illustreert deze voorbeeld sollicitatiebrief goed hoe je op maat van een specifieke functie en werkgever kunt schrijven.
Laten we eens kijken hoe we de impact van elk onderdeel van de sollicitatiebrief kunnen optimaliseren.
Aanhef sollicitatiebrief
Begin je sollicitatiebrief met een professionele, maar persoonlijke begroeting. De wetenschap heeft bewezen dat het positieve reacties uitlokt wanneer mensen hun eigen naam horen of lezen. Daarom moet je in de aanhef van een sollicitatiebrief - indien mogelijk – iemand bij naam noemen.
Introductie sollicitatiebrief
In de paar seconden die het zou kosten om elkaar persoonlijk de hand te schudden en te gaan zitten voor een sollicitatiegesprek, maakt de introductie van je sollicitatiebrief dezelfde verbinding mogelijk. Maar dan op papier. Recruiters verwachten dat je meteen opent met je relevante sterke punten en ervaringen. En dat zou je ook moeten doen. Maar vooral het haakje "waarom heb je me nodig" zullen ze onweerstaanbaar vinden.
Onze verkoopvertegenwoordiger voorbeeldbrief opent met deze meesterlijke introductie.
Bij een seizoensproduct als tuinmeubelen heb je een verkoper nodig die een half jaar in de marketingmodus kan en gevolgd door een half jaar in de verkoopmodus. Als ervaren vertegenwoordiger bij twee tuinmeubelfabrikanten begrijp ik de investering die hiervoor nodig is.
Hoofdtekst sollicitatiebrief
Dit is de plek om te laten zien wat jou een ideale kandidaat voor de functie maakt. Selecteer een aantal relevante prestaties en zachte vaardigheden die goed aansluiten op de functie. Vertel over herkenbare feiten en noem cijfers waarvan de werkgever graag zou zien dat je ze wederom bereikt als je wordt aangenomen. Laat in elk voorbeeld en eventueel ook in een anekdote je motivatie voor de functie doorschemeren.
Het onderstaande voorbeeld uit de voorbeeld sollicitatiebrief laat zien wat opsommingstekens doen voor je brief. Ze maken je sollicitatiebrief makkelijk leesbaar, overzichtelijk en dwingen je beknopt te schrijven.
Mijn carrière begon met een diploma commerciële economie van de Hogeschool Utrecht en een afstudeerstage bij Bubbelbaden BV. Dat was een perfecte kennismaking met het verkopen van hoogwaardige seizoensproducten. Vele conferenties en evenementen later had ik mijn verkooppraatje geperfectioneerd. In mijn eerste twee jaar als vertegenwoordiger liet ik de omzet van mijn regio explosief stijgen met 80% en trok ik 55 extra klanten aan.
Ik ben recent vertrokken bij uw concurrent omdat de nieuwe eigenaren van het bedrijf hun eigen verkoopteam meenamen. Dat was teleurstellend, aangezien ik er veel plezier aan beleefde om uw marktaandeel te verkleinen (de nettowinst voor mijn vorige werkgever was 6%). Maar na een bittere exit en een kort uitstapje naar een andere branche, weet ik het zeker: mijn hart ligt bij de tuinmeubelen. Met mijn vier jaren ervaring in de tuinmeubelenbranche, kan ik uw marktaandeel helpen vergroten.
Mijn eerdere prestaties zijn gemakkelijk overdraagbaar naar uw bedrijf:
- Ontwikkelde een marketingbrochure voor tafels en stoelen die de gemiddelde transactie waarde verhoogde met 35%.
- Ontwikkelde een geavanceerde verkooppijplijn, inclusief sociale media in de sales funnel.
- Bracht de betalingstermijnen van orders terug van gemiddeld 60 dagen naar 51 dagen.
- Kocht samen met de inkoper nieuwe producten in op tuinmeubelbeurzen.
Afsluiting sollicitatiebrief
Sluit je sollicitatiebrief beknopt af en zet de deur open naar een kennismaking. Bedank de recruiter in je afsluiting voor de tijd en aandacht voor jouw sollicitatie en vertel nogmaals waarom jij een ideale kandidaat bent voor de baan. Zorg er met een call-to-action voor dat de werkgever zich enigszins verplicht voelt om te reageren op je brief, zodat je sollicitatie niet zo maar aan de kant wordt geschoven.
De call-to-action in onze voorbeeldbrief is heel specifiek en daarmee misschien wat ongebruikelijk. Maar juist daarom in potentie ook heel effectief:
Toen wij elkaar eerder ontmoetten, werkte ik bij de concurrent. Vandaag ben ik geen rivaal maar een potentiële nieuwe medewerker met veel branchespecifieke kennis. Ik zou graag de kans krijgen om tijdens een sollicitatiegesprek met u van gedachten te wisselen over de marktsituatie en hoe ik zou kunnen bijdragen aan uw verkoopteam.
Wil je nog meer informatie over sollicitatiebrieven schrijven? Ons blogartikel ‘ Hoe schrijf je een sollicitatiebrief’ gaat dieper in op alle aspecten die komen kijken bij een overtuigende sollicitatiebrief schrijven.
Hoe beperk je een sollicitatiebrief tot één A4tje?
Hier volgen enkele manieren om je sollicitatiebrief kort en krachtig te houden, zonder jezelf te kort te doen.
Doelgericht overtuigen
Een boeiende sollicitatiebrief gaat over jouw meest relevantie en herkenbare (op maat voor de werkgever) kwalificaties. De recruiter moet zien dat jij je huiswerk hebt gedaan en al lezende een glashelder beeld krijgen van hoe jij zou functioneren in de baan en in de organisatie.
Nieuwsgierigheid prikkelen
Zie je sollicitatiebrief als een elevator pitch. Daarin benoem je alle highlights. Herhaal dus niet de informatie uit je cv, maar herformuleer de feiten in aansprekende voorbeelden. Daarmee overbrug je jouw prestaties uit het verleden naadloos naar toekomstige prestaties bij deze werkgever. Je schetst een beeld van wie je bent en wat je gedaan hebt, hoe je in deze baan kan bijdragen en waarom je voorkeur ligt bij deze werkgever, en niet bij de concurrent.
Beknopt en precies schrijven
Beknopt en precies schrijven, zorgt voor een sollicitatiebrief die duidelijk, beschrijvend, dynamisch en solide in elkaar steekt. Gebruik een woordenboek en synoniemenlijst om de woorden te vinden die exact passen bij wat je wilt zeggen. Hoe beknopter, hoe beter. Schrap onnodige woorden en wees spaarzaam met bijvoeglijknaamwoorden en bijwoorden.
Actiewerkwoorden zijn je beste vriend in een sollicitatiebrief en cv. Ze maken je tekst automatisch beknopter en resultaatgerichter. Vertel de lezer wat je doet of deed, niet waarvoor je verantwoordelijk bent of was.
In je eigen woorden schrijven
Betekenisloze clichés en andere overbodige ‘onzin’ verspillen kostbare ruimte in jouw sollicitatiebrief en kostbare tijd van de lezer. Vul je sollicitatiebrief met originele zinnen, niet met clichés die recruiters al honderden keren hebben gezien bij andere sollicitanten. Deze openingszin mag dus niet in je brief: “Ik solliciteer naar de functie van …”. Wees origineler dan dat.
Kom snel ter zake
Met een langdradige brief verspil je tijd en energie van je lezer. Veel woorden gebruiken om je punt te maken, is bijna net zo erg als jezelf herhalen. Wees niet bang voor korte zinnen. Met pauzes zet je je woorden juist kracht bij en houd je de aandacht vast. Hetzelfde geldt voor korte alinea’s en opsommingstekens.
Grondig redigeren
Telkens wanneer je je sollicitatiebrief opnieuw bekijkt, zou de tekst frisser, duidelijker en efficiënter moeten zijn dan de vorige versie. Vergeet ook de check op spelling en grammatica niet. Vind je de tekst perfect? Laat je brief dan aan iemand anders lezen. Neem de feedback mee in wéér een nieuwe versie van je sollicitatiebrief. Onthoud: minder woorden, meer punten van de recruiter.
Grondig proeflezen
Staat de inhoud als een huis? Dan is het tijd om je brief met proeflezen naar perfectie te tillen. Lees je brief hardop voor en controleer hem woord voor woord op fouten die je geloofwaardigheid kunnen aantasten. Waarschijnlijk ontdek je nog een zin die je beknopter kunt maken, een dubbele spatie en een zin die niet lekker loopt.
“Als ik meer tijd had gehad, had ik een kortere brief geschreven.”
Deze beroemde woorden worden vaak verkeerd geciteerd of aan de verkeerde persoon toegeschreven*. Maar dat doet niets af aan hun betekenis. Laat je niet ontmoedigen door deze - vaak verkeerd begrepen - realiteit bij het opstellen van je sollicitatiebrief: hoe korter deze is, hoe langer het duurt om hem goed te schrijven.
Anders gezegd: sollicitatiebrieven zijn een klassiek geval van 'less is more'. En om naar "minder" te gaan, kost meestal meer tijd en moeite.
* De vroegste geregistreerde versie van dit citaat dateert uit 1657, toen de Franse wiskundige en filosoof Blaise Pascal "Lettres Provinciales" publiceerde. Latere variaties worden toegeschreven aan de filosoof John Locke; uitvinder Benjamin Franklin; auteurs Henry David Thoreau en Mark Twain; en de Amerikaanse president Woodrow Wilson.
Kort en krachtig – ziet er net zo goed uit als het klinkt
Sleutelen aan de marges en lettergrootte om zodoende te veel tekst op een A4’tje te persen? Slecht idee. Als je sollicitatiebrief te veel woorden bevat en daarom niet meer op één pagina past, is de enige oplossing: terug naar de schrijftafel. Schaaf je brief bij tot een afgeslankte versie mét behoud van inhoud.
Maar ook als je sollicitatiebrief ruimschoots binnen de 400 woorden blijft en prima op één pagina past, kan je nog steeds oogstrelende verbeteringen aanbrengen. Elk aspect van de lay-out, het design en de opmaak van het document moet ervoor zorgen dat:
- je sollicitatiebrief uitnodigt tot lezen: overzichtelijk, netjes, voldoende witruimte.
- Je sollicitatiebrief de doorleesfactor heeft: prettig lettertype, ondersteunende grafische accenten.
Belangrijkste punten voor de juiste lengte van je sollicitatiebrief
- De belangrijkste regel luidt: je sollicitatiebrief mag maximaal 400 woorden lang zijn.
- Je sollicitatiebrief dient ter ondersteuning van je cv en is bedoeld om de aandacht van de recruiter te trekken en je persoonlijkheid te laten zien.
- Een sollicitatiebrief toevoegen kan het verschil maken of je cv überhaupt gelezen wordt.
- Een zorgvuldig geschreven sollicitatiebrief is automatisch kort én volledig.
- Een goede sollicitatiebrief motiveert lezers om je cv erbij te pakken voor meer details over jou.
- De schrijftips en opmaaktips in dit blog en onze handleiding sollicitatiebrief schrijven, helpen je bij het optimaliseren van jouw persoonlijke sollicitatiebrief met overtuigingskracht.
