Weinig is zo onprettig als tijd tekort komen om een belangrijk project af te ronden waardoor je gedwongen wordt je werk af te raffelen of flink wat overuren te maken. Het is belangrijk dat je taken op tijd kunt afvinken, mede omdat je weet dat er dagelijks weer nieuwe verantwoordelijkheden aan je lijstje worden toegevoegd. Als deze lijst te lang wordt, verlies je je grip en volgt een stressvolle periode van brandjes blussen.
Vaak reflecteren we na zo’n periode van stress op ons eigen handelen en komen we tot de conclusie dat we beter moeten worden in het managen van onze tijd. Effectief timemanagement heeft een direct effect op onszelf en op onze werkgever.
Gelukkig kunnen we onszelf allerlei vaardigheden op het gebied van timemanagement aanleren. In dit artikel komen er 14 aan bod en leer je hoe je deze verbetert. Daarnaast ontdek je hoe je deze het beste op je cv kunt vermelden.
De volgende punten staan centraal:
- Wat zijn timemanagement vaardigheden?
- Waarom is het belangrijk om je tijd goed te managen?
- 7 gedragsmatige timemanagement vaardigheden.
- 7 organisatorische timemanagement vaardigheden (met voorbeelden voor op je cv).
Besteed je tijd zorgvuldig en je hoeft nooit meer tegen de klok te racen.
Wat is een voorbeeld van timemanagement?
Werkgevers bieden ons salarissen in ruil voor onze tijd. Daarom is het belangrijk dat we goed nadenken over hoe we dit kostbare goed besteden. Een van de eenvoudigste manieren om dat te doen, is door elke ochtend een to-dolijst te maken. Dat klinkt misschien ouderwets, maar het opschrijven van je prioriteiten is een efficiënte manier om je dag te beginnen. Vink taken vervolgens af naarmate je ze uitvoert.
Wat zijn timemanagement vaardigheden?
De betekenis van timemanagement is letterlijk ‘beheer (management) van tijd (time)’. Door organisatorische en gedragstechnieken aan te leren, ontwikkel je zogenaamde timemanagement vaardigheden die je helpen productiever te werken en beter om te gaan met je werklast. Niet alleen individueel, maar ook in groepsverband is timemanagement van groot belang. Wanneer taken slecht verdeeld worden of communicatie stroef verloopt, leidt dat vaak tot slechte teamprestaties. Soms is er één onproductief teamlid die de rest van team vertraagd. Niet gek dus dat timemanagement wordt gezien als een belangrijke soft skill.
Door zorgvuldig met je kostbare tijd om te gaan krijg je niet alleen meer gedaan, maar zorg je er ook voor dat je minder hard hoeft te werken voor betere resultaten. Met steeds meer zorgen over de mentale gezondheid op de werkvloer en een constante dreiging van burn-outs, is dat een belangrijke factor om rekening mee te houden. Door productief te werken, zorgen we er tenslotte ook voor dat er meer tijd voor ontspanning overblijft. Ze zeggen niet voor niets dat efficiëntie de meest ontwikkelde vorm van luiheid is! Nu we steeds vaker vanuit huis werken, is een gezonde balans tussen werk en privé bovendien belangrijker dan ooit.
Wanneer de verantwoordelijkheden zich opstapelen, is het waardevol om te weten welke timemanagement vaardigheden je het beste in kunt zetten om productief te werken. Deze vaardigheden helpen je om je minder gestrest te voelen en tegelijkertijd optimaal te presteren.
14 timemanagement vaardigheden in één oogopslag
7 gedragsmatige timemanagement vaardigheden:
- Focus je op toekomstige doelen
- Zeg vaker ‘nee’ dan je comfortabel vindt
- Elimineer afleidingen als een zenmeester
- Wees verantwoordelijk voor jezelf (en alleen jezelf)
- Deal met stress op een manier die voor jou werkt
- Weet wanneer het tijd is voor verandering
- Omarm flexibiliteit wanneer nodig
7 organisatorische timemanagement vaardigheden:
- Dwaal niet af van prioriteiten
- Delegeer taken die anderen helpen zich te ontwikkelen
- Deel je tijd realistisch in
- Optimaliseer de workflows binnen je team
- Communiceer op het juiste moment en op de juiste manier
- Groepeer taken die op elkaar lijken
- Vermijd multitasking wanneer je kunt
Waarom is het goed kunnen managen van tijd belangrijk?
Waarom is timemanagement nu zo belangrijk? We doen tenslotte wat we kunnen en het is nu eenmaal niet mogelijk om altijd alles af te krijgen, toch? Zijn we niet te obsessief bezig met altijd maar productiever zijn?
Het klopt inderdaad dat we niet altijd maar alles kunnen doen wat we ons voornemen. Zelfs het grootste organisatietalent komt wel eens de knel. Toch kunnen vaardigheden op dit gebied ons helpen het optimale uit onszelf te halen. Door tijd als een hulpbron te zien in plaats van een vijand en gebruik te maken van onze eigen capaciteiten alsook technologische tools, kunnen we flink wat werkgeluk en professionele groei bewerkstelligen. Hieronder lees je 6 redenen om tijd te besteden aan de ontwikkeling van timemanagement vaardigheden:
- Verhoogde productiviteit: Goed timemanagement stelt je in staat om taken te prioriteren en effectief in te delen, wat leidt tot een verhoogde productiviteit. Door je te richten op je belangrijkste taken en deze af te bakenen in realistische schema’s, kun je meer bereiken in minder tijd.
- Minder stress: Slecht timemanagement resulteert vaak in een toename van stress, vooral naarmate deadlines naderen en taken zich opstapelen. Door je tijd effectief te managen, kun je last minute druk vermijden en een meer gebalanceerde werklast behouden.
- Betere besluitvorming: Naarmate je timemanagement oefent, word je steeds beter in prioriteiten stellen en planningen maken. Het ontwikkelen van deze vaardigheden helpt je om op alle fronten betere beslissingen te nemen.
- Betere werkprivébalans: Goed timemanagement stelt je in staat om professionele en persoonlijke activiteiten beter van elkaar te scheiden, wat leidt tot een gezondere werkprivébalans. Door grenzen te stellen en bewust tijd in te plannen voor jezelf, voorkom je dat je ‘nog even dat mailtje’ moet beantwoorden om tien uur ‘s avonds.
- Hogere kwaliteit werk: Wanneer je prioriteiten stelt en een goede planning maakt, kun je meer tijd besteden aan de taken die er het meest toe doen. Dat leidt weer tot een hogere kwaliteit werk en dus ook betere resultaten.
- Meer werkgeluk: Door je tijd goed te managen, voel je je in controle over je werklast, ben je tevredener over jezelf en stel je jezelf in staat om stapsgewijs naar professionele doelen toe te werken. Dat zijn belangrijke voorwaarden voor werkgeluk.
In feite is timemanagement een mentale variant op het spelletje Tetris. Door de (tijds)blokken zo goed mogelijk in elkaar te schuiven, zorgen we ervoor dat we het meeste uit onze dag halen (en ‘s avonds blijer in slaap vallen). Voor sommige professionals, zoals koks, zijn vaardigheden op dit gebied extra essentieel.
Wat zijn de belangrijkste elementen van timemanagement?
Simpel gezegd houdt timemanagement in dat je taken identificeert, inschat hoelang deze duren, prioriteiten stelt en op basis van al die factoren een actieplan opstelt. Vervolgens is het natuurlijk ook belangrijk dat je jezelf aan dit actieplan houdt en indien nodig anderen betrekt om je hierbij te helpen. Dat klinkt allemaal eenvoudig, maar blijkt in de praktijk nog een flinke uitdaging.
7 gedragsmatige timemanagement vaardigheden
Kleine acties kunnen een groot verschil maken op het gebied van timemanagement. Hoewel het aanleren van nieuwe gedragspatronen de eerste paar weken mentaal uitdagend kan zijn, transformeren deze uiteindelijk tot gewoontes die de rest van je werkende leven van meerwaarde blijven.
Hieronder lees je 7 gedragstechnieken voor betere timemanagement vaardigheden:
1. Focus je op toekomstige doelen
Wanneer je een duidelijk idee hebt van je beoogde eindbestemming, wordt het een stuk makkelijker om de route ernaartoe uit te stippelen. Het uitvoeren van taken vergt (mentale) energie en het grote plaatje dient als de brandstof die jou in beweging houdt.
Wanneer je merkt dat bepaalde taken niet bijdragen aan het behalen van je doelen, overweeg dan om deze minder aandacht te geven (of als dat voor je hele takenpakket geldt, ander werk te zoeken). Door een helder doel voor ogen te houden, wordt het ook makkelijker om aan anderen te verantwoorden waarom je bepaalde dingen laat vallen. Wees consistent in het stellen van prioriteiten en je ontwikkelt de reputatie van iemand met ambitie en toekomstplannen.
2. Zeg vaker ‘nee’ dan je comfortabel vindt
Hoe vaker je ‘nee’ zegt tegen de mensen om je heen, hoe duidelijker je grenzen worden. Zolang deze grenzen jou of je collega’s niet te veel belemmeren in het uitvoeren van de nodige taken, bieden ze je gelegenheid vrij te bewegen binnen je eigen domein. Zeg je te vaak ‘ja’? Dan loop je het risico dat je wordt meegesleurd in een eindeloze stroom van verwachtingen van anderen.
Het vergt moed om je grenzen te verdedigen, maar het is belangrijk om voor jezelf te zorgen. Bovendien zorg je er met het beschermen van jezelf voor dat je er voor anderen kunt zijn wanneer het er echt toe doet. Zorg dus dat je de controle houdt. Mensen leren je grenzen dan steeds beter te respecteren en zullen extra dankbaar zijn wanneer ze wel een beroep op je kunnen doen.
3. Elimineer afleidingen als een zenmeester
Afleidingen verstoren je timemanagement op twee manieren. Eerst kapen ze je aandacht weg en vervolgens voorkomen ze dat je weer aan het werk gaat. Het kan namelijk tot maar liefst 45 minuten duren om weer in een goede flow te komen. Voorkom afleidingen door je telefoon weg te leggen en laat je collega’s weten dat je een tijdje onaanspreekbaar bent.
We verliezen vaak onze concentratie wanneer we verveeld of gefrustreerd raken. Hoewel het belangrijk is je te concentreren op je taken, is het dus ook verstandig om niet te overdrijven door bijvoorbeeld acht uur lang aan één project te werken. Splits grote projecten daarom op in behapbare fasen. Afleidingen liggen altijd op de loer, dus zorg dat je ze geen kans geeft om je te pakken te krijgen.
4. Wees verantwoordelijk voor jezelf (en alleen jezelf)
Een belangrijke sleutel tot goed timemanagement is het vooropstellen van je eigen behoeften. Op het moment dat je te veel rekening gaat houden met anderen, breng je jezelf in de problemen.
‘Ik ben mijn eigen meester’ is een krachtig gezegde. Bepaal je eigen doelen, beloon jezelf regelmatig en houdt de voortgang van je eigen processen bij. In de meeste teamsituaties geldt ook dat het succes van één persoon, succes voor de hele groep betekent. Natuurlijk is het ook belangrijk om in het belang van de groep te handelen, maar je moet jezelf op de eerste plaats zetten. Zoals ze in het vliegtuig instrueren: ‘Zet eerst je eigen masker op.’
5. Deal met stress op een manier die voor jou werkt
Telkens wanneer je adviezen over mentale gezondheid leest, is het het belangrijk om deze te bekijken vanuit je eigen perspectief. Wat voor de ene persoon enorm goed werkt, levert een ander soms helemaal geen resultaten op. Stress is op zichzelf al storend. Als je daar vervolgens ook nog op de verkeerde manier mee omgaat, maak je de boel alleen maar erger.
Een frisse neus halen, sporten, met een vriend praten, een hobby uitoefenen en naar muziek luisteren: het zijn allemaal manieren om stoom af te blazen. Zorg in ieder geval dat je regelmatig iets ontspannends doet, voordat de welbekende druppel de emmer doet overlopen.
6. Weet wanneer het tijd is voor verandering
Georganiseerd en routineus werken is allemaal leuk en aardig, maar soms werkt iets op een gegeven moment niet meer. Omstandigheden veranderen en het is belangrijk dat we onszelf daaraan kunnen aanpassen. Als je merkt dat je het zwaar krijgt, vraag je zelf dan af waarom dat zo is en onderneem stappen.
Waar komt je timemanagement in de knel? Ligt het probleem bij jezelf of is er een externe stoorzender? Een goede tijdsindeling hangt af van verschillende factoren, dus vraag jezelf af wat er is veranderd.
7. Omarm flexibiliteit wanneer nodig
Hoewel het succesvol timemanagement staat of valt met een goede routine, moet je jezelf zo nu en dan ook flexibel opstellen en wijzigingen aanbrengen wanneer die beter blijken.
Misschien ben je naar een nieuw team overgestapt en vinden deze collega’s het belangrijk om in groepsverband belangrijke knopen door te hakken. In dat geval wordt het voorbereiden van vergaderingen ineens een prioriteit op je to-dolijst. Het kan bijvoorbeeld ook dat een klant graag ‘s ochtends met je wil afspreken in plaats van ‘s middags, terwijl je die tijd eigenlijk voor iets anders gereserveerd hebt. In zulke gevallen is het soms beter je routine te laten voor wat het is en mee te gaan met de flow.
Waarom timemanagement belangrijk is in het leven.
Deze tips om je timemanagement te verbeteren zijn niet alleen nuttig voor je carrière. We krijgen maar een beperkte hoeveelheid tijd op aarde en weten niet wanneer die opraakt, dus laten we er het meeste van maken. Tijd is kostbaar – besteed het wijs.
7 organisatorische timemanagement vaardigheden
De technieken die we net hebben besproken richten zich vooral op het aanleren van gedragingen. Eventuele resultaten zijn daarom moeilijk te observeren of beschrijven. Maar gelukkig zijn er ook organisatorische vaardigheden gericht op het managen van tijd, en deze zijn een stuk eenvoudiger te meten.
De bijbehorende technieken zijn ook makkelijke te beschrijven op je cv, waardoor je een beter beeld kunt scheppen van je vaardigheden op dit gebied. Hieronder lees je welke 7 organisatorische timemanagement vaardigheden we bedoelen en hoe je ze op je cv zet:
1. Dwaal niet af van prioriteiten
Een belangrijk kenmerk van succesvolle mensen is dat ze hun energie en mentale kracht spaarzaam inzetten. Belangrijke taken krijgen volledige toewijding, de rest niet. Bekijk dus welke activiteiten belangrijk zijn en elimineer randzaken zoveel als je kunt. Behoud je focus door alleen te doen wat er daadwerkelijk toe doet.
Voorbeeld:
‘Projectleiding gegeven aan een team van negen door een pad van +150 losse actiepunten uit te stippelen. Wijzigingen in budgetten en een personeelsverloop van 33% betekenden dat er een zeer nauwkeurig plan van aanpak moest worden opgesteld.’
2. Delegeer taken die anderen helpen zich te ontwikkelen
Het delegeren van taken is een koud kunstje. Wanneer je leert om niet alleen te kijken naar wie een bepaalde verantwoordelijkheid aankan, maar ook rekening houdt met wensen en behoeften, win je mensen voor je. Mensen hebben doelstellingen. Als je hen handvatten geeft om die te bereiken, leidt dat tot meer motivatie en een hogere productiviteit.
‘Nam een team over van een collega die het bedrijf verliet. Door de verantwoordelijkheden van teamleden opnieuw te verdelen, steeg de productiviteit en werden er 10% meer sales gedaan.’
3. Deel je tijd realistisch in
Hoe je je dag plant en vervolgens de effectiviteit van je planning bijhoudt, bepaalt in grote mate of je efficiënt bent op je werk. Natuurlijk is het hebben van de juiste houding een goed begin, maar als er haken en ogen aan je planning zitten krijg je alsnog weinig gedaan. Als iets te lang duurt, is het belangrijk je af te vragen of je kunt inleveren op kwaliteit of de taak kunt uitbesteden.
‘Ontwikkelde een planningsmatrix voor het engineeringteam die resulteerde in 24% minder downtime en gemiddeld 15% minder kosten per project.’
4. Optimaliseer de workflows binnen je team
Onderzoeken hoe je team als groep functioneert en ervoor zorgen dat verschillende individuele werkstijlen elkaar aanvullen, is geen eenvoudige zaak. Wanneer je een verscheidenheid aan benaderingen voor timemanagement in één team mengt, kan het even duren om de kinderziektes eruit te halen. Maar uiteindelijk zal het de moeite waard zijn. Teams die synchroon dezelfde richting op bewegen, zijn teams die dingen voor elkaar krijgen. Het kunnen optimaliseren van workflows is vooral belangrijk voor projectmanagers.
‘Richtte een stuurgroep op om ervoor te zorgen dat we allemaal op één lijn zaten in een periode van intense verandering tijdens een bedrijfsfusie.’
5. Communiceer op het juiste moment en op de juiste manier
Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden helpen je om tijdlijnen en verwachtingen aan anderen uit te leggen. Als je dan hulp nodig hebt, weten mensen precies waar je staat en wat je nodig hebt. En als iemand anders je in de weg staat om iets te bereiken, kun je de impasse doorbreken door deze persoon tijdig en op de juiste wijze aan te spreken.
‘Leidde een extern team van vijftien werknemers verspreid over acht landen. Door een maand lang dagelijks te vergaderen en goede afspraken te maken, konden we de achterstand in onze klachtenafhandeling volledig wegwerken.’
Wil je werken aan je communicatieve vaardigheden? Ontdek dan hier hoe je je gesprekstechnieken op de werkvloer kunt verbeteren.
6. Groepeer taken die op elkaar lijken
Als je gedurende de maand allerlei kleine taken moet uitvoeren die sterk op elkaar lijken, is het soms beter om deze taken op een grote hoop te gooien en ze in een dag(deel) af te werken. Moet je bijvoorbeeld elke week iets plaatsen op sociale media? Zet dan in één keer alle posts klaar, zodat je er de rest van de maand bijna geen omkijken meer naar hebt. Daarmee voorkom je een overschot aan snippertaakjes die onrust veroorzaken en afdoen aan je creativiteit en focus.
‘Onderhandelde vier dagen lang met al mijn zestien leveranciers wat leidde tot een kostenbesparing van 17%.’
7. Vermijd multitasking wanneer je kunt
Goed kunnen multitasken is een vaardigheid die binnen veel functies goed van pas komt en zelfs goed staat op je cv. Toch is vaak beter om je talenten op dit gebied links te laten liggen. Multitasking leidt vaak tot overprikkeling en een daling in de kwaliteit van je werk. Iets opnieuw moeten doen omdat je er niet de volledige aandacht voor had, kost bovendien veel tijd. Wacht tot je één taak hebt voltooid voordat je aan een andere begint en je zult merken dat je een stuk meer bereikt. Alleen als je heel erg vastloopt, is het soms verstandig om je aandacht te verschuiven naar een andere taak.
‘Implementeerde een rapportageprocedure die mijn team vereiste mij op de hoogte te stellen van de voltooiing van elke projectfase en niet te beginnen aan de volgende fase voordat er goedkeuring werd gegeven.’
Belangrijkste punten
Timemanagement vaardigheden zijn essentieel om je productiviteit te verhogen, stress te verminderen en betere beslissingen te nemen. Door taken effectief te prioriteren, realistische doelen te stellen en afleidingen te minimaliseren, kun je je meerwaarde als betrouwbare, efficiënte en resultaatgerichte professional demonstreren.
Timemanagement vaardigheden zijn cruciaal als je de carrièreladder op wil klimmen, gezien werkgevers behoefte hebben aan werknemers die meerdere verantwoordelijkheden aankunnen en consistent binnen de deadline kwaliteitswerk leveren. Op de huidige competitieve arbeidsmarkt kan het specifiek belichten van zulke kwaliteiten je onderscheiden van andere kandidaten. Timemanagement is het gps-systeem dat je nodig hebt om jezelf door je professionele reis te navigeren.
In het kort:
- Je tijd nemen om prioriteiten te bepalen en planningen te maken is een van waardevolste dingen die je kunt doen voor je werkgever.
- Zorgen dat vaardigheden op het gebied van timemanagement helder worden gecommuniceerd op je cv is een uitstekende manier om indruk te maken op een potentiële werkgever.
- Het goed managen van je tijd kan niet alleen je carrière stroomlijnen, maar ook je persoonlijke leven.
