Ontslag nemen is een formele aangelegenheid. Naast een mondelinge aankondiging, is het daarom ook belangrijk dat je je vertrek zwart-op-wit zet. Vroeger gebeurde dat per definitie door een ontslagbrief te overhandigen, maar inmiddels wordt het steeds gebruikelijker om dit digitaal te doen. In dit artikel ontdek je tips en leer je hoe je aan de hand van een voorbeeld hoe je op een goede en professionele manier ontslag neemt per mail.
In principe geldt dat correspondentie met je leidinggevende of HR-contactpersoon als juridisch bindend kan worden beschouwd, en een simpele mail dus voldoende zou moeten zijn om ontslag te nemen. Doordat mails minder formeel aanvoelen dan ouderwetse ontslagbrieven, kun je echter sneller essentiële contractuele formaliteiten over het hoofd zien. Dat is niet handig, want daarmee loop je het risico dat je ontslagmail niet rechtsgeldig is. Daarom raden we aan om je ontslag in een korte mail aan te kondigen en een uitgebreidere ontslagbrief als bijlage toe te voegen. Op die manier dek je jezelf volledig in en kom je ook nog eens netjes en professioneel over.
In dit artikel ontdek je onder andere:
- Waarom je een ontslagmail nodig hebt
- Waar je rekening mee moet houden wanneer je je ontslag per mail indient
- Welk format je het beste kunt aanhouden
- Tips voor het schrijven van een ontslagmail
- Voorbeelden van ontslagmails
In onze gids over het schrijven van een ontslagbrief gaan we dieper in op hoe je je baan op een professionele manier op kunt zeggen, dus het is verstandig om ook die door te lezen. Daar vind je ook een voorbeeld van een ontslagbrief die je met je mail mee kunt sturen.
Wat voor soorten ontslagmails zijn er?
Er zijn verschillende situaties te bedenken waarin mensen ontslag nemen. Als je je ontslag per mail gaat indienen, is het belangrijk dat je rekening houdt met jouw specifieke arbeidsvoorwaarden en andere relevante omstandigheden. Een greep uit de verschillende soorten ontslagmails:
- Eenvoudige ontslagmail met opzegtermijn van een maand
- Formele ontslagmail
- Ontslagmail voor een baan die je net bent gestart
- Mail om ontslag op staande voet aan te kondigen
- Ontslagmail bij onacceptabele werkomstandigheden
Waarom heb je een ontslagmail nodig?
Er zijn verhalen over mensen die per WhatsAppbericht of zelfs met een reeks emoji's hun dienstverband opzeggen. Niet heel professioneel en bovendien ook niet altijd juridisch bindend, daarom raden we dat zeker niet aan. Wat we wel aanraden is dat je vertrek per mail communiceert. Omdat je waarschijnlijk geen fysieke brief aan je manager of HR-contactpersoon zult overhandigen, dien je hen de formele ontslagbrief als bijlage mee te sturen.
In principe volstaat het om een korte mail naar je manager te sturen waarin je enkel verwijst naar je ontslagbrief in de bijlage, maar die heeft mogelijk niet meteen zin om erop te klikken. Dat is niet wenselijk, want een ontslag is pas geldig als een werkgever er daadwerkelijk van op de hoogte is.
De ontslagmail is dus een minder formele manier om de belangrijkste punten van de ontslagbrief samen te vatten. Het is dan ook belangrijk dat je in je tekst duidelijk verwijst naar de bijlage.
Wat is het verschil tussen een ontslagmail en een ontslagbrief?
Inhoudelijk is een ontslagmail vaak minder uitgebreid en minder formeel dan een ontslagbrief. Wel is het belangrijk om kernboodschap in de mail te verwerken. In sommige gevallen kan het sturen van enkel een mail voldoende zijn (bijvoorbeeld als je nog in je proefperiode zit), maar we raden in de meeste gevallen aan om zowel een mail als een brief te sturen.
Kun je je ontslag indienen per mail?
Hoewel steeds meer mensen ervoor kiezen om ook formele zakelijke processen per mail te communiceren, blijft het vooralsnog het verstandigst om ter aanvulling een formele brief bij te voegen. Als je het belangrijk vindt om op een beleefde manier afscheid te nemen van je huidige werkgevers, wat we ongeacht de omstandigheden altijd aanraden, is dit de beste aanpak.
Dat gezegd hebbende, is het wel degelijk mogelijk om ontslag te nemen per mail. Tenzij je werkt in een organisatie of branche met een afwijkend ontslagproces, is het sturen van een mail in principe voldoende. Zolang je zeker weet dat de ontvanger je mail heeft gelezen en je jezelf houdt aan de opzegtermijn, ben je vrij om ontslag te nemen op een manier die voor jou prettig is.
Wat neem je op in een ontslagmail?
Naast een overzicht van je persoonlijke gegevens (zoals in ieder geval je voor- en achternaam), een duidelijke onderwerpsregel en een professionele aanhef en afsluiting, bestaat een goede ontslagmail uit in ieder geval drie belangrijke alinea's:
- Eerste alinea: Details van je ontslag en opzegtermijn
- Tweede alinea: Uiting van dankbaarheid
- Derde alinea: Volgende stappen en het bieden van ondersteuning
Dit zijn de drie standaard alinea’s van een effectieve ontslagmail. Overigens kun je er ook voor kiezen om nog eventuele vragen te stellen in de laatste alinea.
Verdiep je van tevoren in je opzegtermijn.
Controleer je arbeidsovereenkomst voordat je je ontslagmail stuurt, zodat je direct eventuele regelingen kunt overleggen. Als je bijvoorbeeld nog niet al je vakantiedagen hebt opgenomen, kun je voorstellen deze te verrekenen met het aantal dagen dat je nog moet werken.
Vaak geldt een opzegtermijn van een maand, waarbij het belangrijk is dat je je ontslag vóór de eerste van de maand kenbaar hebt gemaakt. Wil je bijvoorbeeld op 1 februari stoppen? Dan moet je in de meeste gevallen dus vóór 1 januari je ontslag indienen. Doe je dit op 2 januari? Dan mag je werkgever verwachten dat je tot 2 maart doorwerkt.
Tips voor het schrijven van een ontslagmail
Schriftelijke communicatie vereist altijd enige aandacht, en dat geldt al helemaal wanneer er serieuze zaken besproken worden. Een goed doordachte ontslagmail zal je dan ook helpen om die laatste weken of maanden op je werk wat minder ongemakkelijk te maken. Hieronder volgen enkele tips om je vertrek op een nette manier aan te kondigen:
Vermeld je naam en de woorden 'beëindiging dienstverband' in de onderwerpregel: Het is belangrijk dat je direct duidelijk maakt waar je mail over gaat, vooral omdat je weet dat deze wordt doorgestuurd naar anderen binnen de organisatie. Wees to the point om te voorkomen dat je mail ondergesneeuwd raakt.
Wees duidelijk over je opzegtermijn: Of je opzegtermijn nu twee weken of twee maanden is, je manager is er mogelijk niet van op de hoogte. Daarom is het het beste om je opzegtermijn direct aan het begin van je mail te benoemen. Controleer je arbeidsovereenkomst van tevoren dus ook even.
Benoem de datum waarop je vertrekt: Nadat je je opzegtermijn hebt gedubbelcheckt, is het belangrijk dat je benoemt wanneer je laatste dag officieel zal plaatsvinden. Mogelijk zul je al eerder stoppen met werken (bijvoorbeeld omdat je nog vakantiedagen opneemt), of blijf je juist wat langer doorgaan omdat daarom wordt gevraagd, maar benoem de officiële einddatum wel alvast zodat je (letterlijk) een uitgangspunt hebt.
Weersta de verleiding om te veel details te benoemen: Ontslag nemen is vaak een emotioneel proces. Het idee dat je een werkgever verlaat die een tijd lang je professionele thuisbasis is geweest, roept ongetwijfeld bij alle partijen bepaalde gevoelens op. Spijt, woede, teleurstelling, blijdschap, hoop: alles is mogelijk … Een ontslagmail is echter niet de plek om deze gevoelens te uiten of de reden van je vertrek uitgebreid toe te lichten. Houd de schriftelijke boodschap formeel en bespreek gevoeligere zaken liever in persoon (bij voorkeur zonder de relatie te beschadigen).
Wees dankbaar voor wat je hebt geleerd: Het uiten van je dankbaarheid is een eenvoudige professionele beleefdheid die niet mag worden overgeslagen. Hoe het ook is gelopen, je managers en collega’s zullen ongetwijfeld hebben bijgedragen aan je professionele ontwikkeling, dus bedank hen daarvoor.
Bied extra ondersteuning tijdens je opzegtermijn: De periode voor je vertrek kan hectisch verlopen, gezien je werkgever in die periode passende vervanging moet vinden voor het gat dat je achterlaat. Het is dan ook logisch dat je ontslagmail in eerste instantie een gevoel van paniek kan oproepen bij je manager. Probeer deze zorgen weg te nemen door te vermelden dat je er alles aan zult doen om de transitieperiode soepel te laten verlopen.
Zet al je vragen op papier: Als je belangrijke vragen hebt over (de periode voor) je ontslag, biedt de ontslagmail de juiste gelegenheid om deze te stellen. Vaak vereisen deze vragen een formeel antwoord, dus is het beter om de communicatie schriftelijk te houden. Wees niet terughoudend en zorg dat je zaken die er voor jou toe doen bespreekbaar maakt.
Geef je contactgegevens door: Hoewel je werkgever uiteraard al beschikt over je contactgegevens, is het verstandig om deze in je ontslagmail nog een keer extra te vermelden. Dat geldt vooral wanneer je voor een groot bedrijf werkt en je je ontslagmail naar een HR-afdeling stuurt in plaats van een directe leidinggevende. Door in je mail te laten merken dat je bereikbaar bent voor vragen, toon je aan dat je niet van plan bent om ‘zomaar te vluchten’ en dat je je verantwoordelijkheid neemt. Dat heeft een geruststellend effect.
De 10 meest voorkomende redenen om ontslag te nemen.
Je zult er waarschijnlijk niet over beginnen in je ontslagmail, maar volgens Glassdoor zijn er 10 belangrijke redenen voor mensen om ontslag te nemen. Er zijn dus heel wat mensen die in dezelfde schoenen staan als jij.
Belangrijke redenen die worden genoemd:
- Werknemers voelen zich niet gewaardeerd
- Het salarispakket is niet naar behoren
- Er wordt onvoldoende betaald verlof geboden
- Er vinden constant veranderingen in het management plaats
- Verouderde apparatuur en technologie doen af aan het werkplezier
- Er worden onrealistische eisen en doelen gesteld
- Managers bieden geen ondersteuning
- Er is geen uitdaging meer
- Het werk is simpelweg niet leuk
- Er zijn te weinig doorgroeimogelijkheden
Voorbeelden van ontslagmails
Ontslag nemen is natuurlijk een gevoelige kwestie. Daarom is het belangrijk dat je je de inhoud en toon van je ontslagmail afstemt op je persoonlijke situatie. Hieronder vind je drie verschillende voorbeelden.
Voorbeeld van een standaard mail om ontslag te nemen
Er is geen reden om je mail onnodig ingewikkeld te maken. Als je in je mail alleen de belangrijkste punten wil vermelden, kun je het volgende voorbeeld als uitgangspunt gebruiken:
[DATUM]
Beste [NAAM WERKGEVER],
Met spijt deel ik mee dat ik mijn functie als [FUNCTIETITEL] bij [BEDRIJFSNAAM] wil opzeggen. Ik beëindig de arbeidsovereenkomst met een opzegtermijn van [XX DAGEN/WEKEN/MAANDEN], wat betekent dat mijn laatste werkdag op [MAAND, DAG, JAAR] zal zijn.
Hoewel ik het erg naar mijn zin heb gehad bij [BEDRIJFSNAAM] gedurende [XX MAANDEN/JAAR], vertrek ik om [REDEN VAN VERTREK]. Graag wil ik je bedanken voor de fijne samenwerking. Ik heb veel geleerd bij [NAAM BEDRIJF] en deze lessen neem ik zeker mee in het vervolg van mijn loopbaan.
Uiteraard zal ik mijn uiterste best doen om de komende periode zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo hoor ik het graag als ik hulp kan bieden bij het inwerken van een opvolger en zorg ik ervoor dat lopende projecten goed worden afgesloten en/of overgedragen.
Ik voeg mijn ontslagbrief aan deze mail toe als bijlage. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact op per mail of via [TELEFOONNUMMER].
Met vriendelijke groet,
[NAAM]
Voorbeeld van een formele mail om ontslag te nemen
Afhankelijk van je werkplek, wordt er mogelijk wat formeler taalgebruik verwacht. Als dat het geval is, kun je het volgende voorbeeld als leidraad gebruiken bij het opstellen van je ontslagmail:
[DATUM]
Geachte [NAAM WERKGEVER],
Ik schrijf u om u ervan op de hoogte te stellen dat ik mijn functie als [FUNCTIETITEL] bij [NAAM BEDRIJF] zal verlaten. Met een opzegtermijn van [XX DAGEN/WEKEN/MAANDEN], zal mijn dienstverband op [DAG, MAAND, JAAR] eindigen.
Dit besluit komt na zorgvuldige overweging en reflectie op mijn professionele traject. Ik wil mijn oprechte dank betuigen voor de kansen en ervaringen die ik heb gekregen tijdens mijn dienstverband bij [BEDRIJFSNAAM].
Graag ontvang ik verdere instructies met betrekking tot het formele proces en eventuele documentatie die u nodig heeft. Uiteraard zal ik mijn uiterste best doen om deze overgang zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en mijn eventuele opvolger zo goed mogelijk voor te bereiden.
U vindt mijn officiële ontslagbrief in de bijlage van deze e-mail.
Met vriendelijke groet,
[NAAM EN CONTACTGEGEVENS]
Voorbeeld van een ontslagmail bij moeilijke omstandigheden
Ontslag nemen is vrijwel altijd een wat ongemakkelijk proces. Als je ontslag daarbij ook nog eens het gevolg is van een onaangename situatie, kan het schrijven van die cruciale mail nog lastiger worden. Je beste optie in dat geval is om je boodschap kort, vriendelijk en beleefd te houden. Hieronder vind je een voorbeeld van een mail die je als leidraad kunt gebruiken als je ontslag om wat voor reden dan ook gevoelig ligt:
[DATUM]
Beste [NAAM WERKGEVER],
Als gevolg van persoonlijke en professionele overwegingen, heb ik besloten te stoppen als [FUNCTIETITEL] bij [BEDRIJFSNAAM]. Via deze mail wil ik dan ook officieel mijn ontslag indienen. Rekening houdend met mijn opzegtermijn van [XX DAGEN/MAANDEN], zal mijn laatste werkdag op [DAG, MAAND, JAAR] plaatsvinden.
Ik heb veel geleerd gedurende mijn tijd bij [BEDRIJFSNAAM] en wil je graag bedanken voor de kans mezelf te ontwikkelen. Ik wens het bedrijf en het team dan ook het allerbeste voor de toekomst.
Zodra het jullie uitkomt, ontvang ik graag meer informatie over eventuele vervolgstappen die moeten worden gezet. Tot aan mijn vertrek blijf ik volledig beschikbaar om mijn bijdrage te leveren aan een soepele transitie.
Je vindt mijn ontslagbrief in de bijlage.
Met vriendelijke groet,
[NAAM EN CONTACTGEGEVENS]
Belangrijkste punten
- Pak het nemen van je ontslag professioneel aan door zowel een ontslagmail als een formele ontslagbrief te sturen. De brief voeg je toe als bijlage.
- Laat zowel positieve als negatieve emoties zoveel mogelijk achterwege en schrijf een functioneel document waarin je geen vraag onbeantwoord laat.
- Het schrijven van een ontslagmail is een van de laatste dingen die je doet binnen je huidige functie, dus zorg dat je deze taak de aandacht geeft die het verdient.
