Ontslagbrief schrijven - voorbeelden en tips

Wil je ontslag nemen? Dan heb je een goede ontslagbrief nodig. Wat staat er in een ontslagbrief? En moet in je brief staan waarom je ontslag neemt? Ontslag nemen kan immers een plezierige aanleiding hebben, maar ook het resultaat zijn van een frustrerende periode vol gedoe met je leidinggevende. 

Wat jouw reden om ontslag te nemen ook is: je moet een doordachte en professionele ontslagbrief schrijven. Eentje waarmee je elegant en zakelijk je arbeidsrelatie verbreekt, zonder schepen te verbranden of kwaad bloed te zetten. 

Lees in dit blogartikel hoe je een professionele ontslagbrief hoort te schrijven en gebruik onze gratis voorbeeld ontslagbrieven.

Wat moet er in een ontslagbrief staan?

Goed, je wilt dus ontslag nemen. Maar wat moet er in je ontslagbrief staan en wat juist niet? Voor elke ontslagsituatie hebben we tips en aandachtspunten op een rij gezet. Ook vind je voor verschillende situaties een voorbeeld ontslagbrief. Overigens, daar waar je ontslagbrief leest, mag je ook ontslag e-mail lezen. 

We beginnen met een korte checklist ontslagbrief schrijven. Dan kunnen lezers die vandaag nog ontslag willen nemen meteen aan de slag met het schrijven van hun ontslagbrief.

Korte checklist ontslagbrief schrijven voor werknemers:

Wat moet er in je ontslagbrief staan? Dit zijn de essentiële en optionele punten:

1. Je naam en contactgegevens (essentieel)
2. De naam en zakelijke contactgegevens van je leidinggevende (essentieel)
3. De datum waarop je de ontslagbrief schrijft (essentieel)
4. De mededeling dat je ontslag neemt / de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen (essentieel)
5. De datum noemen waarop je uit dienst wilt, uiteraard in lijn met je opzegtermijn (essentieel)
6. Je ontslag toelichten (optioneel)
7. Dankbaarheid uiten en zeggen te willen bijdragen aan een soepele overgang (optioneel maar zeer aanbevolen)
8. Vragen om een schriftelijke bevestiging van je ontslag (essentieel bij kleinere bedrijven zonder heldere HR-procedures en bij een verstoorde arbeidsrelatie)

Verderop in dit artikel laten we zien welke informatie je in welke alinea opneemt en uiteraard geven we voor vele ontslagsituaties een voorbeeld ontslagbrief die je als werknemer kunt gebruiken. 

Handleiding ontslagbrief schrijven

In deze handleiding laten we zien hoe je een goede ontslagbrief kunt schrijven in verschillende situaties. Wat de aanleiding voor je opzegging ook is, bepaalde zaken moeten sowieso in je brief staan. We geven je voorbeelden van een ontslagbrief die je eenvoudig kunt gebruiken en aanpassen voor jouw situatie. Zo sluit je de zaken positief en netjes af. 

Na het lezen van deze gids en het bekijken van de gratis voorbeelden kent het schrijven van een goede ontslagbrief geen geheimen meer voor jou. Je kent de opbouw en vaste onderdelen van een ontslagbrief, hebt volop voorbeelden gezien en hebt een sjabloon in handen dat je kunt gebruiken voor je eigen ontslagbrief. 

Ontslagbrief voorbeeld: een algemene, korte ontslagbrief voor werknemers

Voordat we gedetailleerd ingaan op de opbouw van een ontslagbrief, laten we je eerst een voorbeeld ontslagbrief zien:

Template of sjabloon ontslagbrief schrijven werknemer

Wil je zelf in Word een ontslagbrief schrijven, gebruik dan onderstaand sjabloon. Deze template kun je kopiëren, plakken en vervolgens aanvullen met je eigen gegevens. Ga daarvoor met je muisaanwijzer op de tekst staan, klik op ‘kopiëren naar klembord’, open vervolgens een nieuw document in Microsoft Word of een andere teksteditor en plak de tekst erin.

Indeling en opbouw ontslagbrief

Dit zijn de basiselementen van een ontslagbrief of opzegbrief:

• Kop met je naam en contactgegevens
• Naam, bedrijf en adres van de ontvanger
• Datum
• Onderwerp (ontslagbrief)
• Begroeting / aanhef
• Eerste alinea: vertellen dat je ontslag neemt + datum uitdiensttreding
• Tweede alinea: dankbaarheid uiten voor je tijd bij het bedrijf
• Derde alinea: bereidheid tonen om te helpen bij een transitie
• Optioneel: vragen om een aanbevelingsbrief
• Optioneel: je redenen voor vertrek toelichten
• Afsluiting / groet
• Je naam

Volg een zakelijke briefindeling bij het schrijven van je ontslagbrief - net alsof je een begeleidende brief schrijft op zoek naar een nieuwe baan. Gebruik een aantrekkelijke koptekst met je persoonlijke contactgegevens. Vermeld de naam, het bedrijf en het adres van de ontvanger en de datum.

Omdat een ontslagbrief doorgaans kort is, is het mogelijk dat de onderste helft van je pagina leeg is. Als dit het geval is, kun je grotere marges kiezen of een beetje meer witruimte tussen elementen op de pagina toevoegen. Vooral in het bovenste deel bij de contactgegevens, onderwerp, datum en aanhef heb je ruimte om te spelen met extra witregels. Streef naar een ontslagbrief die visueel in balans is.

Hieronder analyseren we de volgende onderdelen van de ontslagbrief:

1. kop
2. ontvanger
3. datum
4. aanhef
5. eerste alinea ontslagbrief
6. tweede alinea ontslagbrief
7. derde alinea ontslagbrief
8. afsluitende groet

1. Kop met jouw gegevens

De koptekst bovenaan de ontslagbrief is eigenlijk hetzelfde als een briefhoofd. Het moet jouw gegevens (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) bevatten. 

Misschien heb je al een koptekst voorbereid voor cv's of begeleidende brieven die je hebt gebruikt bij het zoeken naar werk? Het doel is hetzelfde: de ontvanger moet weten hoe hij contact met je kan opnemen.

Gebruik je persoonlijke (privé) telefoonnummer en e-mailadres. Want je werktelefoonnummer en het e-mailadres van je werk worden binnenkort uitgeschakeld. Wellicht moet of wil je werkgever in de toekomst contact met je opnemen, daarom is het belangrijk dat je in je ontslagbrief contactgegevens noteert waarmee je nog jaren bereikbaar bent. 

2. Ontvanger van de ontslagbrief

Typ in onder de kop van de ontslagbrief de gegevens van de ontvanger. Dat zal in de meeste gevallen je leidinggevende zijn. Typ onder elkaar de bedrijfsnaam, de afdeling, de naam van je leidinggevende en het postadres van het bedrijf. Alsof je een envelop adresseert. Zet eventueel ook het e-mailadres en telefoonnummer van de ontvanger erbij.

3. Datum ontslagbrief

Voeg onder de naam en het adres van de ontvanger een witregel toe en noteer de datum van vandaag - of de datum waarop je de brief gaat bezorgen of verzenden.

4. Aanhef ontslagbrief

Formele ontslagbrieven vragen om de traditionele aanhef: "Geachte heer" of "Geachte mevrouw", gevolgd door de achternaam van de ontvanger. 

Is het bedrijf zo informeel dat de aanhef “Geachte mevrouw” tot een collectieve slappe lach leidt, gebruik dan de voornaam van je leidinggevende en vervang “Geachte” door “Beste”. 

Zit je bedrijf er een beetje tussenin, ga dan voor deze variant: “Geachte heer Van den Berg, beste Herman” of deze: “Beste meneer Van den Berg”.

5. Eerste alinea ontslagbrief - voorbeeld

De eerste alinea van je ontslagbrief kan zeer beknopt zijn zonder dat het onbeleefd is: je verlaat X-positie bij Y-bedrijf met ingang van Z-datum.

Met andere woorden, je hoeft het nieuws niet te verstoppen in wollige zinnen. Maar misschien wil je het wel wat zachter maken met een paar vriendelijke woorden.

Onderstaande voorbeeld ontslagbrief laat een goed voorbeeld zien van de eerste alinea van een ontslagbrief:

Let op: het is niet nodig om spijt te betuigen of het bedrijf de hemel in te prijzen. Maar vind je het lastig om op te zeggen, dan zijn dat manieren om de klap wat te verzachten. Zeker als je verwacht dat je baas even flink baalt van je ontslag. Jij kent jouw situatie (en je baas) als geen ander. Als je op een goede manier wilt vertrekken, is het de moeite waard om na te denken over hoe je jouw ontslag het beste kunt indienen.

Het is handig om specifiek je laatste werkdag te benoemen. Dan is het voor iedereen duidelijk wanneer je de deur definitief achter je dichttrekt (en wanneer ze een afscheidsborrel voor je moeten organiseren!)

6. Tweede alinea ontslagbrief - voorbeeld

Er zijn voorbeelden van ontslagbrieven waarin de brief maar één alinea telt. Wij zijn geen voorstander van een ultra korte ontslagbrief. 

Voeg een tweede alinea toe aan je ontslagbrief en spreek daarin je dank uit voor de plezierige tijd bij het bedrijf. Zeker als je er lang hebt gewerkt is dat wel op zijn plaats. Misschien wil je aangeven hoeveel je hebt geleerd, hoe leuk het was om er te werken of hoezeer je je baan en collega’s zult gaan missen.

Voorbeeld van een tweede alinea van een ontslagbrief bij een goede verstandhouding:

Je kunt de tweede alinea ook gebruiken om toe te lichten waarom je je baan wilt opzeggen. Het is overigens niet verplicht te vertellen waarom je je ontslag wilt indienen. De toelichting op je ontslag kan er als volgt uitzien in de tweede alinea:

Het is natuurlijk ook mogelijk dat je vertrekt omdat je het bedrijf vreselijk vindt, het werk waardeloos is en je een hekel aan hebt aan het merendeel van je collega’s. Als dat zo is, weet je baas waarschijnlijk al hoe je je echt voelt. De beerput opentrekken is geen goed idee, zaken mooier voordoen dan ze zijn echter ook niet. Maar probeer wel de arbeidsrelatie positief te beëindigen. 

Hier is een voorbeeld van een positieve opmerking die je in de tweede alinea van je ontslagbrief kunt opnemen. Zo kun je ondanks een slechts verstandhouding toch op een professionele manier de deur achter je dichttrekken. 

7. Derde alinea ontslagbrief - voorbeeld

Misschien wil je meer dan drie alinea’s in je ontslagbrief schrijven. Bijvoorbeeld omdat je uitgebreid wilt benadrukken dat je een heel leuke tijd vol interessante ervaringen bij het bedrijf hebt gehad. Maar een ontslagbrief mag niet langer zijn dan één pagina. 

Daarom is wat ons betreft de derde alinea ook meteen de laatst alinea. In dit laatste deel van je ontslagbrief bied je aan te helpen om de impact van je vertrek te verzachten. Bijvoorbeeld door nog een handleiding of werkprocedure te schrijven, je opvolger in te werken of iets anders dat past bij jouw specifieke situatie. 

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe de slotalinea van je ontslagbrief eruit kan zien:

8. De afsluiting van je ontslagbrief 

Sluit je ontslagbrief af met ‘Met vriendelijke groet' of 'Hartelijke groet' en typ je naam eronder. Kies je voor een papieren versie van je ontslagbrief, onderteken hem dan. Zet je handtekening in de witruimte tussen de afsluiting en je getypte naam. 

Elke ontslagsituatie kent zijn eigen ontslagbrief 

Je weet nu hoe een eenvoudige ontslagbrief eruitziet. Maar je wilt je brief natuurlijk afstemmen op jouw specifieke situatie. De omstandigheid van je ontslag bepaalt mede de inhoud van je opzeggingsbrief. We noemen hieronder 9 soorten ontslagbrieven en geven je volop voorbeelden.

9 categorieën ontslagbrieven

• Eenvoudige ontslagbrief
• Professionele ontslagbrief
• Formele ontslagbrief
• Ontslagbrief voor een baan die je net bent begonnen
• Korte ontslagbrief
• Onmiddellijke ontslag-e-mail
• Ontslagbrief bij vertrek vanwege slechte verstandhouding
• Ontslagbrief wegens onbevredigende arbeidsomstandigheden
• Negatieve ontslagbrief (dit is er een om te vermijden)

Laten we deze 9 soorten ontslagbrieven hieronder opsplitsen en analyseren, samen met aantal passende voorbeelden van dergelijke opzegbrieven.

Eenvoudige ontslagbrief

Ontslagbrieven houd je over het algemeen eenvoudig en to the point. Het is niet nodig om gedetailleerd uit te weiden over de redenen voor je vertrek, om je baas uitvoerig te bedanken voor alle kansen die je gekregen hebt of nog eens terug te blikken op je lange carrière bij het bedrijf.

Hieronder nog een voorbeeld van een eenvoudige ontslagbrief met een meer persoonlijke insteek:

Zoals gezegd ben je niemand een uitleg verschuldigd over de reden waarom je je ontslag wilt indienen. Een carrièreswitch, een prachtige kans bij een concurrerend bedrijf of een stapje terug omdat je ook nog mantelzorger bent: het is aan jou om daar wel of niet iets over te vertellen. Je hoeft zelfs je werkgever niet te bedanken voor je tijd in het bedrijf. Maar blijf wel altijd professioneel en vriendelijk. 

Wil je een zeer beknopte ontslagbrief indienen, om welke reden dan ook, dan vind je hieronder een voorbeeldbrief van een korte, zakelijke ontslagbrief:

Professionele ontslagbrief

Misschien ben je goede vrienden met je baas en verlaat je het bedrijf in een positieve setting. Je zou dan in de verleiding kunnen komen een uitgebreide ontslagbrief vol dankuitingen te schrijven. Maar een ontslagbrief is niet de juiste plek om te informeel of spraakzaam te zijn. Als je herinneringen wilt ophalen aan de geweldige samenwerking, bewaar die gedachten dan voor een aparte afscheidsmail.

Dat geldt ook voor minder goede samenwerkingen. Zelfs als je je baas veracht en je het bedrijf verlaat met een lange lijst van klachten en verwijten, is een ontslagbrief niet de plek om ze te uiten. Laat het bedankje achterwege als je dat wilt, maar hanteer een professionele toon en gebruik deze brief strikt om het bedrijf te informeren dat je vertrekt. Onderstaande voorbeeldbrief laat zien hoe je professioneel je ontslag kunt indienen.

Formele ontslagbrief 

Er is weinig verschil tussen een ‘formele ontslagbrief’ en elke andere ontslagbrief. Het is een formeel document dat contractuele en juridische implicaties kan hebben. Daarom moet je ontslagbrief formeel en professioneel van opzet, structuur en stijl zijn.

Wil je er zeker van zijn dat je ontslagbrief aan alle eisen voldoet, volg dan de standaardstructuur van een ontslagbrief: koptekst, aanhef, 1e alinea om je vertrek te melden, 2e alinea om een ​​positief gevoel uit te drukken, 3e alinea om volgende of afrondende stappen te bespreken, ondertekening.

Verder is het verstandig je ontslagbrief nog eens extra te controleren op:

• een nuchtere en redelijke toon (daarmee bescherm je je reputatie)
• beschuldigingen: uit deze niet, tenzij je zeer sterke redenen hebt om dat wel te doen.

Ontslagbrief voor een baan die je net bent begonnen

Je bent pas net begonnen in je baan en moet al ontslag nemen. Bijvoorbeeld omdat zich een gouden carrièrekans voordeed, er familie- of gezondheidsomstandigheden zijn ontstaan of je merkt dat het werk toch niet bij je past. Wat de aanleiding ook is, je ontslag indienen als je pas net uit de startblokken bent, is geen fijne klus. 

Vertrek je om redenen buiten de schuld van de werkgever, dan zal je baas willen weten waarom je zo kort na aanvang al vertrekt. En een verontschuldiging is dan ook op zijn plaats. Het is niet vreemd dat je werkgever onaangenaam verrast is dat je van boord springt, net nadat je aan boord bent gekomen. Hij heeft tijd, geld en energie gestoken om jou te werven, selecteren en inwerken, en die investering verdampt als sneeuw voor de zon als je na enkele weken of maanden al je ontslag neemt. 

Daarom is het zaak dat je je leidinggevende in een persoonlijk gesprek vertelt waarom je opzegt. Er is dan volop ruimte voor toelichting en het beantwoorden van vragen. Vervolgens bevestig je met een ontslagbrief dat je daadwerkelijk ontslag neemt zo kort na aanvang van je baan. Hoe je dat kunt doen, lees je in onderstaande voorbeeld ontslagbrief. 

Korte ontslagbrief

Soms vragen de omstandigheden om een ​​korte ontslagbrief. Een brief zonder uitingen van dankbaarheid, spijt, redenen om te vertrekken of andere aardigheden.

Je kunt een korte ontslagbrief sturen als je baas al goed op de hoogte is van de redenen waarom je ontslag neemt. Je hebt hem er al uitgebreid over gesproken en een lange brief voegt daarom niets toe. In dat geval stuur je een korte ontslagbrief, strikt als formaliteit. 

In onderstaand voorbeeld van een korte ontslagbrief staan alleen de meest essentiële zaken:

Onmiddellijke ontslag-e-mail

Hoewel ontslagbrieven doorgaans een opzegtermijn van een paar weken bevatten, vragen omstandigheden soms om een ​​onmiddellijke ontslag-e-mail. Dit kan gebeuren in een noodsituatie waarin er geen tijd is om persoonlijk of zelfs aan de telefoon met je leidinggevende te praten. In zo’n geval zit er maar één ding op: direct ontslag nemen per e-mail.

Bekijk het voorbeeld van een e-mail of brief met onmiddellijk ontslag hieronder:

Ontslagbrief bij vertrek vanwege slechte verstandhouding

We hebben allemaal een minder prettig hoofdstuk in ons carrièreverhaal. Zo’n baan waarin alles mis lijkt te gaan en je misschien zelfs een slechte verstandhouding met je baas of collega’s hebt. Zodra je de conclusie trekt dat je ongelukkig wordt van je werk, is het tijd om actie te ondernemen. Schrijf een goede ontslagbrief zodat je professioneel en met opgeheven hoofd kunt vertrekken, en vervolg je carrière op een betere plek. 

Ga je ontslag nemen vanwege een slechte verstandhouding, besteed dan wat extra aandacht aan je ontslagbrief. Wanneer je op slechte voet staat met je werkgever of het team, is je belangrijkste doel de schade aan je professionele reputatie te beperken en het kleine beetje goodwill dat er nog is te behouden. 

Je ontslagbrief moet voldoen aan enkele regels:

• blijf beleefd
• geef niemand de schuld
• erken dat jij en het bedrijf misschien niet goed bij elkaar passen
• bied je hulp aan bij de overdracht van taken (als je het kunt opbrengen)

Hier is een voorbeeld van een ontslagbrief wanneer je op slechte voorwaarden vertrekt:

Ontslagbrief wegens onbevredigende arbeidsomstandigheden

Er zijn situaties denkbaar waarin je een bedrijf wilt verlaten vanwege onbevredigende of zelfs schadelijke werkomstandigheden. Als de arbeidsomstandigheden zodanig verstoord zijn dat je overweegt juridische stappen te ondernemen tegen het bedrijf, laat je dan bijstaan door een juridisch adviseur of een arbeidsrecht advocaat. 

Voor de gevallen die niet zo extreem zijn, kan je volstaan met een passende ontslagbrief, afgestemd op de situatie. Daarbij is het uitgangspunt dat je de schade wilt beperken en zeker geen olie op het vuur wilt gooien. Dat betekent dat het – wederom -  een goede tactiek is om je ontslagbrief nuchter en professioneel te houden.

Hier volgt een voorbeeld van hoe je (op een respectvolle wijze) je zorgen over arbeidsomstandigheden kunt uiten in een ontslagbrief: 

Negatieve ontslagbrief (dit is er een om te vermijden)

Tot slot nog een voorbeeld van een ontslagbrief die je maar beter niet kunt schrijven: de negatieve ontslagbrief. Zoals we in de kopjes hiervoor al vele malen hebben aangegeven: blijf netjes en beleefd als je ontslag neemt, hoe verziekt de werksfeer ook is en hoe blij je ook bent dat je Nooit Meer Voor Deze Baas Hoeft Te Werken. Een emotionele ontslagbrief vol verwijten kan misschien heerlijk voelen om te schrijven, maar als je professionele reputatie je lief is dan verstuur je hem niet aan je baas.

Toch zoeken nog veel mensen Google af met de vraag: "Hoe moet ik een ontslagbrief schrijven voor een baan die ik haat?" en "Kan ik een negatieve ontslagbrief schrijven?". 

Het advies dat we je keer op keer zullen geven is: houd je hoofd koel en verstuur geen ontslagbrieven waar je spijt van krijgt. Als je werksituatie zodanig slecht is dat je juridische stappen overweegt, kies er dan voor een advocaat in de arm te nemen. 

Een goede arbeidsrecht advocaat zal een vlijmscherpe brief voor je schrijven die nergens onfatsoenlijk of emotioneel is. Daarmee sta je straks niet voor joker, mocht het tot een rechtszaak komen. 

Onderstaand voorbeeld laat zien dat een negatieve ontslagbrief zijn doel compleet voorbij schiet. 

Het mag duidelijk zijn dat je met zo’n ontslagbrief kwaad bloed zet en waarschijnlijk ook je eigen glazen ingooit. Ben je boos en ontevreden, kies dan voor een korte ontslagbrief waarin je alleen het hoogst noodzakelijke vermeldt.

Mag ik ontslag nemen per e-mail?

Het komt steeds vaker voor dat mensen ontslag nemen per e-mail. Niet vreemd, want bijna alle formele zaken handel je tegenwoordig digitaal af. Waarom zou je ontslagbrief dan niet per e-mail kunnen?

Zeker als je je baas al persoonlijk hebt verteld dat je je ontslag gaat indienen, is het prima om dat per e-mail formeel te bevestigen. Eigenlijk kan je overal waar wij in dit artikel ‘ontslagbrief’ hebben geschreven, ook ‘ontslag-e-mail’ lezen. Er gelden voor de mail dezelfde regels als voor een ontslagbrief op papier. 

Je kunt je ontslag per e-mail op twee manieren indienen:

1. Een e-mail met daarin je bericht.
2. Een e-mail met als bijlage je ontslagbrief.

De laatste optie heeft onze voorkeur. Je maakt dan je ontslagbrief gewoon in Word en mailt deze als bijlage naar je leidinggevende. In de begeleidende e-mail verwijs je dan naar de bijlage:

Als de personeelsafdeling een schriftelijke versie van de ontslagbrief nodig heeft, kunnen ze je brief afdrukken en de papieren versie netjes opbergen in een archiefkast. Wanneer je jouw ontslag persoonlijk indient bij je baas, is dat meteen een mooie gelegenheid om te vragen of je een ondertekende ontslagbrief op papier moet indienen of dat een e-mail volstaat.

6 aandachtspunten voordat je je ontslagbrief verstuurt

Nog even een zestal aandachtspunten om bij stil te staan voordat je je ontslagbrief verstuurt. 

1. Wees zeker van je zaak. Het lijkt misschien nogal logisch en voor de hand liggend, maar voordat je je ontslagbrief verstuurt, moet je absoluut zeker weten dat je deze baan wilt opzeggen en dat de tijd rijp is om dat te doen. Ga nog even na waarom je wilt opzeggen en of die keuze daadwerkelijk vanuit jou komt of dat je omgeving misschien (bewust of onbewust) druk op je heeft uitgeoefend.
    
2. Tenzij je rijk genoeg bent om maanden (of jaren) zonder inkomen te leven, is het niet verstandig je baan op te zeggen voordat je een nieuwe baan hebt. Je hebt misschien geweldige vooruitzichten, maar zonder de garantie van een nieuwe baan is ontslag nemen dan toch vergelijkbaar met springen zonder vangnet. Maak een zorgvuldige afweging en voorkom dat je grote financiële risico’s importeert met je ontslag.
    
3. Neem je ontslag omdat je met vervroegd pensioen wilt gaan? Zoek dan eerst grondig uit wat de gevolgen zijn voor je financiële situatie. Helaas komt het voor dat mensen ontslag nemen zonder goed beeld van de gevolgen voor hun portemonnee. Op het moment dat zij merkten dat ze moeten rondkomen van een substantieel lager maandelijks inkomen dan ze hadden verwacht (en aan gewend zijn), heeft dat vervelende consequenties. Mogelijk voor de rest van hun leven. Dus ook wanneer je aan het eind van je carrière bent gekomen, is de financiële check een aandachtspunt.
    
4. Denk na over je laatste werkdag bij je huidige baas en de eerste werkdag bij je nieuwe baas. Is de startdatum vast of bespreekbaar? En wat is de opzegtermijn bij je huidige baas? Komt dat uit of is er een overlap? En misschien wil je wel een aantal dagen of weken vrij tussen beide banen. Waarschijnlijk neem je in je nieuwe baan niet op korte termijn een weekje vakantie op. Daarom is een adempauze voordat je start in je nieuwe functie wel zo prettig. Even afschakelen van je oude baan en opladen voor je nieuwe baan.
    
5. Werk je in een baan waarin je toegang hebt tot bedrijfsgeheimen of andere gevoelige informatie? Dan kan het zijn dat je werkgever je dienstverband direct wil beëindigen als je opzegt en je misschien zelfs ter plekke je spullen moet pakken. Als deze gang van zaken tot de mogelijkheden behoort, wees er dan op voorbereid dat je jouw werkzaamheden meteen moet neerleggen.
    
6. Op je laatste werkdag verlies je doorgaans de toegang tot je bedrijfsaccount. Je kan dan niet meer mailen met het e-mailadres van het bedrijf en hebt geen toegang meer tot de computernetwerken. Het kan handig zijn bepaalde cruciale contacten veilig te stellen en een back-up te maken van persoonlijke bestanden. Uiteraard zonder wetten of contractuele verplichtingen te overtreden.

Eerst ontslag nemen, dan je collega’s inlichten

Een vertrekkende collega is meestal groot nieuws in een bedrijf. En nieuwtjes gaan snel rond. Daarom is het belangrijk eerst je baas te vertellen dat je ontslag neemt en daarna pas je collega’s in te lichten. Het kan verleidelijk zijn eerst je naaste collega’s te informeren over je vertrek, maar dat is echt een slecht idee. 

De kans is groot dat ze deze primeur onder het mom dit is natuurlijk vertrouwelijke informatie toch naar iedereen lekken. Voordat je het weet, staat je baas onaangenaam verrast aan je bureau met de vraag of het waar is dat je een andere baan hebt gevonden. Dat is onprofessioneel en je zal je zeer ongemakkelijk voelen. Dus bijt op je tong totdat je je ontslag hebt ingediend bij je leidinggevende. Bijkomend voordeel is dat je dan meteen ook de vragen van je collega’s beter kunt beantwoorden. (Hoe reageerde hij op je ontslag? Wanneer is je laatste werkdag? Gaan ze een vervanger zoeken of worden jouw taken over het team verdeeld?)

Vraag voor de zekerheid aan je leidinggevende of je jouw collega’s al mag vertellen dat je ontslag neemt. Er kunnen zwaarwegende redenen zijn waarom je baas nog even een weekje nodig heeft voordat het nieuws over jouw vertrek de organisatie in gaat.

Dien bij voorkeur persoonlijk je ontslag in

Hoe moeilijk het ook mag lijken, het heeft absoluut de voorkeur om je ontslag persoonlijk kenbaar te maken aan je leidinggevende. Je zal er waarschijnlijk vooraf als een berg tegen opzien, maar persoonlijk ontslag nemen geeft je achteraf gegarandeerd een beter gevoel dan wanneer je enkel een mailtje had gestuurd. 

Klop op de deur van je baas en vraag of hij een minuutje heeft. Maak eventueel een afspraak als je baas lastig een momentje te vangen is. Ontslag nemen is voor veel mensen een beangstigende of stressvolle situatie, maar zolang je oprecht en eerlijk bent (zonder onnodig veel details te delen), zal niemand je veroordelen en kan je waarschijnlijk terugkijken op een positief ontslaggesprek.

Lukt het je niet om je baas persoonlijk te spreken te krijgen, dan is een telefoontje waarschijnlijk de op een na beste optie. Is je baas zo druk dat je hem ook telefonisch niet te pakken krijgt, schrijf dan een e-mail waarin staat dat je persoonlijk of telefonisch over een dringende kwestie moet praten.

Zorg dat je ontslagbrief al klaar ligt

Je ontslagbrief moet klaar zijn voordat je je baas op de hoogte brengt van je aanstaande vertrek. Je kunt ervoor kiezen de brief te printen, ondertekenen en in een envelop mee te nemen naar het gesprek. Dan kun je na afloop van het ontslaggesprek de ontslagbrief meteen afgeven aan je leidinggevende.

Het kan ook zijn dat je direct na het ontslaggesprek je ontslagbrief moet mailen aan je baas. Bijvoorbeeld als er tijdsdruk is vanwege je opzegtermijn. Ook in dat geval wil je je ontslagbrief verzendklaar hebben staan.

Je kunt je leidinggevende vragen of je andere (hogere) managers moet informeren over je vertrek. Bijvoorbeeld de HR-afdeling of de algemeen directeur. 

Je ontslagredenen toelichten (of niet)

Je baas, teamleden, andere collega’s en misschien zelfs je favoriete schoonmaker zullen zich waarschijnlijk afvragen waarom je weggaat. Hoewel je jouw redenen om ontslag te nemen niet hoeft te vermelden in je ontslagbrief, krijg je er op de werkvloer toch vragen over. Het is logisch dat de mensen om je heen nieuwsgierig zijn en je zult een antwoord moeten formuleren om hun nieuwsgierigheid te bevredigen. 

Misschien heb je een eenvoudige verklaring voor je vertrek die verder geen toelichting nodig heeft: 

• Je bent hoogzwanger en wilt de eerste levensjaren van je kindje ten volle meemaken als fulltime moeder.
• Je hebt altijd al willen promoveren in je vakgebied en nu heb je de tijd en de middelen om die droom waar te maken.
• Je hebt een fellowship aangeboden gekregen waarvoor je naar de andere kant van de wereld moet verhuizen. Deze kans komt geen tweede keer voorbij dus die grijp je met twee handen aan.
• Je bent begin 60 en je hebt onlangs de zeilboot gekocht waar je tientallen jaren voor gespaard hebt. De kinderen zijn het huis uit en het vrije leven als wereldreiziger lonkt!

Zo’n overduidelijke reden, waar je ook nog eens niemand mee voor de borst stoot, kun je rustig in je ontslagbrief vermelden. Het is echter niet altijd een goed idee om in je ontslagbrief een reden voor je vertrek te vermelden. In sommige situaties ben je beter af met een rustig en geruisloos vertrek. Toch zullen je collega's en, het allerbelangrijkste, je baas nog steeds vragen hebben. Wil je je ware redenen niet onthullen, noem dan een neutrale reden voor je vertrek.

De laatste twee weken in je oude baan

Het is zover: de laatste twee weken in je baan zijn aangebroken. Je baas weet dat je gaat en ook je naaste collega’s zijn op de hoogte. Misschien ben je zelfs al je opvolger aan het inwerken. Als nog niet iedereen op de hoogte is van je vertrek, is dit het moment om het aan de grote klok te hangen. Werk je in een groot bedrijf, dan is er wellicht een intern kanaal waarop je een bericht kunt plaatsen. Anders volstaat een algemene e-mail aan al je collega’s. 

In de laatste werkdagen moet je mogelijk ook nog zaken afstemmen met de HR-afdeling. Bijvoorbeeld over je laatste salaris, verzekeringen, pensioen, het uitbetalen van overuren, het opnemen of uitbetalen van resterende vakantiedagen en eventueel het inleveren van je telefoon, leaseauto, laptop en andere bedrijfsmiddelen.

Houd er rekening mee dat jouw zakelijke mobiele telefoonnummer en je zakelijke e-mailadres waarschijnlijk binnenkort worden afgesloten. Dus als je wilt dat collega's in de toekomst contact met je kunnen opnemen, laat hen dan weten hoe ze dat kunnen doen.

Laat je niet verleiden de laatste werkdagen al kletsend door te brengen. Er moet nog steeds gewerkt worden. Misschien heb jij niet veel taken meer liggen, maar zorg ervoor dat je anderen niet van hun werk houdt. Je kan altijd een collega helpen of taken doen die al maanden zijn blijven liggen omdat niemand er tijd voor heeft. Wie tot op de laatste werkdag productief is, laat een prima indruk achter en kijkt zelf ook met een beter gevoel terug op zijn baan.

Ten slotte, organiseert je werkgever een (digitaal) afscheidsfeestje? Zorg er dan voor dat je een woordje voorbereid hebt. Bedank je baas en je collega’s, haal nog een leuke anekdote terug en vertel misschien iets over je toekomstplannen. Je baan goed afsluiten maakt dat je met een goed gevoel en opgeheven hoofd het bedrijf kan verlaten. Klaar voor een volgende stap en nieuw werkgeluk!

We wensen je een prettig vertrek en veel succes in je volgende baan!
Moet je die volgende baan nog binnenslepen? Dan hebben we superhandige templates voor je cv en sollicitatiebrief en volop voorbeeld-cv's en voorbeeld sollicitatiebrieven.