Heb je besloten van koers te veranderen? Dan is het belangrijk dat je dat op de juiste manier aanpakt. In dit blog leggen we je daarom alles uit wat je moet weten over het schrijven van een formele ontslagbrief. Daarbij komen de volgende onderwerpen aan bod:
- Het doel van een ontslagbrief
- De verplichte onderdelen van een volledige ontslagbrief
- Waarom het belangrijk is om dankbaarheid te tonen
- Wat te doen als je op slechte voet vertrekt
- Aanbieden om de overgang te vergemakkelijken
- Voorbeeld van een formele ontslagbrief
- Hoe je je formele ontslagbrief verzendt
Wat is het doel van een formele ontslagbrief?
Ontslag nemen betekent dat je hebt besloten dat je niet langer bij je huidige werkgever wilt blijven werken. De meeste werkgevers verwachten dat je formeel ontslag neemt om het ‘officieel’ te maken. Dit betekent dat je een professioneel ogend document overhandigt (meestal geprint of bedoeld om geprint te worden) waarin je je voornemen om te vertrekken kenbaar maakt en ook aangeeft wanneer je laatste werkdag zal plaatsvinden.
Dit zijn de belangrijkste redenen om een formele ontslagbrief in te dienen:
- Schriftelijk bewijs: Met een ontslagbrief kun je aantonen dat je officieel kennis hebt gegeven van je vertrek, in overeenstemming met het opzegtermijn waaraan je verbonden bent. Met deze brief kan de daarvoor verantwoordelijke administratief medewerker je personeelsdossier op het juiste moment sluiten.
- Juridische noodzaak: Schriftelijk bewijs is niet alleen belangrijk vanuit administratief en praktisch oogpunt, maar kan in geval van nood ook juridische bescherming bieden.
- Officiële kennisgeving: Het zorgt ervoor dat andere managers en medewerkers met wie je samenwerkt officieel op de hoogte worden gebracht van je ontslag, in plaats van het via geruchten te horen. Daarmee kun je verwarring en conflicten voorkomen.
- Verandert de toon van de relatie: Met een ontslagbrief zet je de toon voor je resterende tijd bij je werkgever.
Is een formele ontslagbrief verplicht?
In Nederland is de opzegging van een arbeidsovereenkomst bijna altijd vormvrij, wat betekent dat je je vertrek zowel schriftelijk als mondeling kenbaar mag maken. Het indienen van een formele ontslagbrief is dus niet verplicht, maar wordt over het algemeen wel gezien als standaard onderdeel van de ontslagprocedure. Om de bovengenoemde redenen raden we dan ook altijd aan om je ontslag schriftelijk kenbaar te maken.
Is een formele ontslagbrief voldoende?
Een formele ontslagbrief kan rauw op iemands dak vallen als er van tevoren niets over is besproken. Het is daarom het beste om je manager eerst mondeling op de hoogte te stellen van je besluit om te vertrekken en daarna pas een formele ontslagbrief in te dienen. Daarmee bied je je werkgever de gelegenheid om eventuele vragen over je vertrek te bespreken en zorg je ervoor dat de relatie transparant en positief blijft.
Als de juiste personen eenmaal op de hoogte zijn van je vertrek, is het tijd om je ontslag officieel vast te leggen middels de formele ontslagbrief. In sommige gevallen wordt vertrekkende werknemers gevraagd om deel te nemen aan een exitgesprek nadat ze hun baan schriftelijk hebben opgezegd.
Wat neem je op in je formele ontslagbrief?
Om zowel voor als na je vertrek goed te kunnen blijven opereren, heeft de organisatie waarvan je afscheid neemt bepaalde essentiële informatie nodig. Hieronder lees je wat je wel en niet hoeft op te nemen in je brief:
Wat de brief wel moet bevatten: Je formele ontslagbrief moet allereerst duidelijk je voornemen om ontslag te nemen en de datum waarop je dienstverband eindigt vermelden.
Wat de brief niet hoeft te bevatten: Je hoeft niet uit te wijden over de reden van je vertrek of deze zelfs maar te noemen. Dit kan informeel met je manager worden besproken of formeel tijdens een exitgesprek.
Wat je verder opneemt in je ontslagbrief:
- Het is aan te raden om in je brief een dankwoord aan je werkgever op te nemen. Dat is tenslotte niet alleen beleefd, maar draagt ook bij een positievere afsluiting van de werkrelatie. Als je een prettige tijd bij de organisatie hebt gehad, zal dit makkelijk te schrijven zijn. Houd het echter kort en eenvoudig: de uitgebreide dankbetuigingen kunnen beter in het echt plaatsvinden.
- Een verklaring waarin je stelt actief mee te werken aan een soepele overdracht kan veel betekenen voor een werkgever. Zonder in detail te treden of iets te beloven wat je niet waar kunt maken, kun je zeggen dat je je uiterste best zult doen om je werkgever gedurende deze transitieperiode zo goed mogelijk te ondersteunen. Geef aan dat je zoveel mogelijk losse eindjes zult afhandelen en ervoor zult zorgen dat lopende projecten goed worden overgedragen. Daarnaast kun je ook aanbieden om te helpen bij het vinden en/of inwerken van een opvolger of tijdelijke vervanger.
Hoe neem je op een stijlvolle manier ontslag van een baan die je haat?
Zelfs in minder ideale omstandigheden (met uitzondering van vijandige situaties), is het aan te raden iets te bedenken waar je in alle eerlijkheid dankbaar voor bent en dit te benoemen. Bijvoorbeeld de kans om van collega’s te leren, vaardigheden te ontwikkelen of inzichten te krijgen in bepaalde processen. Daarmee voorkom je dat de spanning nog verder oploopt en vergroot je de kans op een positieve referentie wanneer nodig. Denk goed na voordat je je bruggen compleet verbrandt, want je weet nooit wanneer je elkaar nog eens tegenkomt.
Laten we nu eens kijken hoe je stap voor stap zelf een formele ontslagbrief schrijft.
Een formele ontslagbrief schrijven
Een formele ontslagbrief schrijven kan binnen no-time gepiept zijn. Zoals hierboven benoemd, hoeft de brief alleen wat standaardinformatie en een kleine persoonlijke noot te bevatten. Een overzicht van alle onderdelen:
- Aanhef
- Introductie
- Reden van vertrek (optioneel)
- Dankwoord
- Aanbod om bij de overdracht te helpen
- Afsluiting
- Groet
Aanhef
De eerste stap is het adresseren van de ontvanger. Dit kan je directe leidinggevende of afdelingshoofd zijn, de algemeen directeur of de afdeling personeelszaken, afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie. In de meeste gevallen gebruik je de formele aanhef ‘Geachte heer/mevrouw (Achternaam)’, maar afhankelijk van de onderlinge relatie volstaat ‘Beste (Voornaam)’ soms ook.
Introductie
Vervolgens komt de introductie van je ontslagbrief, waarin je de ontvanger direct informeert over je voornemen om te vertrekken. Noem daarbij het liefst je functietitel en de bedrijfsnaam. Geef ook aan wanneer je laatste werkdag zal plaatsvinden.
Als het goed is kun je in je arbeidscontract terugvinden wat je opzegtermijn is. Meestal betreft dit één kalendermaand. Dus als je op 1 augustus wil stoppen met werken, zul je voor 1 juli je ontslag kenbaar moeten maken. Het kan ook om een langere of kortere periode gaan, afhankelijk van het soort dienstverband dat je hebt. Controleer je opzegtermijn dus goed en zorg dat je je brief op tijd indient.
Probeer bij het opzeggen van je baan rekening te houden met de behoeften van je werkgever. Je zou bijvoorbeeld kunnen overwegen om een maand langer te blijven doorwerken als daarom gevraagd wordt, zodat je werkgever meer tijd heeft om een opvolger te vinden. Andersom kan het ook dat je werkgever wil dat je eerder stopt, bijvoorbeeld omdat je nog vakantiedagen open hebt staan. Het is hoe dan ook handig (en wel zo netjes) om dit eerst te bespreken, voordat je je brief indient.
Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je je formele ontslagbrief kunt aanheffen en introduceren:
Geachte heer Jansen,
Via deze ontslagbrief wil ik u formeel informeren over mijn besluit om mijn baan als projectmanager bij Dela Amsterdam op te zeggen. Rekening houdend met de wettelijke opzegtermijn van één maand, zal mijn laatste werkdag op 4 juni 2024 plaatsvinden.
Reden van ontslag
Je kunt je redenen voor je vertrek ook in je ontslagmail aangeven, maar we raden aan dat alleen te doen als die reden verder niets te maken heeft met je werkgever. Hieronder vind je daar een voorbeeld van:
Zoals besproken, heb ik besloten weer te gaan studeren en begin ik in september 2024 aan mijn masteropleiding.
Dankbaarheid tonen
Zoals eerder besproken, moet je formele ontslagbrief altijd professioneel blijven. Als je vertrekt omdat je oneerlijk bent behandeld, is dit niet de plaats om je emoties te uiten. Deze korte, formele brief is echt alleen bedoeld om je manager en de afdeling personeelszaken op de hoogte te stellen van je voornemen om te vertrekken.
Als je als even goede vrienden uit elkaar gaat en een prettige ervaring hebt gehad, is het gepast om dankbaarheid te tonen. Hieronder vind je een voorbeeld van wat je zou kunnen zeggen.
Ik heb met erg veel plezier voor Dela Amsterdam gewerkt en ben dan ook zeer dankbaar voor de professionele contacten die ik heb hier heb mogen opdoen. Veel collega’s zijn inmiddels goede vrienden geworden en het was een genoegen om te werken voor een bedrijf dat zoveel betrokkenheid toont bij diens medewerkers.
Moet ik eerlijk zijn in mijn formele ontslagbrief?
Is je ontslag het gevolg van een toxische werkrelatie of groot conflict? Dan hoef je natuurlijk geen dankbetuiging op te nemen in je ontslagbrief. Zoals hierboven vermeld, is dit echter ook niet de plaats om je klachten te uiten. Als je dat wilt doen, kun je met je manager praten of een exitgesprek met de afdeling personeelszaken inplannen.
Ondersteuning bieden bij de overdracht
Voordat je je formele ontslagbrief afsluit, is het een goed idee om eventuele informatie toe te voegen waarvan je denkt dat het nuttig is voor je werkgever, bijvoorbeeld met betrekking tot het overdragen van je taken. Hier is een voorbeeld van wat je zou kunnen zeggen:
Ik zorg ervoor dat het lopende project voor bedrijf X op 1 juni zal zijn afgerond. De andere projecten zal ik overdragen aan mijn collega’s. Als jullie hulp nodig hebben bij het inwerken van een eventuele opvolger, dan hoor ik dat natuurlijk ook graag.
Afsluiting
Er zijn natuurlijk allerlei manieren waarop je je formele ontslagbrief op een positieve manier kunt afsluiten. Een voorbeeld:
Ik kijk ernaar uit om in de toekomst contact te houden.
Groet
Na je laatste zin sluit je je brief natuurlijk netjes af. ‘Met vriendelijke groet’, gevolgd door je voor- en achternaam is gangbaarste manier om dit te doen. Als je voor een formeel bedrijf werkt, volstaat ‘Hoogachtend’ soms beter. Wil je juist een informelere toon aanslaan? Dan kun je er ook voor kiezen om af te sluiten met ‘Hartelijk dank’, gevolgd door je volledige naam.
Template formele ontslagbrief
Je kunt de onderstaande voorbeeldbrief gebruiken om je eigen formele ontslagbrief te schrijven. Kopieer en bewerk deze met je persoonlijke informatie en voeg waar dat relevant is de nodige informatie toe.
Wil je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken? Dan raden we aan een van onze sollicitatiebrief templates te gebruiken voor het schrijven van je formele ontslagbrief te maken. Kies simpelweg een stijl die je leuk vindt – bijvoorbeeld uit de categorie simpel of professioneel – en voeg je eigen tekst in. De lay-out, het ontwerp en de opmaak worden dan voor je verzorgd, dus weet je ook zeker dat alle nodige gegevens op de juiste plek staan.
Geachte heer van Engelen,
Met deze brief wil ik u formeel op de hoogte stellen van mijn ontslag als marketingcoördinator bij ABC Marketing, met ingang van 1 juli 2024. Mijn laatste werkdag zal 30 juni 2024 zijn.
Zoals besproken in ons eerdere gesprek, heeft mijn vrouw een aantrekkelijk promotieaanbod gekregen in Groningen. Na zorgvuldig overleg hebben we besloten om deze kans te grijpen en te verhuizen. Hoewel ik met veel plezier bij ABC Marketing heb gewerkt en mijn rol als marketingcoördinator zeer waardeer, maakt de afstand het helaas onmogelijk om mijn functie hier voort te zetten.
Ik wil mijn oprechte dank uitspreken voor de kansen en ondersteuning die ik bij ABC Marketing heb gekregen. Ik heb veel geleerd en ben professioneel gegroeid dankzij de samenwerking met mijn collega's en de begeleiding van het management. De ervaringen die ik hier heb opgedaan, zullen van onschatbare waarde zijn in mijn verdere carrière.
In de komende weken zal ik mijn best doen om lopende projecten af te ronden en een soepele overdracht van mijn taken te garanderen. Ik ben bereid om te helpen bij het inwerken van mijn opvolger en bij andere taken die nodig zijn om deze overgang zo probleemloos mogelijk te laten verlopen.
Nogmaals dank voor de fijne samenwerking en de mogelijkheden die ik bij ABC Marketing heb gekregen. Ik wens het bedrijf en mijn collega's veel succes in de toekomst.
Met vriendelijke groet,
Jan van Eijck
Deze ontslagbrief is formeel, maar heeft tegelijkertijd een positieve en vriendelijke toon. John wil misschien in de toekomst terugkomen, en door een formele ontslagbrief in te dienen waarin hij zijn opzegging kenbaar maakt, dankbaarheid uitspreekt en hulp aanbiedt, zal de manager eerder geneigd zijn de deur voor hem weer open te zetten. Ondertussen zal dezelfde manager waarschijnlijk niet aarzelen om een goed woordje te doen wanneer als Jan's volgende werkgever om een referentie vraagt.
Top tips voor het nemen van ontslag
- Eindig positief: Dat je de relatie tussen jou en je werkgever beëindigt, hoeft niet per se iets negatiefs te zijn. Houd de ontslagbrief daarom zo positief mogelijk en probeer altijd op een goede noot te eindigen. Het is nooit prettig om een baan op een negatieve manier te verlaten.
- Bereid je voor op een negatieve reactie: Sommige werkgevers wensen je het beste voor de toekomst, terwijl anderen mogelijk minder positief reageren op je ontslag. Zelfs als je op een goede noot wilt vertrekken is het belangrijk om er rekening mee te houden dat je ontslagbrief misschien niet goed wordt ontvangen. Zie het als een compliment als dit gebeurt, in plaats van dat je boos of geïrriteerd raakt.
- Lever wat extra inspanning: De laatste loodjes wegen vaak het zwaarst. In plaats van ‘rustig aan te doen’ omdat je toch vertrekt, is het belangrijk om er rekening mee te houden dat je juist die laatste maand wat extra zult moeten aanpoten, bijvoorbeeld omdat je een opvolger moet inwerken of nog een aantal projecten moet afronden. Wees bereid om de transitie voor je werkgever zo probleemloos mogelijk te maken en daarmee een ijzersterke laatste indruk achter te laten.
Hoe je je ontslagbrief moet indienen
Probeer als dat mogelijk is om je ontslagbrief persoonlijk te overhandigen en stuur vervolgens per e-mail een kopie. Werk je op afstand? Mail dan een kopie naar je directe leidinggevende en cc ook iemand van de HR-afdeling. Zorg er wel voor dat je hen van tevoren op de hoogte brengt, bijvoorbeeld per telefoon of tijdens een online vergadering.
Belangrijkste punten
Wanneer je van plan bent om ontslag te nemen, is het belangrijk dat je dit goed aanpakt door een formele ontslagbrief in te dienen. Zorg ervoor dat je deze brief een duidelijke introductie, een informatief middenstuk en een positief einde heeft. Houd de toon van je brief altijd positief en vermijd het bespreken van de redenen voor je vertrek, vooral als deze negatief zijn. Bied indien mogelijk ook je hulp aan om de overgang voor het bedrijf zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het is belangrijk om een baan op een goede manier te verlaten, aangezien dit bijdraagt aan een positieve relatie en mogelijke toekomstige aanbevelingen.
Heb je besloten om je huidige werkgever te verlaten en weer op banenjacht te gaan? Dan is het natuurlijk essentieel dat je sollicitatiedocumenten piekfijn in orde zijn. Weten hoe je dat aanpakt? In deze complete gids cv maken lees je hoe je dat aanpakt. Veel succes!
