Wat zijn organisatorische vaardigheden (en hoe verwerk je ze in je cv)?

In dit artikel gaan we dieper in op wat organisatorische vaardigheden werkelijk inhouden en hoe je daaraan gerelateerde kwaliteiten op de juiste manier in je cv verwerkt. Daarnaast geven we enkele voorbeelden van vaardigheden waar werkgevers standaard blij van worden en vind je handige tips om deze te ontwikkelen en een ware organisatie-goeroe te worden.

Om direct het goede voorbeeld te geven, hebben we het artikel als volgt georganiseerd:

• Wat zijn organisatorische vaardigheden?
• Verschillende soorten organisatorische vaardigheden
• Waarom zijn organisatorische vaardigheden belangrijk?
• Organisatorische vaardigheden benoemen op je cv
• Manieren om je organisatorische vaardigheden te verbeteren
• Je cv organiseren

Wat zijn organisatorische vaardigheden?

Als je over goede organisatorische vaardigheden beschikt, houdt dat in dat je je tijd goed kunt indelen en op een efficiënte manier werkt. Door zulke vaardigheden op je cv te illustreren, geef je potentiële werkgevers het vertrouwen dat je deadlines haalt en een positieve impact zult maken op de bedrijfsvoering.

Organisatorische vaardigheden hebben niet alleen te maken met hoe je je werkzaamheden uitvoert, maar ook met de wijze waarop je omgaat met bijvoorbeeld je werkplek en materialen. Denk aan een receptioniste die ervoor zorgt dat de balie standaard glimt als een diamant of een bouwvakker die sneller werkt dan zijn collega omdat hij altijd precies de juiste gereedschappen bij de hand heeft.

Organisatorische vaardigheden helpen dus op allerlei manieren de productiviteit te verhogen en betere kwaliteit te leveren, wat onmiskenbaar belangrijk is voor bedrijven om successen te boeken. Dat organisaties moeten kunnen organiseren, is zo klaar als een klontje.

Met organisatorische vaardigheden laat je zien dat je:

• Je eigen tijd goed indeelt en deadlines kunt halen. Een persoon met sterke organisatorische vaardigheden zal minder snel deadlines missen en is beter in staat ervoor te zorgen dat dagelijkse taken op een tijdige en correcte wijze worden uitgevoerd.
• Taken op de juiste manier kunt prioriteren. Je weet welke taken het belangrijkst zijn en kunt de meest urgente taken als eerste afhandelen.
• Een nette en opgeruimde werkomgeving behoudt en zonder rommel werkt.
• Documenten en mappen op de juiste manier kunt archiveren.

Verschillende soorten organisatorische vaardigheden

Als kandidaat is het makkelijk om te beweren dat je over ‘uitstekende organisatorische vaardigheden’ beschikt, maar als je overtuigend over wil komen is het belangrijk om na te gaan waar zulke kwaliteiten daadwerkelijk op neer komen en hoe ze zich op de werkvloer uiten. Een greep uit de mogelijkheden:

Tijdmanagement

Wat je werk ook inhoudt, het is hoe dan ook belangrijk dat je je tijd effectief indeelt. Zo wordt van een bezorger bijvoorbeeld verwacht dat deze pakketjes op bepaalde tijdstippen aflevert en daarmee een x aantal klanten per dag bedient, en zal een winkelier tijdig nieuwe voorraad moeten inslaan. Tijdmanagement is dus in meer of mindere mate voor ieder beroep essentieel. Vaardigheden op dit gebied stellen je in staat je werklast goed te verdelen en producten of diensten op tijd te leveren.

Delegeren

Delegeren gaat niet alleen over anderen aan het werk zetten, maar ook over het effectief indelen van je eigen tijd en ervoor zorgen dat ieders kwaliteiten maximaal worden benut. Zo zal een financieel directeur bijvoorbeeld loonadministratietaken delegeren aan geschikte teamleden in plaats van eigenhandig loonstroken te gaan invoeren. Op die manier zorgt de directeur ervoor dat deadlines worden gehaald en er optimaal gebruik wordt gemaakt van personeelsleden. Delegeren klinkt makkelijk, maar vaak hebben mensen moeite met het loslaten van controle.

Prioriteren

Om georganiseerd te kunnen werken, is het zaak dat je goede prioriteiten stelt. Welke taken moeten direct worden uitgevoerd en welke kunnen wachten? Stel dat een recruiter bijvoorbeeld een nieuwe vacature moet uitzetten en een interview moet inplannen met een kandidaat, wat zal dan de urgentste taak zijn? Waarschijnlijk de tweede, gezien dat de meest waarschijnlijke manier is om een vacature snel te vervullen. Aan de andere kant kun je minder prangende zaken natuurlijk niet oneindig vooruit blijven schuiven, omdat je jezelf daarmee op een later moment in de knoei brengt. Het vermogen om de opties tegen elkaar af te wegen en de juiste beslissing te nemen, getuigt van organisatorische vaardigheden.

Communiceren

Organisatie en communicatie gaan hand in hand. Delegeren, afspraken inplannen en groepsprojecten met bijbehorende deadlines vaststellen: niets van dit alles is mogelijk zonder helder te communiceren. Doe je dat niet, zul je niet goed kunnen reageren op je teamleden of bijvoorbeeld verzoeken van klanten.

Waarom zijn organisatorische vaardigheden belangrijk?

Zoals eerder gezegd zijn organisatorische vaardigheden niet alleen handig, maar ook noodzakelijk. Als je niet georganiseerd te werk gaat, kan dat grote gevolgen hebben voor jezelf en het bedrijf waarvoor je werkt. Hieronder lees je wat de mogelijke consequenties van slechte organisatie kunnen zijn:

Meer bedrijfskosten

Een gebrek aan organisatorische vaardigheden kan een bedrijf geld kosten. Als een boekhouder er bijvoorbeeld niet voor zorgt dat de administratie up-to-date is, kan dat ertoe leiden dat een bedrijfseigenaar de verkeerde beslissingen neemt. Beslissingen die schadelijk kunnen zijn voor het bedrijf. Maar als een boekhouder de dossiers op orde houdt, kan de bedrijfseigenaar op basis van accurate informatie weloverwogen beslissingen nemen.

Verslechterende relaties met klanten

Slechte organisatorische vaardigheden kunnen leiden tot bestellingen die te laat binnenkomen, e-mails die niet tijdig worden beantwoord en een gebrek aan klantenservice. Heb je ooit iets besteld en pas maanden later ontvangen, of heb je een vraag gesteld en geen antwoord gekregen? Dit is zeer ontmoedigend voor elke consument en je zult waarschijnlijk niet snel terugkeren naar datzelfde bedrijf om meer producten te kopen. Een recruiter moet er dus zeker van zijn dat je georganiseerd genoeg bent om klanten een goede service te kunnen bieden.

Negatieve werkcultuur

Werkgevers willen een positieve bedrijfscultuur bevorderen omdat dit succes in de hand werkt. Als werknemers echter ongeorganiseerd zijn, leidt dit tot stress en spanningen op de werkvloer; iets wat koste wat kost moet worden vermeden. Als het stressniveau en de spanning hoog zijn, ontstaat er tenslotte een negatieve bedrijfscultuur. De gevolgen daarvan zijn dat het personeelsverloop stijgt en de productiviteit daalt, wat nog meer bedrijfskosten tot gevolg zal hebben.

Organisatorische vaardigheden benoemen op je cv

Wanneer je je cv maakt, is het belangrijk dat je vaardigheden benoemt die laten zien dat je over organisatorische vaardigheden beschikt. Dat kun je als volgt doen:

Analyseer je vaardigheden

De eerste stap is om goed bij jezelf na te gaan over wat voor soort organisatorische vaardigheden je beschikt. Waar ben je goed in en hoe kun je dit overbrengen op je cv? Het heeft geen zin om te liegen over je organisatorische vaardigheden, dus richt je gewoon op de vaardigheden waarover je daadwerkelijk beschikt. Ben je bijvoorbeeld iemand die een bepaalde strategie volgt in het afwerken van taken, kun je als geen ander samenwerken of ben je de koning(in) van het archiefsysteem? Benoem het! Zelfs als je de chaos zelve bent, is er vast iets te bedenken wat jou helpt jezelf te organiseren. Misschien kun je bijvoorbeeld niet goed vooruit plannen, maar ben je (als gevolg daarvan) wel goed in crisismanagement, wat ook een vorm van organiseren is. De eerste stap is dus om hier inzichten in te krijgen, zodat je weet wat je kunt terugkoppelen aan potentiële werkgevers.

Verwerk ze in je professionele samenvatting

Je professionele samenvatting staat doorgaans bovenaan je cv en vormt daarom de ideale plek om je organisatorische vaardigheden op een goede manier naar voren te laten komen. Hieronder vind je een aanpasbaar voorbeeld van hoe je dit kunt doen:

Benoem ze bij je werkervaringssectie

Wanneer je over je werkervaring schrijft, is het verstandig om daar je organisatorische vaardigheden in terug te laten komen. Bij dit onderdeel kun je je claim een goede organisator te zijn namelijk onderbouwen met concrete gegevens, net zoals in het aanpasbare voorbeeld hieronder:

Veel sollicitanten beweren over goede organisatorische vaardigheden te beschikken, maar onderbouwen dat vervolgens niet. Onderscheid jezelf van de rest door dat wel te doen en met harde feiten aan te komen zetten.

Licht ze uit in je vaardighedensectie

Je vaardighedensectie is misschien wel de meest voor de hand liggende plek om je organisatorische vaardigheden te benoemen, maar het is daarbij wel belangrijk om dit plekje op je cv met zorg in te vullen. Aangezien vaardigheden normaal gesproken in steekwoorden worden uitgelicht, zul je om impact te maken een paar specifieke expertisegebieden moeten kiezen die een recruiter extra informatie geven en tegelijkertijd samenhangen met de andere onderdelen op je cv.

Neem de vacature als uitgangspunt

De meeste middelgrote en grote bedrijven gebruiken Applicant Tracking Systems (ATS) om sollicitaties te filteren voordat deze worden doorgestuurd naar recruiters. Deze systemen zijn geïntegreerd in sollicitatieportalen en rangschikken cv’s op basis van trefwoorden die in de functiebeschrijving staan. Als je de kans wil vergroten dat je cv ook daadwerkelijk in de handen van een recruiter valt, is het belangrijk dat je deze keywords terug laat komen in je sollicitatiedocumenten. Wordt er gesproken van ‘tijdmanagement’? Kopieer dan dat woord in plaats van dat je een alternatief zoals ‘plannen’ in je cv verwerkt.

Manieren om je organisatorische vaardigheden te verbeteren

Als je het gevoel hebt dat je organisatorische vaardigheden nog wel wat mogen worden bijgeschaafd, dan kunnen de volgende tips je mogelijk helpen:

• Maak een to-do list: Een klassieker in de wereld van organiseren: to-do lists. De kunst daarbij is om je taken te nummeren op basis van prioriteit.
• Stel reële deadlines: Er is natuurlijk niks mis met wat ambitie, maar te veel hooi op je vork nemen kan je uiteindelijk duur komen te staan. Stel daarom haalbare deadlines en splits grote projecten op in behapbare stukjes.
• Delegeer taken: Durf los te laten en delegeer verantwoordelijkheden waar mogelijk. Dit zal je helpen bij het managen van je werklast en het verbeteren van tijdmanagementvaardigheden.
• Ruim je omgeving op: Het is vrijwel onmogelijk om georganiseerd te werk te gaan in een ongeorganiseerde omgeving. Kleine stapjes, zoals jezelf aanleren volgeschreven kladderblokken weg te gooien en mapjes aan te maken in je computer, zullen je aanzienlijk helpen met het ontwikkelen van betere organisatorische vaardigheden.
• Maak een tijdschema: Gebruik je to-do list om een tijdschema te maken, zodat je weet wat je op elk uur van de dag doet. Dat helpt je beter onderscheid te maken tussen taken. In plaats van jezelf steeds te laten afleiden door telefoontjes, kun je daar bijvoorbeeld een tijdslot voor afbakenen. Bovendien ontwikkel je door het maken van tijdschema’s ook een beter besef van tijd.
• Beloon jezelf: Beloon jezelf elke keer wanneer je een taak voltooid, want dit helpt je zowel gemotiveerd als georganiseerd te blijven. Zelfs het vooruitzicht aan iets simpels zoals een kop koffie en een koekje kan je helpen je taken af te werken en jezelf aan je organisatorische voornemens te houden.

Je cv organiseren

Wat is een betere manier om te laten zien dat je een georganiseerd persoon bent dan door een goed georganiseerd cv te tonen aan je potentiële werkgever? Dat doe je als volgt:

• Eenvoudige en duidelijke lay-out: Gebruik een goed leesbaar en veelgebruikt lettertype zoals Arial of Serif. Niets komt zo ongeorganiseerd over als een rommelige cv lay-out!
• Gebruik koppen: Verdeel je cv in secties met duidelijke koppen die voor iedereen begrijpelijk zijn. Denk aan de secties ‘werkervaring’, ‘vaardigheden’ en ‘opleidingsachtergrond’.
• Omgekeerde chronologische volgorde: Het omgekeerd chronologische cv is het meest geschikt als je georganiseerd over wil komen. Je begint met je meest recente activiteiten en prestaties, en duikt vanuit het heden steeds verder het verleden in.
• Spelling- en grammaticacontrole: Zorg dat je je cv goed controleert op spelling en grammatica. Met een foutloos cv kom je niet alleen intelligent, maar ook georganiseerd over. Let ook op details betreffende je interpunctie, bijvoorbeeld door te checken of elke zin in je opsommingslijsten eindigt met een punt.
• Kort en bondige taal: Je cv op één of twee pagina's laten passen is een kunst op zich, vooral voor iemand met veel ervaring. Als je je cv beknopt kunt houden, toon je daarmee aan dat je georganiseerd en doeltreffend bent.

Belangrijkste inzichten

Het is belangrijk dat je goed inzicht hebt in je eigen organisatorische vaardigheden, zodat je weet wat je terug kunt koppelen aan je werkgever. Verwerk je sterkste punten vervolgens in de verschillende secties van je cv door specifieke voorbeelden te noemen. Zorg er ook voor dat je cv zelf goed georganiseerd is, want daarmee komt je direct over als iemand die de zaakjes goed voor elkaar heeft.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het organiseren van je cv? Gebruik dan een van onze cv templates. Daarmee creëer je binnen een handomdraai een professioneel document (en kun je ‘werken aan tijdmanagement’ direct van je to-do list vinken. Veel succes!