Hoe bereid je je goed voor op een functioneringsgesprek?
Gesprekspunten, tips ter voorbereiding en aandachtspunten voor tijdens het functioneringsgesprek.
Heb je binnenkort een functioneringsgesprek met je leidinggevende? Dat is een mooie kans om je werkplezier te vergroten. Met de juiste voorbereiding laat je geen kansen onbenut en haal je het maximale uit jouw functioneringsgesprek.
In dit blogartikel leer je functioneringsgesprekken voorbereiden en waar je op moet letten.
Deze punten nemen we met je door:
- Wat is een functioneringsgesprek?
- Kenmerken van een functioneringsgesprek
- Hoe bereid je als werknemer een functioneringsgesprek voor?
- Tips ter voorbereiding op het functioneringsgesprek
- Vragen stellen en beantwoorden tijdens het functioneringsgesprek
- Aandachtspunten voor tijdens het functioneringsgesprek
- Na het functioneringsgesprek
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je tijdens het functioneringsgesprek zelfverzekerd aan tafel zit en dat alle belangrijke punten ter sprake komen.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een toekomstgericht en tweezijdig feedbackgesprek dat je als werknemer voert met je leidinggevende. Je blikt terug op je functioneren en concrete prestaties en kijkt vooruit naar doelen en ontwikkelpunten. Jullie maken concrete afspraken en leggen die vast in een gespreksverslag.
Een functioneringsgesprek gaat zowel over mooie prestaties als over verbeterpunten. Het is een moment om:
- te evalueren,
- feedback uit te wisselen,
- van elkaar te horen wat er nodig is voor nóg betere prestaties
- en voor het vaststellen van doelen voor de komende periode.
Jullie bepalen samen de agendapunten. Denk aan jullie samenwerking, functioneren, werkinhoud en -scope, het beoordelen van specifieke taken, werkrelaties met collega’s en andere afdelingen, werkomstandigheden, ambities, organisatieplannen en je eigen doelen en toekomstplannen.
Wat zijn andere woorden voor een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek wordt ook wel een beoordelingsgesprek, een evaluatiegesprek of een performance review genoemd.
Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?
De begrippen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek worden vaak door elkaar gebruikt en zijn meestal synoniem. Sommige organisaties hebben echter een formeel beoordelingssysteem. In dat geval zie je dat er zowel functioneringsgesprekken als beoordelingsgesprekken worden gevoerd, soms aangevuld met evaluatiegesprekken om tussentijds vinger aan de pols te houden rond het nakomen van afspraken.
In een organisatie waar zowel functioneringsgesprekken als beoordelingsgesprekken worden gevoerd:
- staan de functioneringsgesprekken in het teken van de groei en ontwikkeling van de medewerker. Het gesprek richt zich op de afgelopen periode, het heden én de toekomst. In dit tweezijdige gesprek praten medewerker en leidinggevende over het functioneren, de samenwerking, werk-privébalans, persoonlijke doelen, afdelings- en organisatiedoelen, wensen en ontwikkelpunten gekoppeld aan de bedrijfsbelangen. Medewerker en leidinggevende wisselen ideeën uit en maken afspraken voor de komende periode.
- richten de beoordelingsgesprekken zich enkel op de prestaties van de medewerker. Hoe functioneerde de medewerker in de afgelopen periode? Het is een formeel en eenzijdig gesprek. Formele beoordelingsgesprekken zijn vaak gekoppeld aan rechtspositionele beslissingen en draaien ook om het al dan niet toekennen van bonussen of salarisverhogingen.
Hoe lang duurt een functioneringsgesprek?
De duur van een functioneringsgesprek kan variëren. Het hangt er maar net vanaf hoeveel jullie te bespreken hebben. Vaak geldt: hoe complexer je takenpakket, hoe omvangrijker je samenwerkingen binnen de organisatie en hoe groter de plannen van jou, je leidinggevende of de organisatie, hoe langer je om tafel zit. En ook je functioneren speelt mee. Presteer je goed en zijn er weinig veranderingen gewenst of te verwachten, dan ben je sneller klaar.
Het is in ieder geval belangrijk dat er voldoende tijd is om je prestaties door te nemen en feedback uit te wisselen. Ook moet er genoeg ruimte zijn voor vragen, het bespreken van groei- en ontwikkelingsmogelijkheden en het samen stellen van doelen voor de komende periode. Lukt dat niet binnen de gestelde tijd, dan kan het nodig zijn een vervolgafspraak in te plannen.
In de praktijk duurt een functioneringsgesprek meestal tussen de 30 minuten en 1 uur.
Kenmerken van een functioneringsgesprek
Dit zijn de kenmerken van een functioneringsgesprek:
-
Periodiek:
Functioneringsgesprekken worden periodiek gehouden. Meestal eenmaal per jaar, maar sommige bedrijven hanteren een andere frequentie.
-
Prestaties evalueren:
Werknemer en leidinggevende blikken terug op behaalde prestaties en het functioneren in de afgelopen periode. Ze bespreken zowel positieve aspecten als ontwikkelpunten.
-
Wederzijdse feedback:
Werknemer en leidinggevende geven elkaar feedback (positief en negatief). Open communicatie, respect en goed luisteren zijn hierbij cruciaal.
-
Doelstellingen:
Het gesprek werkt toe naar het bepalen van toekomstgerichte doelen.
-
Werkafspraken en algemene afspraken:
Het resultaat is een aantal concrete werkafspraken over het behalen van de doelen en aanpakken van ontwikkelpunten eventueel aangevuld met algemene afspraken over bijvoorbeeld werktijden, periodiek overleg, concentratie-uren etc.
-
Gespreksverslag:
Het tastbare resultaat van een functioneringsgesprek is een gespreksverslag met daarin de prestatiebeoordelingen, ontwikkelpunten, algemene afspraken, doelstellingen en werkafspraken. Het biedt werknemer en leidinggevende concrete handvatten voor de komende periode en vormt het vertrekpunt voor een volgend gesprek.
Hoe bereid je als werknemer een functioneringsgesprek voor?
Evaluatiemomenten zijn belangrijk. Je hebt immers de mogelijkheid om je eigen werkomstandigheden te verbeteren, je takenpakket ter sprake te brengen en misschien wel een interessante cursus los te peuteren bij je baas. Kom dus goed voorbereid!
Stappenplan functioneringsgesprek voorbereiden
Een praktisch stappenplan ter voorbereiding op je jaarlijkse functioneringsgesprek:
Voorbereiding:
Verzamel de documenten die je nodig hebt bij de voorbereiding van je functioneringsgesprek:
- je functiebeschrijving
- het gespreksverslag van je vorige functioneringsgesprek
- het jaarplan en/of de doelen van je team of afdeling
- de visie en het meerjarenplan van je organisatie
Reflecteren:
Lees de verzamelde documenten aandachtig door en reflecteer op:
1. werkinhoud
- Hoe kijk je terug op je eigen prestaties?
- Waar ben je trots op? Aan welke prestatie denk je met plezier terug?
- Wat ging minder goed, waar zie je ruimte voor verbetering en wat heb je daarvoor nodig?
- Welke taken nemen een groot deel van je werktijd in beslag en is dat prettig of juist niet?
- Aan welke projecten nam je deel en wat was daarin jouw rol en toegevoegde waarde?
- Is je functie nog voldoende uitdagend of heb je juist het gevoel dat je op je tenen loopt?
- Hoe zie je de toekomst in deze functie, op deze afdeling, binnen deze organisatie?
- Zou je willen verbreden, versmallen, verdiepen of alles willen laten zoals het is?
2. arbeidsomstandigheden
- Hoe ervaar je je werkplek? Denk aan sociale veiligheid maar ook aan omstandigheden zoals temperatuur, licht, geluid, ruimte en fysieke veiligheid.
- Kun je je goed concentreren in jouw werkomgeving?
- Hoe ervaar je de werkdruk?
- Hoe verloopt de samenwerking met je teamleden?
- Hoe verloopt de samenwerking met andere collega’s?
- Hoe ervaar je de samenwerking met jouw leidinggevende?
- Voel je je gezien, gehoord, begrepen, gesteund, gewaardeerd door je leidinggevende?
- Ben je veel ziek geweest of heb je anderszins vaak verzuimd?
- Ben je tevreden over je werktijden, arbeidsduur, pauzes, vakantiedagen etc.?
3. kennis en vaardigheden
- Heb je voldoende kennis in huis om je taken goed uit te voeren?
- Beschik je over de benodigde vaardigheden om je taken te vervullen?
- Op welke punten zou je je moeten en/of willen ontwikkelen?
- Zijn er nieuwe vaardigheden nodig voor het werk dat je ambieert?
- Zou je aanvullende cursussen en trainingen willen doen?
- Wil je gecoacht worden door, bijvoorbeeld, een senior medewerker?
- Zijn je certificeringen en eventuele verplichte scholing in orde?
Noteer tijdens je reflectie punten die je wilt bespreken en punten die je als geheugensteuntje wilt meenemen naar het gesprek.
Tips ter voorbereiding op het functioneringsgesprek
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zo ook bij het functioneringsgesprek. Wanneer je een paar uurtjes uittrekt om te reflecteren op jezelf en de samenwerking met je leidinggevende, komen als vanzelf bespreekpunten bovendrijven. Denk ook na over wat je wilt bereiken en of je nog praktische zaken wilt optimaliseren met je baas.
-
Verdiep je in de belangen van je leidinggevende. Welke doelen moet je leidinggevende halen met de afdeling? Welke ontwikkelingen staan voor de deur? Worden de budgetten ruimer of juist krapper? Zorg ervoor dat je weet wat er speelt bij je baas zodat je daarop kunt inspelen.
-
Neem het verslag van je vorige functioneringsgesprek erbij. Staan er kritiekpunten in? Noteer bij elk kritiekpunt hoe je dat hebt opgepakt en geef een voorbeeld van je ontwikkeling in afgelopen periode.
-
Weet wat je wel en niet wilt en maak dat bespreekbaar. Wil je geen cursus volgen? Geef dat dan aan. Wil je een bepaalde taak graag oppakken? Vraag of dat kan.
-
Besef dat het tweerichtingsverkeer is. Het functioneringsgesprek is bedoeld om samen te kijken hoe jouw functioneren en welzijn op de werkvloer verbeterd kan worden en wat daarvoor nodig is. Neem initiatief in het gesprek en geef ook feedback op het functioneren van je leidinggevende.
-
Maak een lijstje met agendapunten die je wilt bespreken.
- Wees erop voorbereid dat jij wellicht moet starten in het gesprek. Bijvoorbeeld omdat je leidinggevende je vraagt om je eigen ingebrachte agendapunten toe te lichten. Of omdat je antwoord moet geven op de vraag: “Zo, vertel eens: hoe kijk je terug op de afgelopen periode?”
Vragen stellen en beantwoorden tijdens het functioneringsgesprek
Hieronder een aantal vragen die je zelf kunt stellen tijdens je functioneringsgesprek, aangevuld met vragen die je kunt verwachten van je leidinggevende:
Vragen die jij aan je baas kan stellen
- Hoe vind je dat ik functioneer / presteer?
- Hoe tevreden ben je over mijn aandeel in het team?
- Wat vind je van onze samenwerking?
- Wat zie jij als mijn ontwikkelpunten?
- Welke taken zie jij mij graag doen?
- Zijn er taken waarin ik mij zou moeten verbeteren?
- Zijn er plannen in de organisatie die mijn functie raken?
- Vragen over je werktijden, te volgen cursussen, extra taken of juist minder taken, salarisverhoging.
Vragen die je kan verwachten tijdens het functioneringsgesprek
- Hoe vind je zelf dat het gaat?
- Wat vind je van onze samenwerking?
- Wat vind je van onze overlegstructuur, krijg je voldoende sturing en feedback?
- Ben je tevreden over je takenpakket?
- Hoe is de samenwerking met collega’s en andere afdelingen?
- Wat zie je als jouw unieke bijdrage aan het team / de organisatie?
- Welke taken gaan je goed / minder goed af?
- Welke persoonlijke ontwikkelpunten zie je voor jezelf?
- Welke competenties zou je moeten versterken om beter te worden in taak X?
- Hoe ervaar je de werkdruk?
- Zijn er knelpunten die we moeten bespreken?
- Kun je je goed concentreren op de werkvloer?
- Waar ben je trots op over de afgelopen periode?
- Welke taak doe je met heel veel plezier?
- Wat zijn jouw ambities en wat zijn je doelen voor de komende periode?
Aandachtspunten voor tijdens het functioneringsgesprek
Voor een goed functioneringsgesprek is het belangrijk dat het gesprek plezierig verloopt en dat je tot concrete punt komt. Dit zijn de aandachtspunten waar je op moet letten tijdens een functioneringsgesprek:
-
Doelen en afspraken:
stel duidelijke doelen voor de toekomst en maak concrete afspraken over hoe deze doelen behaald kunnen worden.
-
Open communicatie:
wees open en eerlijk over je gedachten en gevoelens, sta open voor de input en het perspectief van je leidinggevende en stel je respectvol op.
-
Feedback:
dit is je kans om te horen wat je al goed doet en nog beter kan doen. Zorg ervoor dat het ter sprake komt. Het is ook je kans om je uit te spreken over je leidinggevende. Grijp die kans voor wederzijdse feedback.
-
Vraag door:
krijg je een compliment of juist kritiek? Stel verdiepende vragen om te achterhalen wat je precies deed en wat daaraan goed of fout was. Inzoomen op de details levert je een schat aan informatie op.
-
Oplossingsgericht:
houd het gesprek oplossingsgericht. Als er problemen op tafel komen, zoek dan samen naar haalbare oplossingen.
-
Beoordeling:
Let erop dat beoordelingen zo objectief mogelijk zijn, gebaseerd op feiten en niet alleen op subjectieve meningen. Voel je je niet prettig bij het oordeel van je leidinggevende over je prestaties? Stel dan voor om ook andere collega’s om hun mening te vragen.
-
Follow-up:
soms is het nodig wat directer vinger aan de pols te houden. Spreek indien nodig af om bepaalde afspraken of acties binnenkort al te evalueren en niet pas volgend jaar weer om tafel te gaan.
-
Groei en verbetering:
besef dat een functioneringsgesprek een mooie kans biedt om te groeien en jezelf te verbeteren. Wanneer je dat in gedachten houdt, kan een functioneringsgesprek een heel productief en waardevol gesprek zijn.
Na het functioneringsgesprek
Het is gebruikelijk dat de leidinggevende na het functioneringsgesprek een gespreksverslag maakt. Medewerker en leidinggevende ondertekenen het verslag om de gemaakte afspraken te bevestigen. Soms maakt ook de medewerker een verslag en komen beide verslagen in het personeelsdossier.
In het functioneringsgesprekverslag staan de prestatiebeoordelingen, ontwikkelpunten, algemene afspraken, doelstellingen en werkafspraken. Het geeft een beeld van het gesprek en biedt werknemer en leidinggevende concrete handvatten voor de komende periode. Ook vormt het verslag het vertrekpunt voor een volgend functioneringsgesprek.
Onderdelen van het functioneringsgesprekverslag:
- Beoordeling: een korte samenvatting van behaalde prestaties, projectdeelnames en het algemeen functioneren van de medewerker.
- Afspraken:
- afspraken over te realiseren werkresultaten en ontwikkelpunten
- afspraken over de samenwerking met collega’s en leidinggevende
- afspraken over te volgen cursussen, opleidingen, trainingen etc.
- afspraken over hoe ambities en persoonlijke doelen van de medewerker gerealiseerd gaan worden.
- afspraken over tijd, geld en overige arbeidsvoorwaarden
Haal jouw actiepunten en verbeterpunten uit het verslag en noteer ze op een lijstje dat je bij de hand houdt. Zo kan je regelmatig checken of je nog op koers ligt.
Veel succes met het voorbereiden en voeren van je functioneringsgesprek. Zoals gezegd is het een mooie kans om je werk interessanter, leuker en uitdagender te maken. Pak die kans!
