Voorbeeld sollicitatiebrief Kantoormedewerker

Als kantoormedewerker houd jij vele ballen hoog: administratie, telefoontjes, mailverkeer, betalingen en meer. Daarom kan het lastig zijn om te bepalen waarover je moet schrijven in een kantoormedewerker sollicitatiebrief. Je bent immers van vele markten thuis en hebt zoveel te vertellen.

CVster.nl is er om je te helpen. Deze schrijfgids en de bijbehorende voorbeeld sollicitatiebrief kantoormedewerker helpen je bij het gestructureerd opstellen van je motivatiebrief en het schrijven van een overtuigende pitch! 

Volledige kantoormedewerker voorbeeld sollicitatiebrief

Secties van een kantoormedewerker sollicitatiebrief

Door jouw rol als kantoormedewerker weet je dat je taken het beste gestructureerd kunt afwerken. Alleen zo krijg je alles gedaan. Laat dat nu net een handige vaardigheid zijn voor je sollicitatiebrief. Je zou het misschien niet verwachten, maar iedere succesvolle sollicitatiebrief volgt een vaste structuur:

• Kopregel met contactgegevens. Vermeld je contactgegevens bovenaan je sollicitatiebrief (en dus niet alleen op je cv).
• Gepersonaliseerde aanhef. Maak direct een persoonlijke connectie en noem de lezer van je brief bij naam.
• Pakkende introductie. Met een sterke introductie overtuig je de lezer om je hele brief te lezen.
• Middenstuk. Dit is het stuk waar je je motivatie en expertise toelicht. Argumenten waarom jij dé perfecte kandidaat bent voor de functie.
• Afsluiting. Zorg dat jouw brief blijft hangen in het geheugen van de recruiter. Sluit sterk af en eindig met een ‘call to action’.

Als kantoormedewerker heb je vast genoeg te vertellen. Over je takenpakket, vaardigheden en eerdere werkervaring. Toch wil je de aandacht van je lezer vasthouden. Beperk je daarom tot een brief van ca. 350-400 woorden op maximaal één A4’tje.

Zoek je een algemeen advies voor de verschillende sollicitatiebriefonderdelen? Neem dan een kijkje in ons algemene stappenplan “ Hoe schrijf je een sollicitatiebrief”.

Introductie van een kantoormedewerker sollicitatiebrief

Het introductiegedeelte van je sollicitatiebrief voor een kantoormedewerker moet de aandacht van je toekomstige baas trekken. Er zijn zoveel alledaagse details over jouw vakgebied die je concurrenten ook zullen vermelden. Voel je daarom vrij om ​​meer opvallende prestaties te noemen. Wek de indruk dat je alle standaard taken van een kantoormedewerker aankunt, maar dat jij nét even dat stapje verder gaat.

Je ziet het verschil. De eerste tekst komt van iemand die er zin in heeft. De tweede tekst is een vrij saaie en standaard formulering die de recruiter direct weer vergeten is.

Enkele tips voor een pakkende introductie voor jouw sollicitatiebrief kantoormedewerker:

Begin met een pakkende anekdote. Over jouw eerdere werk als kantoormedewerker, over jou als persoon of een indrukwekkende prestatie.

• Relevante cijfers en feitjes doen het altijd goed.
• Noem in één zin wat jij te bieden hebt. Waarom ben jij dé kandidaat voor deze functie?

Hoofdtekst van je sollicitatiebrief kantoormedewerker

Je hebt de aandacht van de lezer te pakken. Nu is het tijd om de recruiter te overtuigen dat jij de ideale kandidaat bent. En dat doe je in het hoofdgedeelte van je kantoormedewerker sollicitatiebrief. Daarbij staan twee woorden centraal: expertise en motivatie. Ik zal ze hieronder toelichten.

Eerste alinea van de hoofdtekst – Jouw geschiktheid voor de functie (vaardigheden en ervaring)

Je eerste taak is bewijzen dat jij goed bent in je werk. De eerste alinea van het hoofdgedeelte is dan ook jouw pitch waarom je geschikt bent voor de functie van kantoormedewerker. De nadruk moet hier liggen op je vaardigheden en ervaring. Bijvoorbeeld:

1. Heb je een administratieve opleiding gevolgd? Of beschik je over een diploma office management? Noem relevante educatie in deze alinea.
2. Misschien nog wel belangrijker dan een opleiding is ervaring. Heb je al eerder als kantoormedewerker of administratief medewerker gewerkt? Dan wil je dat benadrukken. Waak er wel voor dat je niet simpelweg al je eerdere banen opsomt. Dan ben je namelijk je cv aan het uitschrijven. Je wilt hier je opvallende prestaties bij eerdere werkgevers beschrijven.
3. Laat zien dat je over alle vaardigheden beschikt die van jou een uitstekende kantoormedewerker maken. Denk aan kennis van softwareprogramma’s. Maar ook aan je zachte vaardigheden zoals communicatie, collegialiteit, organisatietalent, een goed oog voor detail en een efficiënte manier van werken.

Tweede alinea van de hoofdtekst – Afstemming op de organisatie

Ieder bedrijf kan een gemotiveerde kantoormedewerker gebruiken. In feite kun je dus bijna overal solliciteren. Maar… dit wil je niet laten blijken. Als je boven de concurrentie wilt uitstijgen, zul je moeten uitleggen waarom je specifiek bij deze ene werkgever wilt werken.

Door je sollicitatiebrief af te stemmen op de organisatie, laat je de recruiter zien dat je geen massabrief verstuurt. Dezelfde brief naar tien verschillende werkgevers sturen is namelijk een grote afknapper.

Hoe je het personaliseren van je brief aanpakt? Bestudeer allereerst nauwkeurig de functieomschrijving. Dit zodat je je brief (en cv) kunt afstemmen op de specifieke taken die van je verlangd worden. Bekijk ook de website en social media kanalen van het bedrijf. Hieruit kun je vaak kernwaarden en een missie halen. Als je ervoor kunt zorgen dat deze missie en waarden overeenkomt met de strekking van jouw motivatiebrief, zit je goed.

Call to action & conclusie: laat een permanente indruk achter

Als het goed is, heb je nu een overtuigend verhaal op papier staan. Toch zijn het vaak je laatste woorden die blijven hangen. Wees niet bang om nogmaals je enthousiasme te benadrukken en vraag om een sollicitatiegesprek. Daarnaast mag een call to action niet ontbreken.

Enkele voorbeelden van een call-to-action voor een kantoormedewerker sollicitatiebrief zijn:

• Ik kijk uit naar uw reactie of Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet.
• Neem gerust contact met me op als u vragen heeft n.a.v. mijn sollicitatie.
• Ik hoop van harte dat ik mijn motivatie mag toelichten in een gesprek.

Wil je extra punten scoren? Bedank de lezer dan voor zijn/haar overweging en tijd. Sluit vervolgens af met ‘Met vriendelijke groet,’ en daaronder je voor- en achternaam.

Hoe schrijf je een sollicitatiebrief kantoormedewerker zonder ervaring?

Ben je recent afgestudeerd of maak je een carrièreswitch naar kantoormedewerker? Dan kan een motivatiebrief schrijven een uitdaging zijn. Je hebt immers geen (of niet veel) relevante werkervaring. Daar staat tegenover dat iedereen ergens moet beginnen. Wat je dus wilt doen is de nadruk leggen op de vaardigheden die van jou een goede kantoormedewerker maken.

Overweeg deze punten:

• Noem relevante vaardigheden zoals communicatie, planning en organisatie, gestructureerd werken, stressbestendig etc. Maar ook kennis van software of een typediploma kan de werkgever over de streep trekken.
• Heb je een bijbaan gehad of vrijwilligerswerk gedaan waarbij je administratieve taken moest verrichten? Noem het in je brief! Iedere ervaring is er één.
• Laat zien dat je een goed organisatorisch gevoel hebt. Dus dat je weet hoe de rollen in een bedrijf verdeeld zijn. Dit is geen onbelangrijke eigenschap voor een kantoormedewerker.
• Laat je enthousiasme blijken. Gebrek aan ervaring wordt soms opgevangen door een enthousiaste houding en goede werkmentaliteit.
• Benoem relevante opleidingen als je ze hebt

Belangrijkste laatste tips voor jouw sollicitatiebrief kantoormedewerker

Een mooie documentopmaak is voor jou geen onbekend terrein. Naast de inhoud van je motivatiebrief is ook de lay-out essentieel. Een strak opgemaakte maar toch opvallende sollicitatiebrief blijft hangen in het geheugen van de recruiter.

Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het vormgeven van jouw kantoormedewerker sollicitatiebrief? Op CVster.nl vind je een online builder waarin je snel en eenvoudig een overtuigende motivatiebrief in een professioneel template schrijft.

Succes met solliciteren!