Laten we het hebben over een brief. Historisch gezien is één van de basistaken van een secretaresse het omzetten van de soms verwarde gedachten van een leidinggevende in een goed geschreven, correct geformuleerde brief.
CV-ster.nl is expert op het gebied van advies en ondersteuning voor elke stap in de voorbereiding van een sollicitatiebrief. We hebben een breed scala aan beroepsspecifieke schrijfgidsen en gratis voorbeelden van sollicitatiebrieven ontwikkeld, plus beproefde sjablonen en tools om zowel cv's als sollicitatiebrieven te maken. Onze blogs beslaan het hele scala van onderwerpen over werk zoeken. Van praktische tips voor het opmaken van documenten tot het schrijven van bedankbrieven.
Dit is wat we in deze schrijfgids zullen bespreken, uiteraard ondersteund door een voorbeeld van een sollicitatiebrief voor een secretaresse:
- De veranderende rol van, en arbeidsvooruitzichten voor secretaresses
- Waarom een sollicitatiebrief cruciaal is voor een secretaresse
- Het format voor het opstellen van een sollicitatiebrief voor een secretaresse
- Hoe je het doel van elk onderdeel van de sollicitatiebrief optimaal benut: koptekst, begroeting, inleiding, hoofdtekst en conclusie
- Het ontwerp en de opmaak van een sollicitatiebrief voor een secretaresse
- Schrijfpsychologie: tips voor een overtuigende sollicitatiebrief
- Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden.
De afgelopen jaren komt het woord "secretaresse" niet vaak meer voor en spreek je eerder van een "administratief medewerker". Maar veel van de taken blijven hetzelfde, waaronder het afhandelen van correspondentie, archiveren, boekhouden, plannen en telefoontjes beantwoorden.
Nederland telt ca. 51.000 secretaresse banen. Helaas is het aantal banen in deze branche wel afgenomen de laatste jaren. Dat komt vooral door de digitalisering van veel secretaresse taken.
In 1970 zou het bijvoorbeeld vreemd zijn geweest als een CEO zijn eigen brieven zou typen, maar vandaag zou het vreemd zijn om een CEO te vinden die zijn eigen e-mails niet verzendt.
Wat de krapte op de arbeidsmarkt voor jou betekent, is dat je een uitstekende sollicitatie nodig hebt om te concurreren voor een afnemend aantal banen. En dat betekent dat je een uitstekend cv en een begeleidende brief nodig hebt.
Neem vooral even de tijd om de cv-gidsen die al zijn gemaakt door CV-ster.nl voor assistenten en juridisch medewerkers te bekijken. Het is handig om je cv af te hebben voordat je je begeleidende brief schrijft. Dit omdat ze een vergelijkbaar ontwerp nodig hebben, en de inhoud van je cv kan je helpen bepalen wat je in je motivatiebrief moet schrijven.
Een sollicitatiebrief is een introductie, een handdruk vanuit de verte, een poging om een persoonlijke verbinding te leggen met een personeelsmanager. Een cv is daarentegen een enigszins strenge en onpersoonlijke opsomming van je werkervaring, kwalificaties en vaardigheden. Een cv is niet aan iemand gericht en het gaat niet in op de specifieke behoeften van een potentiële werkgever.
Een sollicitatiebrief biedt je de mogelijkheid om je persoonlijkheid, enthousiasme en sympathie te laten zien. Niemand wil werken met iemand die ze niet mogen, dus gebruik je sollicitatiebrief om te laten zien dat je een positief ingestelde professional bent!
Enquêtes onder personeelsmanagers hebben uitgewezen dat een van de belangrijkste redenen waarom cv's worden afgewezen, is omdat ze werden verstuurd zonder een sollicitatiebrief.
Sommige werkgevers verzoeken echter om alleen een cv te sturen. Maar tenzij je specifiek anders wordt gevraagd, moet je altijd een sollicitatiebrief bij een cv voegen.
Beste format voor een sollicitatiebrief van een secretaresse
Een sollicitatiebrief is bij voorkeur maximaal één pagina, of ongeveer 400 woorden. En het moet de volgende structuur bevatten:
- Koptekst
- Begroeting
- Introductie
- Hoofdtekst
- Conclusie / Call to Action
- Afronding
Hier is wat elk van deze componenten zou moeten bevatten:
Sollicitatiebrief koptekst
Vroeger bestelden bedrijven stapels fijn papier dat leeg was, behalve een briefhoofd - een ruimte bovenaan met de naam, het adres, het telefoonnummer en misschien een kleurenlogo van het bedrijf. Een secretaresse nam een van deze pagina's, stopte het in een typemachine en begon een brief te schrijven.
Tegenwoordig staat dat briefhoofd in elektronische correspondentie bekend als een koptekst. Ben je op zoek naar een baan, dan moet het je naam, beroep, adres, telefoonnummer en e-mailadres bevatten.
Het belangrijkste doel van een koptekst is om een potentiële werkgever te laten weten hoe hij/zij contact met je kan opnemen als hij/zij dat wil. Maar het heeft een belangrijk secundair doel - om je brief visuele flair te geven.
Je wilt vooral niet de body van je brief in paarse tekst schrijven, maar je kan ergens in je koptekst een lichte kleur-uitspatting opnemen. Je kunt hier een beetje creatief zijn in je gebruik van typografie, lay-out en witruimte, en het moet ervoor zorgen dat je brief er in het algemeen beter uitziet.
Het is niet nodig om je volledige adres aan het begin van je sollicitatiebrief te vermelden en het kan potentiële zorgen over AVG oproepen. Het is raadzaam om je adres alleen te delen wanneer je het stadium van het werkaanbod hebt bereikt. Bovendien is het opnemen van een intern adres verouderd en neemt het waardevolle ruimte in je sollicitatiebrief in beslag, waardoor het minder effectief wordt.
Om een idee te krijgen van hoe goede kopteksten er uitzien, kun je de gratis sollicitatiebrief sjablonen op CV-ster.nl bekijken. Je kunt deze ontwerpen gebruiken en ze helemaal eigen maken.
Documentstijlen uitlijnen
Je cv en sollicitatiebrief moeten een passende set zijn, ontworpen om te worden gecombineerd, en dat betekent dat je dezelfde lettertypen, lettergroottes en opmaakstijlen in beide documenten moet gebruiken.
De kopteksten op beide moeten vergelijkbaar - zo niet identiek - zijn, waardoor het duidelijk is dat ze van dezelfde persoon op hetzelfde moment komen. Als je het stof van een twee jaar oude cv blaast en het verzendt met een nieuwe sollicitatiebrief die een totaal ander lettertype en stijl heeft, gaat dat niet goed werken.
Het doel van de koptekst van de sollicitatiebrief: onderscheid jezelf van andere sollicitanten door visuele flair te tonen en aandacht te hebben voor detail en hoge kwaliteit.
Sollicitatiebrief begroeting/aanhef
“Geachte heer [X],” “Geachte mevrouw [Y],” of “Geachte Dr. [Z]” zijn allemaal geschikte manieren om de begroeting van je sollicitatiebrief te schrijven, ook wel bekend als een aanhef. In een formele zakelijke brief wordt de begroeting over het algemeen gevolgd door een dubbele punt in plaats van een komma.
Het tijdperk van e-mail heeft deze regels enigszins versoepeld, zodat tegenwoordig "Groeten" of zelfs "Hallo" in de plaats komen van "Geachte". Maar het is wat riskant om informeel te zijn in een brief waarin je om een baan vraagt.
Als je toevallig de persoon kent aan wie je schrijft, is het misschien acceptabel om die persoon bij de voornaam aan te spreken. Maar bedenk wel dat jouw sollicitatie vaak door meerdere mensen wordt bekeken. Denk dus aan deze hele groep bij het schrijven van je brief.
Je moet altijd proberen je sollicitatiebrief te richten aan een genoemd individu, zelfs als er geen naam is gespecificeerd in de vacature die je aandacht trok.
Mensen lezen graag hun eigen naam, en het toont zowel aandacht voor detail als respect dat je de moeite hebt genomen om uit te zoeken wie de sollicitatieprocedure begeleidt bij het bedrijf waar je wilt werken.
Een redelijke hoeveelheid onderzoek via Google, sociale media of de website van de werkgever zou je enige informatie moeten geven (of zelfs een telefoontje naar het bedrijf zelf). Het is echter van vitaal belang om binnen de grenzen van fatsoen en gezond verstand te blijven. Je weet nooit wat het bedrijfsbeleid is met betrekking tot privacy.
Bij twijfel - gebruik meer algemene maar even vriendelijke zinnen zoals "Geachte <Bedrijfsnaam> Wervingsteam" of "Geachte Team van <Bedrijfsnaam>".
Doel van de aanhef van de sollicitatiebrief: zet een professionele, maar vriendelijke toon door een directe persoonlijke verbinding met de werkgever te maken, waarbij je indien mogelijk de naam van de ontvanger gebruikt.
Geachte meneer van der Oever,
Sollicitatiebrief inleiding
Je eerste alinea moet de motor van je brief starten met een "Vroom!" Gebruik uitdagende, levendige taal om aan te geven voor welke functie je solliciteert en suggereer waarom jij de perfecte kandidaat zou zijn om deze in te vullen.
Besteed veel aandacht aan je toon, die energiek en zelfverzekerd moet zijn, maar nooit arrogant of te informeel. Gebruik krachtige en informatieve uitspraken over jezelf en de reden waarom je op deze baan solliciteert.
Het doel van de inleiding van de sollicitatiebrief: wek de interesse van recruiters met een zelfverzekerde, energieke voorvertoning van je kwalificaties die aanzet tot verder lezen.
Na vijf jaar te hebben gewerkt als persoonlijk assistent en secretaresse, ben ik op zoek naar mijn volgende uitdagende functie. Mijn eerdere secretariële werkzaamheden bij twee technologiebedrijven hebben mij de best mogelijke basis gegeven om u te assisteren.
Sollicitatiebrief inhoud
De centrale twee of drie alinea's van je sollicitatiebrief moeten duidelijk maken waarom jij een uitstekende kandidaat bent voor de functie.
Het middenstuk van je brief moet je werkervaring, opleiding, speciale vaardigheden en andere vermeldenswaardige kwalificaties benadrukken.
Bij het bespreken van je eerdere ervaringen is het belangrijk om zo specifiek mogelijk te zijn en, waar relevant, feiten en cijfers te gebruiken. Vermeld niet alleen waar en wanneer je hebt gewerkt, maar beschrijf ook je belangrijkste prestaties in die functie.
Probeer minstens één kort verhaal te vertellen over een uitdaging die je in een vorige baan tegenkwam, welke actie je ondernam en hoe je tot een bevredigende oplossing kwam.
Daarnaast, als je goed onderzoek hebt gedaan naar de werkgever waarbij je solliciteert, kan het erg nuttig zijn om specifieke uitdagingen waarvan je weet dat de werkgever ze heeft, te bespreken en te suggereren hoe jouw bijdrage deze problemen kan helpen aanpakken.
Het doel van het middenstuk van de sollicitatiebrief: benadruk je meest relevante prestaties op een herkenbare manier die laat zien welke voordelen jij voor deze werkgever kunt betekenen.
Ik ben volledig thuis in de digitale wereld en ben gepassioneerd over het benutten van de nieuwste AI-innovaties om mijn werk efficiënter te maken. Bij mijn vorige werkgever heb ik zelf een digitale strategie aangenomen, waardoor we ook buiten kantoor up-to-date konden blijven. Het is mijn taak om elke kans te grijpen om het leven van mijn leidinggevende te vergemakkelijken.
Door het leiden van deze digitale revolutie binnen mijn organisatie, heb ik de papierstroom met 95% verminderd en de effectiviteit van zowel auditresultaten als bedrijfsanalyseprojecten verbeterd, met een jaarlijkse kostenbesparing van € 25.000 - € 30.000.
Mijn vaardigheden op het gebied van tijdmanagement zijn uitstekend; ik regel elke week 30+ vergaderingen en lunches, met tot wel 50 deelnemers per evenement. Ik geloof sterk in het ontwikkelen van persoonlijke relaties met iedereen die betrokken is – je wilt immers dat ze jouw e-mails openen.
Ik gebruik mijn eigen initiatief om problemen te overwinnen en communiceer waar mogelijk zelfstandig met anderen om oplossingen te vinden. Ik zal niet direct naar mijn baas rennen voor hulp tenzij ik het echt nodig heb.
De druk van het moderne zakendoen betekent dat een secretaresses zowel psychologische als operationele ondersteuning aan hun baas moeten kunnen bieden. Ik zie mijn rol als een emotionele cheerleader evenals een betrouwbare organisator. Ik ben attent, geduldig en scherpzinnig.
Ik zou een gesprek op prijs stellen om te ontdekken of er wellicht een match zou kunnen zijn. Uw marketingmanager Ben Leijman heeft aangegeven dat ik contact met u kon opnemen.
Sollicitatiebrief afsluiting en call to action
Sluit af met een positieve, enthousiaste noot die een soort "oproep tot actie" bevat. Verklaar dat je graag op gesprek zou komen, of vraag zelfs of je binnen de komende weken kunt bellen voor een vervolg.
Plant het idee in het hoofd van de recruiter dat hij/zij een actie moet ondernemen als gevolg van je brief en het niet gewoon opzij moet leggen. Laat die persoon weten dat je niet zomaar willekeurig cv's verstuurt, maar dat je echt geïnteresseerd bent in deze specifieke functie en ervan overtuigd bent dat je een uitstekende kandidaat zou zijn.
Het doel van de sollicitatiebrief afsluiting: eindig met een positieve, zelfverzekerde noot en een oproep tot actie die idealiter resulteert in een sollicitatiegesprek.
Afsluiting van de sollicitatiebrief
Eindig met "Met vriendelijke groet," of een vergelijkbare zin, laat een regelruimte open en typ je naam. Als je wilt, kun je hier een digitale handtekening invoegen, hoewel dit in elektronische correspondentie niet als noodzakelijk wordt beschouwd.
Met vriendelijke groet,
Ellen van Essen
De beste start voor een geweldige sollicitatiebrief is een professioneel ontworpen sjabloon waarbij alle opmaak al voor je is gedaan. Bekijk voorbeeldsjablonen van sollicitatiebrieven in vier stijlcategorieën: eenvoudig, modern, professioneel en creatief. Kies degene die je het leukst vindt en vul je eigen informatie in met behulp van onze sollicitatiebrief-tool.
Schrijfpsychologie: hoe schrijf je een overtuigende sollicitatiebrief?
Een sollicitatiebrief is formele zakelijke correspondentie, maar dat betekent niet dat het niet persoonlijk mag zijn. Onthoud altijd dat je aan een echt persoon schrijft, en je brief moet lezen alsof deze door een echt persoon is geschreven - niet door een robot.
Je brief is een persoonlijk verzoek waarin je een ander mens vraagt om een baan. Dus je wilt proberen een beetje in het hoofd van die persoon te kruipen.
Als jij deze brief zou ontvangen, zou je dan de persoon die het geschreven heeft willen ontmoeten? Zou je jarenlang met die persoon willen samenwerken?
Zijn er afknappers in je brief? Overschrijdt het ooit de grens van zelfverzekerde competentie naar arrogantie? Klinkt het ooit alsof je je recht voelt op deze baan?
Het is cruciaal om de juiste toon te vinden, rekening houdend met jouw positie ten opzichte van de persoon aan wie je schrijft.
Je wilt ook kijken naar het soort taalgebruik dat het bedrijf waar je op mikt, gebruikt op de website en elders. De toon die de werkgever gebruikt in zijn communicatie met het publiek, moet dienen als leidraad voor de toon die jij in je brief gebruikt.
Je moet ervoor zorgen dat je je meest indrukwekkende prestaties hebt vermeld en alles wat geen geweldig verkoopargument is hebt weggelaten. Je kunt maar zoveel zeggen in een brief van één pagina, en elk woord moet tellen.
Veelvoorkomende fouten bij het schrijven van een sollicitatiebrief
Hier zijn enkele van de veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij het schrijven van een sollicitatiebrief:
- Spelfouten, typfouten en andere fouten in het Nederlands: je kunt je geen fouten veroorloven. Niemand wil een secretaresse inhuren die niet in staat is een brief van één pagina te schrijven zonder typfouten, spelfouten, correcte grammatica of interpunctiefouten.
- One size fits all. Elke sollicitatiebrief moet uniek zijn en gericht zijn op een specifieke werkgever. Je kunt niet dezelfde brief naar 50 potentiële werkgevers sturen en verwachten dat ze je allemaal serieus nemen.
- Clichés, HR-jargon en fluff: Ben je een "teamgeoriënteerde" "self-starter" die "out of the box denkt"? Wel, dan heeft 1985 zojuist gebeld, en wil het zijn clichés terug. Luie, afgezaagde zinnen overgenomen van andere bronnen zullen aantonen dat je originaliteit mist en gewoon een hoop "fluff" hergebruikt. Oftewel: fraai taalgebruik dat niets betekent.
- Structurele- en opmaakfouten: Als je de basiscomponenten negeert van wat een sollicitatiebrief moet bevatten en hoe deze moet worden opgemaakt, hoe ga je dan iemand overtuigen dat je een goede secretaresse bent?
Laatste aandachtspunten voor een sollicitatiebrief voor een secretaresse
- Er wordt verwacht dat het aantal secretaressebanen het komende decennium gaat afnemen, dus om je concurrenten voor te blijven, heb je een superieure sollicitatiebrief en cv nodig.
- Het sturen van een sollicitatiebrief is niet alleen een beleefdheidsgeste in het zoeken naar een baan. Het is een demonstratie van je vermogen om de baan goed te doen.
- Een sollicitatiebrief die er verschrikkelijk uitziet omdat deze de basis opmaaknormen negeert, zou direct een afwijzingsreden kunnen zijn - zelfs nog voordat de personeelsmanager het eerste woord leest.
- Verplaats jezelf in de schoenen van de persoon aan wie je schrijft en schrijf een brief waardoor die persoon je zou willen aannemen.
- Vermijd veelvoorkomende fouten bij het schrijven.
