Een introductiebrief kan worden gestuurd als alternatief voor een sollicitatiebrief, bijvoorbeeld als je open solliciteert in plaats van de reguliere procedure doorloopt. De toon en inhoud moeten daarop worden afgestemd, en wijken daarom iets af van wat je gewend bent. Je kunt schrijven naar iemand die je al kent, maar het kan natuurlijk ook een volledig onbekend contact betreffen.
In dit artikel lees je aan de hand van de volgende onderwerpen hoe je een goede introductiebrief schrijft:
- Wat is een introductiebrief?
- Redenen om een introductiebrief te schrijven
- Zo schrijf je een introductiebrief
- Voorbeelden van introductiebrieven
Wat is een introductiebrief?
Als je op zoek bent naar een nieuwe baan, moet je alle mogelijke bronnen aanboren die je maar kunt verzinnen. Denk aan het afspeuren van vacaturesites en praten met recruitmentbureaus, maar bijvoorbeeld ook aan direct contact opnemen met een bedrijf – zelfs als daar geen vacature uitstaat. Dat doe je door een doeltreffende introductiebrief te sturen naar een relevant contactpersoon. In de brief stel je jezelf voor en maak je je intenties kenbaar in de hoop dat je daarmee een voet tussen de deur kunt krijgen.
Als je van plan bent om rechtstreeks contact op te nemen met organisaties, is het verstandig om je introductiebrief klaar te hebben. Zij kunnen je daarna laten weten of ze je cv wel of niet willen zien.
Je zou bijvoorbeeld kunnen opzoeken wie de directeur of manager van het bedrijf waarvoor je wil werken. Bij het zoeken naar nieuwe zakelijke kansen is direct contact van vitaal belang, omdat het je kan helpen te netwerken met belangrijke contacten. Daarnaast kan het natuurlijk ook dat je jezelf wil voorstellen aan mensen met wie je in de toekomst graag zou willen samenwerken. Ook dan is het schrijven van een introductiebrief de beste manier om een eerste stap naar een samenwerking te zetten.
Een introductiebrief kan ook worden gebruikt om een contactpersoon aan een ander voor te stellen. Bijvoorbeeld door zaken door te verwijzen naar iemand die je kent of een potentiële nieuwe medewerker voor te stellen.
Redenen om een introductiebrief te schrijven
Introductiebrieven worden niet alleen tijdens banenjachten ingezet, maar ook voor allerlei andere professionele doelen. Een manager kan bijvoorbeeld een introductiebrief sturen om een nieuwe medewerker aan het team voor te stellen, en hen daarbij vragen om hun nieuwste collega hartelijk te verwelkomen. Ben je zelf degene die aan een nieuwe baan begint? Dan kun je een introductiebrief sturen om klanten of collega's te informeren over wie je bent en wat je rol is. Daarnaast worden introductiebrieven vaak gebruikt om potentiële nieuwe klanten te benaderen en nieuwe zakelijke contacten te leggen.
Ook de manier waarop een introductiebrief wordt verstuurd verschilt per situatie. Meestal worden ze per mail verzonden, maar ook introducerende LinkedIn-berichten zijn populair. In die zin zou je de term ‘introductiebrief’ beter kunnen vervangen door ‘introductiemail’ of ‘introductiebericht’.
Wat is het verschil tussen een introductiebrief en een sollicitatiebrief?
Hoewel een sollicitatiebrief in feite een introductie betreft, is het niet hetzelfde als een introductiebrief. Een sollicitatiebrief wordt namelijk alleen verzonden als onderdeel van een sollicitatieprocedure, terwijl een introductiebrief voor verschillende doeleinden kan worden ingezet. Een introductiebrief draait om maar één ding (introduceren) en is daarom het liefst slechts een paar paragrafen lang, terwijl een sollicitatiebrief een hele pagina in beslag mag nemen.
Zo schrijf je een introductiebrief
Aangezien er verschillende redenen zijn om een introductiebrief te schrijven, zijn er geen vaste regels voor een goede inhoud. Wel kun je in alle gevallen de volgende standaard structuur aanhouden:
Begroeting
Begin je introductiebrief met een vriendelijke openingszin, vooral als je contact opneemt met iemand die je nooit eerder hebt gesproken. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je dat aan kunt pakken:
Hi John, hartelijk dank voor het accepteren van mijn connectieverzoek.
Als je een teamlid aan een groep op werk voorstelt, kun je het onderstaande voorbeeld gebruiken:
Hallo allemaal, ik hoop dat jullie een geweldig weekend hebben gehad!
Je relatie met de ontvanger(s) en het platform waarop je communiceert bepalen hoe je je boodschap het beste kunt starten. ‘Geachte’, ‘Beste’, ‘Hallo’ of zelfs ‘Hi’ – het kan allemaal, zolang het maar in de juiste context wordt gebruikt. Je begint een e-mail naar een directeur doorgaans niet op dezelfde manier als een LinkedIn-bericht naar een manager die je via-via kent.
Doel van je introductie
Na je begroeting is het belangrijk om direct ter zake te komen en uit te leggen wat je reden van schrijven is; je wil iets of iemand introduceren.
Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je jezelf kunt introduceren aan een potentiële nieuwe klant of werkgever:
Ik werk momenteel als projectmanager bij JB in Amsterdam. Volgende week ben ik in Brussel en ik zou graag koffie met je drinken als je nog een gaatje in je agenda hebt.
Als je een nieuw teamlid introduceert, kun je iets in deze trant schrijven:
Ik wilde alleen even laten weten dat Lisa Ruiter vandaag is begonnen op de administratieafdeling als boekhouder.
Belang van de introductie
Nadat de introductie heeft plaatsgevonden, is het belangrijk om uit te leggen waarom je het belangrijk vond om contact te leggen met de persoon in kwestie. Diegene weet dat je iets of iemand (misschien jezelf) wil introduceren, maar waarom benader je precies deze persoon?
Een voorbeeld van hoe die uitleg eruit kan zien:
Gezien JB met Brandy Partners gaat samenwerken tijdens de aankomende NextUs-campagne, leek het me handig om elkaar eens in persoon te ontmoeten en het project samen te bespreken.
Het belangrijkste is dat de ontvanger erachter komt waarom je contact opneemt, maar je hoeft daarbij niet allerlei details te noemen. Houd het liever kort en bondig.
Je verwachting
Wat voor uitkomst verwacht je van het contact? Wat wil je dat deze persoon doet doet? Laat de ontvanger weten wat voor informatie je nodig hebt en hoe ze met je in contact kunnen komen.
Ik hoor graag van je of je woensdag of donderdag tijd hebt. Je kunt ook contact met me opnemen per telefoon: 06 – 6524158
Als je een nieuw teamlid introduceert, kun je bijvoorbeeld het volgende zeggen:
Als je Lisa deze week ziet, heet haar dan alsjeblieft welkom en zorg dat ze zich thuis voelt op kantoor.
Zorg ervoor dat je introductiebrief een beleefde en professionele toon heeft. Leg uit wie je bent, waarom je contact opneemt en wat je precieze verwachtingen zijn. Controleer natuurlijk ook goed op spelfouten en dubbelcheck of je de naam van de ontvanger correct hebt opgeschreven.
Voorbeelden van introductiebrieven
Voorbeeld 1: Introductiebrief zakelijk contact
Beste Robert,
Hartelijk dank voor het accepteren van mijn connectieverzoek.
Ik schrijf je omdat ik pas geleden een kleine koffiezaak heb geopend in de Tuinstraat. Naast goede koffie, hebben we ook een kleine lunchkaart en serveren we huisgemaakte taarten en cakes, zowel om in de zaak op te eten als af te halen. Daarnaast verzorgen we voor lokale bedrijven ook regelmatig catering.
Aangezien je nieuw bent in de buurt, wilde ik je graag welkom heten door je uit te nodigen voor een kop koffie en een vers gebakje. We zouden dan eventueel ook kunnen bespreken of onze cateringservices wat voor jouw bedrijf zouden zijn, mocht je daar interesse in hebben.
Ik kijk ernaar uit om je te ontmoeten en hoor dan ook graag van je wanneer je eventueel tijd hebt om kennis te maken.
Groetjes,
Lucie
Voorbeeld 2: introductiebrief baan
Beste meneer Veenstra,
Ik hoop dat alles goed met u gaat. Ik schrijf u omdat ik graag zou willen weten of er binnen de ontwerp- of consultancyafdeling momenteel openstaande vacatures zijn.
Ik heb afgelopen zomer mijn bachelordiploma HBO Civiele Techniek behaald en daarna vier maanden werkervaring opgedaan bij een lokale organisatie. Deze ervaring heeft me waardevolle kennis opgeleverd over stadsplanning en de herinrichting van infrastructuur. Nu ben ik op zoek naar een fulltime baan en ik heb alleen maar positieve verhalen gehoord over Smit Infra Solutions.
Ik zou graag de kans krijgen om te bespreken hoe mijn kennis en ervaring zouden kunnen bijdragen aan de realisatie van jullie mooie projecten. Ik hoor graag van u of dit mogelijk is.
Met vriendelijke groet,
Louise van Hamelen
Wat doe je bij een negatieve reactie?
Als de ontvanger op dit moment niet geïnteresseerd is, raak dan niet ontmoedigd. Bewaar hun contactgegevens en vraag of je in de toekomst opnieuw contact mag opnemen.
Belangrijkste inzichten
Een introductiebrief biedt je de kans om de interesse van een potentieel zakelijk contact te wekken, zonder dat je direct je levensverhaal hoeft te vertellen. Hoewel je misschien denkt dat het toevoegen van allerlei details nuttig kan zijn, is het belangrijk om je brief beknopt te houden. Wees professioneel en laat duidelijk weten wie je bent en waarom je contact opneemt. Geef daarnaast ook goed aan wat je van de ontvanger verwacht.
Ben je op banenjacht en wil je graag tot in je puntjes verzorgde sollicitatiedocumenten aanleveren? Maak dan gebruik van onze cv templates en sollicitatiebrief templates – daarmee maak je pas écht een goede eerste indruk.
