Sollicitatiegesprek via de telefoon - tips

Je cv ligt op de ja-stapel, maar je krijgt nog geen uitnodiging om op gesprek te komen. Het bedrijf kiest er namelijk voor om de overgebleven cv’s nog door een tweede voorselectie te halen. Via een telefonisch sollicitatiegesprek. 

Hoe gaat zo’n telefonisch sollicitatiegesprek in zijn werk en wat kun je verwachten? 

Met de tips in dit blogartikel kun je je voorbereiden op een sollicitatiegesprek via de telefoon. Deze onderwerpen komen voorbij:

• Waarom een sollicitatiegesprek via de telefoon?
• Waar moet je op letten bij een sollicitatiegesprek via de telefoon?
• Een telefonisch sollicitatiegesprek inhoudelijk voorbereiden
• Checklist: telefonisch sollicitatiegesprek praktisch voorbereiden – praktische tips

Waarom een sollicitatiegesprek via de telefoon?

Bij steeds meer organisaties is een sollicitatiegesprek per telefoon een vaste stap in het wervingsproces. Meestal doet de HR-afdeling zo’n eerste telefonische screening. Het is een tijd- en energiebesparende manier om snel een beeld te krijgen van een kandidaat. Een eerste indruk, die ervoor zorgt dat het cv definitief op de ja-stapel belandt of juist niet. 

De selecteur kan snel de persoonlijkheid, motivatie en aansluiting op de functievereisten toetsen. Wanneer dat een positief beeld oplevert, volgt vaak een face-to-face sollicitatiegesprek op kantoor of een online sollicitatiegesprek via Teams, Zoom, Skype of FaceTime. 

Vaak is een sollicitatiegesprek via de telefoon een eerste verkenning. Een extra tussenstap die het aantal fysieke gesprekken in de eerste selectieronde wat kan terugbrengen omdat alleen de best passende kandidaten aan tafel komen. 

Soms is een telefonisch interview juist de beslissende stap in het selectieproces. Bijvoorbeeld voor banen waarbij telefoneren de hoofdtaak is. Denk aan telemarketeers, call center medewerkers, receptionistes of accountmanagers. Voor dit soort beroepen is een sollicitatiegesprek per telefoon dé manier om te toetsen hoe overtuigend, vriendelijk en duidelijk iemand is een telefoongesprek en dat is een goede voorspeller voor hoe toekomstig telefonisch contact met klanten zal verlopen.

Waar moet je op letten bij een sollicitatiegesprek via de telefoon?

De HR-manager of recruiter kan jou niet zien tijdens een telefonisch interview. De indruk die je maakt, zal dus vooral gebaseerd zijn op wat je zegt (inhoud), hoe je het zegt (spreektempo, intonatie, uitspraak) en in hoeverre het gesprek prettig verloopt (praktische zaken).

Hieronder vertel ik je meer over de inhoudelijke en praktische aandachtspunten, maar eerst duiken we in het fenomeen Hoe Kom Je Over Aan De Telefoon.

Hier moet je op letten bij een telefonisch selectiegesprek:

Wennen aan je stem

Mensen hebben een paar tellen nodig om te wennen aan een nieuwe stem. Zo los je dat op: 

• laat de telefoon twee keer overgaan,
• neem op en zeg in een rustig spreektempo een begroeting en
• noem daarna je voor- en achternaam.

In mijn geval: “Goedemorgen, met Marlijn van der Bok.”

Met deze truc vang je 3 vliegen in 1 klap: 

1. je geeft de selecteur de tijd om aan je stem te wennen wanneer je de begroeting uitspreekt,
2. de selecteur hoort de juiste uitspraak van je naam én
3. je neemt professioneel de telefoon aan.

Lichaamstaal

Hoewel je elkaar niet ziet in een telefoongesprek, is het slim om toch op je houding, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal te letten. Dat klinkt namelijk allemaal door in je stem. 

Wanneer je onderuitgezakt zit met je armen en benen over elkaar in een gesloten houding, zal je minder enthousiast en energiek klinken. Rechtop zitten dus. Of staan. Ook een glimlach op je gezicht doet wonderen, je stem klinkt meteen een stuk vriendelijker en helderder. 

Spreektempo

De meeste mensen gaan sneller praten als ze nerveus zijn. Als je merkt dat je aan het ratelen bent, pauzeer dan even en haal diep adem zodat je weer naar een buikademhaling gaat. Dat zorgt meestal al voor een wat rustiger spreektempo.

Werkt dat niet? Ga dan staan, ijsbeer een beetje en kijk naar buiten tijdens het praten. Dat haalt het tempo vaak ook wat omlaag.

Aandacht en geluiden

Houd je aandacht bij het gesprek. De selecteur zal het namelijk snel doorhebben als je tijdens het praten afgeleid bent. Hij kan je dan wel niet zien, maar we weten allemaal hoe iemand klinkt die maar half luistert. 

Ook eten en drinken valt daaronder. Het is hoorbaar wanneer iemand kauwgom kauwt, zojuist een hap brood wegslikte of tussendoor een slok thee neemt. Niet doen dus, behalve als je echt een slokje water nodig hebt om een hoestbui te voorkomen. 

Een telefonisch sollicitatiegesprek inhoudelijk voorbereiden

Een telefonisch sollicitatiegesprek inhoudelijk voorbereiden gaat hetzelfde als een face-to-face gesprek voorbereiden. Doorloop dit stappenplan en je bent er helemaal klaar voor:

1. Verdiep je in het bedrijf
   Bekijk de website zodat je weet welke producten en/of diensten ze aanbieden, hoe groot ze zijn en je een beeld hebt van de missie, visie en bedrijfscultuur.
    
2. Verdiep je in de functie
   Wat zijn de belangrijkste taken en welke eisen stellen ze aan je kennis, vaardigheden en ervaring? In hoeverre match jij op die functie-eisen en met welke voorbeelden kan je jouw geschiktheid onderstrepen?
    
3. Verdiep je in jezelf 
   Wat voor een persoon ben jij? Werk je graag zelfstandig of in een team, ben je introvert of extravert en kun je goed met veranderingen omgaan? Wat zijn je zwakke en sterke punten? Zelfkennis helpt je met het beantwoorden van vragen die de recruiter stelt om te toetsen wat voor een collega jij bent. 
    
4. Bereid een korte pitch voor 
   Met een pakkend verhaal over jezelf scoor je punten. Gebruik je profielschets als inspiratie en sla een brug naar de functie wanneer je in je elevator pitch over je ambities vertelt.
    
5. Bereid antwoorden op sollicitatievragen voor  
   Bekijk lijsten met sollicitatievragen en probeer ze hardop te beantwoorden. Op CVster.nl vind je volop blogs om je voor te bereiden op het gesprek. Bijvoorbeeld een blog met sollicitatievragen die vaak gesteld worden en een blog over hoe je je kunt voorbereiden op onverwachte sollicitatievragen.
    
6. Bedenk vragen die jij aan de selecteur wilt stellen 
   Daarmee laat je zien dat je je goed hebt voorbereid. Voorbeeldvragen zijn: 
   - Hoe is de vacature ontstaan? 
   - Welk knelpunt in de organisatie kan ik straks helpen oplossen?
   - Welke vaardigheid is het allerbelangrijkste voor deze rol? 
   - Hoe ziet de sollicitatieprocedure er verder uit?
    
7. Zorg dat je weet wat je wilt verdienen 
   Het kan zijn dat in het telefonische sollicitatiegesprek je salarisindicatie ter sprake komt. Immers, als dat duizenden euro’s uit elkaar ligt, heeft een vervolggesprek weinig zin. Zorg ervoor dat je voor jezelf duidelijk hebt wat je per maand zou willen verdienen.
    
8. Check je huidige contract
   Kijk even na wat je huidige arbeidsvoorwaarden zijn en aan welke opzegtermijn je gebonden bent.

Checklist: telefonisch sollicitatiegesprek voorbereiden – praktische tips

Voor een sollicitatiegesprek via de telefoon hoef je niet na te denken over reistijden, OV-aansluitingen, de route en je kledingkeuze. Toch is het goed om ook voor een telefonisch sollicitatiegesprek je voorbereiding op orde te hebben. Een checklist:

• Zorg voor een volledig opgeladen telefoon.
• Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt door andere inkomende telefoontjes en meldingen.
• Zoek een rustige plek zonder hinderlijke omgevingsgeluiden waar je comfortabel en ongestoord kan bellen.
• Informeer de mensen om je heen dat je even niet gestoord kan worden en houd eventuele huisdieren buiten gehoorsafstand.
• Lees je cv, de functiebeschrijving, je aantekeningen en je eigen vragenlijstje door en houd ze bij de hand.
• Oefen je elevator pitch nog een keer hardop.
• Houd een glas water bij de hand.

Het telefonische sollicitatiegesprek afsluiten 

Een telefonisch sollicitatiegesprek sluit je af zoals je dat ook bij een face-to-face sollicitatiegesprek zou doen. Bedank de selecteur voor zijn tijd en het plezierige gesprek. Benoem dat je het leuk vond om via een telefonische kennismaking meer over het bedrijf en de vacature te weten te komen, en geef aan dat je nu nog enthousiaster bent over de baan en benieuwd bent naar het vervolg. 

Was het geen leuk gesprek en zie je het helemaal niet meer zitten om voor het bedrijf te werken? Dan kan je dat ook meteen aangeven. Bedank voor de tijd en alle informatie en geef aan dat je ervaart dat de rol toch minder goed bij jou past dan je dacht. Dan weet je allebei waar je staat in het wervingsproces en ontstaan er geen valse verwachtingen. 

Door naar de 2e ronde?

Je cv en sollicitatiebrief hebben tot een telefonische kennismaking geleid. En nu ben je door naar de 2e ronde. Hoe bereid je je voor op zo'n tweede sollicitatiegesprek? Ook daar schreven we een blog - tweede sollicitatiegesprek voorbereiden - over zodat je je goed beslagen ten ijs komt. Succes met solliciteren!