Terugtrekken uit een sollicitatieprocedure - zo doe je dat

Jezelf terugtrekken uit een sollicitatie, hoe doe je dat? Het is geen alledaagse situatie: je hebt je cv en sollicitatiebrief opgestuurd en wellicht ook al een sollicitatiegesprek gevoerd. En dan wil je stoppen met de sollicitatieprocedure. Hoe pak je dat professioneel aan en hoe zeg je nee tegen een baan waarop je hebt gesolliciteerd? 

Redenen om je sollicitatie terug te trekken

Er kunnen allerlei redenen zijn waarom je niet langer in aanmerking wilt komen voor de baan:

• Je privésituatie is plotseling veranderd of gaat in de nabije toekomst veranderen.
• Je had meerdere sollicitaties lopen en kan bij een ander bedrijf aan de slag.
• Je bent op gesprek geweest en weet nu dat de functie en/of bedrijfscultuur niet bij je passen.

Een sollicitatie terugtrekken, kan dat?

Wat jouw reden ook is, het roept de vraag op of je nog terug kunt krabbelen en je sollicitatie kan intrekken. Gelukkig kan dat gewoon. Het is niet het leukste taakje, maar je kan een sollicitatie terugtrekken. 

Hoeveel tijd en energie je steekt in het informeren van de selecteur zal afhangen van het moment waarop je besluit dat je de baan wilt afslaan.

Momenten waarop je je kan terugtrekken uit een sollicitatieprocedure

Er zijn namelijk meerdere momenten waarop je kunt besluiten een sollicitatieprocedure te beëindigen:

1. Na het versturen van je sollicitatie.
2. Na het ontvangen van de uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.
3. Tijdens het sollicitatiegesprek.
4. In de uren of dagen na het sollicitatiegesprek.
5. Op het moment dat je de baan concreet krijgt aangeboden.

De baan weigeren: zo pak je het aan

Per moment verschilt je aanpak. Hieronder lees je per situatie wat je kunt doen:

1. Na het versturen van je sollicitatie

Heb je na het versturen van je cv en sollicitatiebrief eigenlijk direct al spijt van je sollicitatie? Wanneer je nog niets van de organisatie hebt gehoord, zijn er twee opties:

1. Je laat per e-mail weten dat je je wilt terugtrekken uit de sollicitatieprocedure.
2. Je wacht af: wellicht ontvang je binnenkort een afwijzing op je sollicitatie en heeft het probleem zich op die manier opgelost.

De eerste optie is het beste. De organisatie stopt dan niet onnodig tijd in jouw sollicitatie en kan zich richten op serieuze kandidaten. 

2. Na het ontvangen van de uitnodiging voor een sollicitatiegesprek

Heb je al een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek ontvangen? Ook dan heb je twee opties:

1. Bel de organisatie en vertel dat je de uitnodiging afslaat + de korte versie van je reden daarvoor.
2. Stuur de organisatie een mail en leg kort uit waarom je je terugtrekt uit de sollicitatieprocedure.

De telefoon pakken en persoonlijk je sollicitatie terugtrekken is de meest elegante optie, maar alleen een e-mail sturen ‘mag’ ook nog in deze situatie. 

3. Tijdens het sollicitatiegesprek.

Je stelt tijdens het sollicitatiegesprek vast dat:

• je niet blij wordt van de functie of je toekomstige leidinggevende,
• het bedrijf niet bij je past,
• het salaris en de werktijden tegenvallen.

Dan kan je direct tijdens het gesprek melden dat je de baan wilt afslaan. Doe dit alleen als je helemaal zeker van je zaak bent.

Geef op een respectvolle manier aan waarom je de baan niet ziet zitten. Bedank de interviewer(s) voor de tijd en aandacht en wens hen succes bij het vinden van een geschikte medewerker voor de rol.

4. In de uren of dagen na het sollicitatiegesprek

Een sollicitatiegesprek vergt tijd van alle betrokkenen. Daarom is het niet netjes om je met een simpel mailtje, sms of whatsappje terug te trekken uit de sollicitatieprocedure. Pak de telefoon en laat persoonlijk weten dat je de baan aan je voorbij laat gaan. Doe dat kort, bondig en zo snel mogelijk nadat je besloten hebt de baan af te wijzen. Dan kan het bedrijf met andere kandidaten aan de slag.

Formuleer neutraal en positief waarom je je terugtrekt uit de sollicitatieprocedure, bedankt de interviewer voor het sollicitatiegesprek en wens ze succes met hun zoektocht naar een geschikte kandidaat.

Zeker als je een heel plezierig gesprek hebt gehad of zelfs al meerdere gesprekken hebt gevoerd, kun je ná het telefoongesprek nog een bedankmail sturen. 

5. Op het moment dat je de baan concreet krijgt aangeboden

Dit is het meest pijnlijke moment. Je hebt meerdere gesprekken gehad, salarisonderhandelingen gevoerd en misschien zelfs een assessment doorlopen. 

De enige juiste manier om voor het afslaan van een baanaanbod is in dat geval telefonisch en per mail. 

Eerst bel je de selecteur op en daarna stuur je nog een mail waarin je bedankt voor de tijd, aandacht en interesse. Neem de tijd voor het telefoongesprek en neem de moeite een goede bedankbrief te sturen waaruit je waardering blijkt. 

Het is niet voldoende om beleefd te zijn als je een baan weigert in dit stadium. Beleefdheid is namelijk de basis en wordt van je verwacht. In deze situatie moet je opschakelen en emotionele betrokkenheid tonen. De selecteur zag het zitten met jou, en nu trek je je terug. Zo'n afwijzing zorgt voor gevoelens van teleurstelling, schrik, ongeloof, boosheid etc. Probeer de gevoelens van de selecteur te valideren. Laat weten hoezeer je geïnteresseerd was in de functie en het bedrijf. Dat zal de gevoelens van afwijzing verzachten.

Vond je dit blog interessant? We hebben nog veel meer blogs voor je klaarstaan over solliciteren, cv’s en sollicitatiebrieven schrijven en je carrière.