Klantenservice sollicitatiebrief & motivatiebrief voorbeeld

Medewerkers van de klantenservice zijn de reddingslijn wanneer alledaagse dingen misgaan. Van kapotte producten tot vergeten wachtwoorden, de klantenservice lost onze problemen op en helpt ons weer op weg. Ondanks toenemende automatisering, blijven bedrijven dan ook zoeken naar menselijke vertegenwoordigers met uitstekende communicatieve vaardigheden die complexe kwesties kunnen oplossen en persoonlijke service bieden. Bovendien zijn banen in de klantenservice vaak een uitstekend startpunt voor carrières in bijvoorbeeld sales of marketing. Is dit iets voor jou? Dan is het tijd om een sollicitatiebrief te schrijven voor een functie op de afdeling klantenservice. 

Aanpasbaar voorbeeld sollicitatiebrief klantenservice

Secties van een klantenservice sollicitatiebrief

Effectieve sollicitatiebrieven hebben altijd dezelfde standaard opbouw. Zorg ervoor dat je je brief als volgt structureert: 

• Kopregel: Plaats je naam en contactgegevens bovenaan de brief. Voeg eventueel ook de exacte titel van de functie toe waarop je solliciteert, zoals ‘medewerker klantenservice’ of ‘helpdeskmedewerker’.
• Aanhef: Probeer de naam van de recruiter te achterhalen, zodat je de brief persoonlijk kunt richten. Vermijd algemene aanheffen zoals 'Geachte heer/mevrouw'.
• Introductie: Trek direct aandacht met een krachtige introductie waarin je kort laat zien wat je te bieden hebt en waarom je geschikt bent voor deze rol.
• Hoofdtekst: Leg uit hoe jouw opleiding en werkervaring perfect aansluiten bij de functie-eisen. Gebruik concrete voorbeelden om je geschiktheid te benadrukken en geef aan waarom je gemotiveerd bent.
• Afsluiting: Sluit af met een enthousiaste oproep om in gesprek te gaan, gevolgd door een beleefde groet.

Als medewerker van de klantenservice probeer je klanten zo snel en doeltreffend mogelijk te helpen door direct to-the-point te komen. Bij het schrijven van je sollicitatiebrief zou je diezelfde aanpak moeten hanteren. Streef ernaar om je verhaal in maximaal 400 woorden over te brengen en zorg dat alles op één A4’tje past. Op deze manier maak je een professionele indruk en blijft je boodschap helder.

Introductie van een klantenservice sollicitatiebrief

Om jezelf te onderscheiden van andere kandidaten is het belangrijk dat je begint met een pakkende anekdote, bijvoorbeeld over je werkervaring of persoonlijke eigenschappen die jouw sociale vaardigheden demonstreren. 

Bij banen in de klantenservice is het belangrijk om natuurlijk en benaderbaar te klinken, dus waarom zou je saaie clichés in je sollicitatiebrief stoppen die je in het echte leven nooit zou gebruiken? Juist die sprankelijke persoonlijkheid is wat jou de perfecte kandidaat maakt om klanten te woord te staan.

Hoofdtekst van je klantenservice sollicitatiebrief

De hoofdtekst vormt het hart van je sollicitatiebrief. Hier leg je uit waarom jij dé (wo)man for the job bent. Om dit overtuigende boodschap over te brengen, kun je dit gedeelte het beste opsplitsen in twee subsecties:

• Geschiktheid voor de functie: Hier leg je uit hoe je vaardigheden, werkervaring en opleidingsachtergrond je hebben voorbereid op de functie
• Afstemming op de organisatie: Hier personaliseer je je sollicitatiebrief door uit te leggen wat je motivatie is om bij juist deze werkgever te solliciteren.

Eerste alinea(’s) van de hoofdtekst: je geschiktheid voor de functie (vaardigheden en ervaring)

In dit gedeelte van je sollicitatiebrief leg je uit waarom jij geschikt bent voor een rol in de klantenservice. Gebruik deze ruimte om je unieke vaardigheden, ervaring en motivatie te benadrukken. Hier zijn enkele belangrijke punten die je kunt opnemen:

• Opleidingsachtergrond: Heb je bijvoorbeeld een opleiding afgerond waarin klantgerichtheid centraal stond? Of heb je trainingen gevolgd op het gebied van communicatie of conflicthantering? Laat zien hoe deze je hebben voorbereid op een rol waarin klanttevredenheid voorop staat.
• Werkervaring: Je praktijkervaring zegt veel over wat je te bieden hebt. Beschrijf hoe eerdere banen je hebben klaargestoomd voor de functie. Misschien heb je ervaring met het behandelen van uiteenlopende klantvragen, het managen van moeilijke gesprekken of het vinden van snelle oplossingen. Geef met behulp van de STARR-methode concrete voorbeelden van hoe jij klanten hebt geholpen en hoe je een verschil hebt gemaakt.
• Communicatievaardigheden: Communiceren is de kerntaak van iedere medewerker in de klantenservice. Gebruik je brief daarom om te laten zien dat je beschikt over vaardigheden zoals actief luisteren, empathisch communiceren en het helder overbrengen van informatie.
• Probleemoplossend vermogen: In de klantenservice word je vaak geconfronteerd met uitdagingen en onverwachte situaties. Laat zien hoe je met creativiteit en logica problemen hebt opgelost, bijvoorbeeld door een klant snel te helpen bij een complexe vraag of een passende oplossing te vinden voor een lastige klacht.

Tweede alinea(’s) van de hoofdtekst: afstemming op de organisatie

Houd er rekening mee dat er meerdere geschikte sollicitanten zullen reageren op de vacature. De beste manier om je van hen te onderscheiden is door aan te geven wat je motivatie is om te solliciteren. Afhankelijk van je persoonlijke drijfveren, kun je bijvoorbeeld volgende redenen opgeven:

• Functieomschrijving sluit perfect aan: Als je professionele en interpersoonlijke vaardigheden precies passen bij de functieomschrijving, is dat een goede reden om te solliciteren. Heb je bijvoorbeeld een achtergrond in ICT, dan is het logisch dat een functie als medewerker technische ondersteuning bij dit leuke softwarebedrijf je aanspreekt.
• Focus op persoonlijke groei en ontwikkeling: Als de organisatie waarbij je solliciteert veel ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden biedt, kan dat een belangrijke reden zijn om voor die specifieke werkgever aan de slag te willen. Geef aan dat je in deze functie een kans ziet om jezelf verder te ontwikkelen. Dat komt niet alleen ambitieus over, maar geeft recruiters ook het idee dat je je voor langere tijd wil binden en dus een loyaal teamlid zal worden.
• Aantrekkingskracht tot de bedrijfscultuur: Leg uit hoe de werksfeer of cultuur binnen het bedrijf jou aanspreekt. Misschien waardeer je hun hechte teamstructuur, open communicatiestijl of sterke focus op samenwerking en innovatie.

Recruiters herkennen meteen wanneer iemand een standaardbrief gebruikt waarbij alleen de aanhef wordt aangepast. Hoewel het naar meerdere werkgevers rondsturen van een standaardbrief misschien gemakkelijk lijkt, verkleint het juist je kansen om aangenomen te worden. Zorg er dus voor dat elke sollicitatiebrief specifiek is afgestemd op de specifieke werkgever.

Afsluiting van je klantenservice sollicitatiebrief

In de afsluitende alinea van je sollicitatiebrief is het belangrijk om nog één keer je enthousiasme over het verlenen van klantenservice te benadrukken en kort samen te vatten waarom je de juiste kandidaat bent. Sluit af met een positieve en uitnodigende call to action waarin je aangeeft dat je graag de gelegenheid krijgt om je motivatie in een gesprek verder toe te lichten. Houd de toon professioneel en beleefd, maar laat duidelijk merken dat je uitkijkt naar een reactie.

Eindig met een formele afsluiting, zoals ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’. Laat vervolgens een lege regel open en vermeld je volledige naam.

Belangrijkste punten

Uitstekende communicatieve vaardigheden en probleemoplossend vermogen zijn essentiële eigenschappen voor iedere professional die met klanten communiceert. Het schrijven van een sterke sollicitatiebrief is dan ook cruciaal als je een baan in de klantenservice wil bemachtigen. Zorg ervoor dat je de brief op de juiste manier structureert en dat je duidelijk maakt hoe je opleiding, werkervaring, prestaties en interpersoonlijke vaardigheden je hebben klaargestoomd voor deze functie. Maak daarnaast een terugkoppeling naar de organisatie. Door je brief specifiek af te stemmen op de functie en werkgever, maak je namelijk een positieve indruk die je onderscheidt van andere kandidaten.

Op cvster.nl vind je een professionele sollicitatiebrief tool die het schrijf- en ontwerpproces aanzienlijk vereenvoudigt. Onze templates helpen niet alleen bij het creëren van een overzichtelijk en aantrekkelijk ogend document, maar zorgen er ook voor dat je kwalificaties optimaal worden gepresenteerd. Zo vergroot je je kansen om op te vallen bij recruiters en die nieuwe leuke baan binnen te slepen. Veel succes!