Ben je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek voor de functie van medewerker klantenservice? Gefeliciteerd! Voor de eerste test ben je dus al geslaagd: je hebt een goede sollicitatiebrief met een geweldig cv ingestuurd. Met je kwalificaties en je communicatieve vaardigheden zit het blijkbaar wel goed!
Moet je oefenen met veelvoorkomende vragen en antwoorden? Ja, natuurlijk. Maar dat is niet je eerste stap. Wat dan wel? Kijk eerst nog eens goed naar de functiebeschrijving. Beantwoord vervolgens de volgende vragen:
Vervolgens ga je onderzoek doen naar de producten en diensten die het bedrijf levert. Als je de baan straks krijgt, zul je hier alles over moeten leren. Dus is het een goed idee om nu alvast de nodige kennis te kunnen showen. Verdiep je ook in de cultuur van het bedrijf. Als jouw potentiële nieuwe werkgever graag met teamplayers werkt, bedenk dan hoe je tijdens je gesprek kunt laten zien dat jij een goede teamplayer bent.
Het is belangrijk om van tevoren na te denken over welke vragen er tijdens je sollicitatiegesprek zoal gesteld kunnen worden. Je wilt natuurlijk niet met je mond vol tanden komen te staan. Integendeel, je wilt jezelf laten zien als iemand die snel kan schakelen. Denk dus van tevoren na over je antwoorden op mogelijke vragen. Maar vergeet ook niet dat je nog altijd verrast kunt worden door een vraag. En dat geeft niks. Het is helemaal niet erg om even na te denken voordat je antwoord geeft. Sterker nog, soms kan dit juist een heel goede indruk maken. Eerst nadenken en dan pas praten is een stap in de richting van goede klantenservice.
Een bedrijf dat goede klantenservicemedewerkers zoekt, zal het sollicitatieproces heel serieus nemen. Tijdens een sollicitatiegesprek wordt immers duidelijk hoe goed jij kunt communiceren en onder druk kunt werken.
Tijdens je sollicitatiegesprek kun je niet alleen vragen verwachten over je werkervaring en loopbaandoelen, maar ook over je gedrag. Je gesprekspartner zal willen weten hoe jij je als medewerker klantenservice zult gedragen in gewone en lastige situaties. Misschien is het een goed idee om iemand te vragen een paar situaties met je na te spelen en te oefenen met snel reageren.
Je potentiële werkgever zou je waarschijnlijk het allerliefste beoordelen door een paar echte klanten op je af te sturen. Maar zo'n praktijktest maakt meestal geen deel uit van de sollicitatieprocedure. Hij of zij moet dus genoegen nemen met een gesprek over jouw ervaring op het gebied van klantenservice.
In je antwoorden moet je aantonen dat je aan de behoeften van je werkgever kunt en wilt voldoen. Je moet laten zien dat je in staat bent te luisteren naar complexe kwesties, te achterhalen waar frustraties vandaan komen, je in te leven in de gevoelens van anderen en geschikte oplossingen te vinden. Elk klantprobleem, en elk proces van het oplossen ervan, is uniek. Flexibiliteit is dan ook het sleutelwoord. Niets is vervelender dan een klantenservicemedewerker die stug vasthoudt aan zijn of haar script en niet in staat is om in te gaan op de nuances van de individuele situatie. De klant op de eerste plaats zetten betekent dat je begrijpt dat elk geval een unieke aanpak vereist.
Een ding moet je vooral niet vergeten: jouw sollicitatiegesprek draait niet alleen om jou. Werkgevers zijn altijd onder de indruk als een sollicitant goed luistert en zelf ook vragen stelt over de functie en het bedrijf. Wees dus nieuwsgierig! Vriendelijkheid en wederkerigheid zijn enorm belangrijk, vooral tijdens sollicitatiegesprekken voor de functie van medewerker klantenservice. De meeste werkgevers zijn op zoek naar mensen die heel goed kunnen luisteren, goed in staat zijn te focussen, empathisch zijn en zelfvertrouwen hebben. Ze zoeken naar iemand die goed kan communiceren. En communicatie is tweerichtingsverkeer. Zorg dus dat je niet alleen antwoord geeft maar zelf ook vragen stelt. Neem de tijd om interesse in en betrokkenheid bij het bedrijf te tonen.