Wil je ontslag nemen? Dan heb je een goede ontslagbrief nodig. Wat staat er in een ontslagbrief? En moet in je brief staan waarom je ontslag neemt? Ontslag nemen kan immers een plezierige aanleiding hebben, maar ook het resultaat zijn van een frustrerende periode vol gedoe met je leidinggevende.
Wat jouw reden om ontslag te nemen ook is: je moet een doordachte en professionele ontslagbrief schrijven. Eentje waarmee je elegant en zakelijk je arbeidsrelatie verbreekt, zonder schepen te verbranden of kwaad bloed te zetten.
Lees in dit blogartikel hoe je een professionele ontslagbrief hoort te schrijven en gebruik onze gratis voorbeeld ontslagbrieven.
Goed, je wilt dus ontslag nemen. Maar wat moet er in je ontslagbrief staan en wat juist niet? Voor elke ontslagsituatie hebben we tips en aandachtspunten op een rij gezet. Ook vind je voor verschillende situaties een voorbeeld ontslagbrief. Overigens, daar waar je ontslagbrief leest, mag je ook ontslag e-mail lezen.
We beginnen met een korte checklist ontslagbrief schrijven. Dan kunnen lezers die vandaag nog ontslag willen nemen meteen aan de slag met het schrijven van hun ontslagbrief.
Wat moet er in je ontslagbrief staan? Dit zijn de essentiële en optionele punten:
Verderop in dit artikel laten we zien welke informatie je in welke alinea opneemt en uiteraard geven we voor vele ontslagsituaties een voorbeeld ontslagbrief die je als werknemer kunt gebruiken.
In deze handleiding laten we zien hoe je een goede ontslagbrief kunt schrijven in verschillende situaties. Wat de aanleiding voor je opzegging ook is, bepaalde zaken moeten sowieso in je brief staan. We geven je voorbeelden van een ontslagbrief die je eenvoudig kunt gebruiken en aanpassen voor jouw situatie. Zo sluit je de zaken positief en netjes af.
Na het lezen van deze gids en het bekijken van de gratis voorbeelden kent het schrijven van een goede ontslagbrief geen geheimen meer voor jou. Je kent de opbouw en vaste onderdelen van een ontslagbrief, hebt volop voorbeelden gezien en hebt een sjabloon in handen dat je kunt gebruiken voor je eigen ontslagbrief.
Voordat we gedetailleerd ingaan op de opbouw van een ontslagbrief, laten we je eerst een voorbeeld ontslagbrief zien:
Beste heer Van den Berg,
Gisteren heb ik u verteld dat ik een nieuwe baan heb gevonden. Dichter bij huis, waardoor ik meer tijd met mijn jonge gezin kan doorbrengen. Daarom beëindig ik met deze brief onze arbeidsovereenkomst. Conform de opzegtermijn in mijn arbeidsovereenkomst is 31 maart 2023 mijn laatste werkdag.
Ik heb genoten van mijn rol als secretaresse en ben dankbaar voor de kansen die op mijn pad zijn gekomen, evenals voor uw professionele begeleiding en ondersteuning.
Tijdens mijn opzegtermijn zal ik mij met veel plezier blijven inzetten en mijn opvolger inwerken. Ik vertrouw erop dat u openstaat voor het geven van een positieve referentie als mijn toekomstige werkgevers daarom vragen.
Ik ontvang graag een bevestiging van mijn ontslag.
Met vriendelijke groet,
Janiek de Veer
Een foutloze aanhef schrijven:
- Een naam begint met een hoofdletter.
- Staan in de aanhef geen voornamen of voorletters? Begin dan direct na ‘mevrouw’ of ‘heer’ met een hoofdletter.
- Is er een tussenvoegsel? Dan krijgt die een hoofdletter. Dus: ‘geachte heer Van den Berg’, ‘geachte heer De Vries’.
Meer weten? Lees ons blog over een goede aanhef schrijven.
Wil je zelf in Word een ontslagbrief schrijven, gebruik dan onderstaand sjabloon. Deze template kun je kopiëren, plakken en vervolgens aanvullen met je eigen gegevens. Ga daarvoor met je muisaanwijzer op de tekst staan, klik op ‘kopiëren naar klembord’, open vervolgens een nieuw document in Microsoft Word of een andere teksteditor en plak de tekst erin.
[Jouw naam]
[Jouw adresgegevens]
[Jouw telefoonnummer]
[Jouw privé e-mailadres]
[Bedrijfsnaam]
[Naam afdeling, departement of dienst]
[Naam leidinggevende]
[Postadres]
Datum: [datum van vandaag]
Onderwerp: ontslagbrief
Beste [naam leidinggevende]:
Hierbij laat ik u weten dat ik ontslag neem uit mijn functie van [jouw functietitel] bij [naam van het bedrijf]. Mijn laatste werkdag is [dag – maand - jaar], conform de opzegtermijn in mijn arbeidsovereenkomst. Graag ontvang ik een ontvangstbevestiging van mijn ontslagbrief.
Hoewel ik al [XX] jaar met veel plezier bij [naam van het bedrijf] werk, vertrek ik vanwege [reden voor vertrek].
In de periode bij [naam van het bedrijf] heb ik veel geleerd en ik heb vriendschappen gesloten met mijn fantastische collega’s waar ik altijd goed en plezierig mee heb samengewerkt.
Uiteraard werk ik graag mijn opvolger in, mocht u een nieuwe [jouw functietitel] vinden voor mijn vertrek. Heel erg bedankt voor de gouden kans om bij [naam van het bedrijf] te werken.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Dit zijn de basiselementen van een ontslagbrief of opzegbrief:
Volg een zakelijke briefindeling bij het schrijven van je ontslagbrief - net alsof je een begeleidende brief schrijft op zoek naar een nieuwe baan. Gebruik een aantrekkelijke koptekst met je persoonlijke contactgegevens. Vermeld de naam, het bedrijf en het adres van de ontvanger en de datum.
De opmaak van je ontslagbrief:
Gebruik een gemakkelijk te lezen lettertype in een leesbare lettergrootte, maximaal 12 punten en niet kleiner dan 10 punten groot.
Tekst moet links worden uitgelijnd en niet marge-tot-marge worden uitgevuld.
Alinea's mogen niet inspringen en er moet een witregel tussen staan. Voeg links, rechts, boven en onder een marge van minimaal 2,5 cm toe.
Omdat een ontslagbrief doorgaans kort is, is het mogelijk dat de onderste helft van je pagina leeg is. Als dit het geval is, kun je grotere marges kiezen of een beetje meer witruimte tussen elementen op de pagina toevoegen. Vooral in het bovenste deel bij de contactgegevens, onderwerp, datum en aanhef heb je ruimte om te spelen met extra witregels. Streef naar een ontslagbrief die visueel in balans is.
Hieronder analyseren we de volgende onderdelen van de ontslagbrief:
De koptekst bovenaan de ontslagbrief is eigenlijk hetzelfde als een briefhoofd. Het moet jouw gegevens (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) bevatten.
Misschien heb je al een koptekst voorbereid voor cv's of begeleidende brieven die je hebt gebruikt bij het zoeken naar werk? Het doel is hetzelfde: de ontvanger moet weten hoe hij contact met je kan opnemen.
Gebruik je persoonlijke (privé) telefoonnummer en e-mailadres. Want je werktelefoonnummer en het e-mailadres van je werk worden binnenkort uitgeschakeld. Wellicht moet of wil je werkgever in de toekomst contact met je opnemen, daarom is het belangrijk dat je in je ontslagbrief contactgegevens noteert waarmee je nog jaren bereikbaar bent.
Typ in onder de kop van de ontslagbrief de gegevens van de ontvanger. Dat zal in de meeste gevallen je leidinggevende zijn. Typ onder elkaar de bedrijfsnaam, de afdeling, de naam van je leidinggevende en het postadres van het bedrijf. Alsof je een envelop adresseert. Zet eventueel ook het e-mailadres en telefoonnummer van de ontvanger erbij.
Voeg onder de naam en het adres van de ontvanger een witregel toe en noteer de datum van vandaag - of de datum waarop je de brief gaat bezorgen of verzenden.
Formele ontslagbrieven vragen om de traditionele aanhef: "Geachte heer" of "Geachte mevrouw", gevolgd door de achternaam van de ontvanger.
Is het bedrijf zo informeel dat de aanhef “Geachte mevrouw” tot een collectieve slappe lach leidt, gebruik dan de voornaam van je leidinggevende en vervang “Geachte” door “Beste”.
Zit je bedrijf er een beetje tussenin, ga dan voor deze variant: “Geachte heer Van den Berg, beste Herman” of deze: “Beste meneer Van den Berg”.
De eerste alinea van je ontslagbrief kan zeer beknopt zijn zonder dat het onbeleefd is: je verlaat X-positie bij Y-bedrijf met ingang van Z-datum.
Met andere woorden, je hoeft het nieuws niet te verstoppen in wollige zinnen. Maar misschien wil je het wel wat zachter maken met een paar vriendelijke woorden.
Onderstaande voorbeeld ontslagbrief laat een goed voorbeeld zien van de eerste alinea van een ontslagbrief:
Beste Herman,
Na acht mooie jaren bij dit uitstekende bedrijf, moet ik u helaas mededelen dat ik mijn baan als elektrotechnisch ingenieur bij DKT opzeg. Mijn laatste werkdag is vrijdag 28 april 2023.
Let op: het is niet nodig om spijt te betuigen of het bedrijf de hemel in te prijzen. Maar vind je het lastig om op te zeggen, dan zijn dat manieren om de klap wat te verzachten. Zeker als je verwacht dat je baas even flink baalt van je ontslag. Jij kent jouw situatie (en je baas) als geen ander. Als je op een goede manier wilt vertrekken, is het de moeite waard om na te denken over hoe je jouw ontslag het beste kunt indienen.
Het is handig om specifiek je laatste werkdag te benoemen. Dan is het voor iedereen duidelijk wanneer je de deur definitief achter je dichttrekt (en wanneer ze een afscheidsborrel voor je moeten organiseren!)
Er zijn voorbeelden van ontslagbrieven waarin de brief maar één alinea telt. Wij zijn geen voorstander van een ultra korte ontslagbrief.
Voeg een tweede alinea toe aan je ontslagbrief en spreek daarin je dank uit voor de plezierige tijd bij het bedrijf. Zeker als je er lang hebt gewerkt is dat wel op zijn plaats. Misschien wil je aangeven hoeveel je hebt geleerd, hoe leuk het was om er te werken of hoezeer je je baan en collega’s zult gaan missen.
Voorbeeld van een tweede alinea van een ontslagbrief bij een goede verstandhouding:
In veel opzichten is dit de beste baan van mijn leven geweest, en ik ben zo dankbaar dat je me in dienst nam in een tijd dat ik nog maar weinig ervaring had op dit gebied. Ik zal nooit vergeten hoe leuk het was om met zulke geweldige collega's in een creatieve setting te werken.
Je kunt de tweede alinea ook gebruiken om toe te lichten waarom je je baan wilt opzeggen. Het is overigens niet verplicht te vertellen waarom je je ontslag wilt indienen. De toelichting op je ontslag kan er als volgt uitzien in de tweede alinea:
Na 4 plezierige en leerzame jaren bij Berko BV, is het tijd mijn vleugels uit te slaan. Bij Swinkels kan ik mijn leidinggevende vaardigheden in te zetten in een internationale setting in een multi-disciplinair team. Dat is een mooie kans om verder te groeien en meer van de wereld te zien.
Het is natuurlijk ook mogelijk dat je vertrekt omdat je het bedrijf vreselijk vindt, het werk waardeloos is en je een hekel aan hebt aan het merendeel van je collega’s. Als dat zo is, weet je baas waarschijnlijk al hoe je je echt voelt. De beerput opentrekken is geen goed idee, zaken mooier voordoen dan ze zijn echter ook niet. Maar probeer wel de arbeidsrelatie positief te beëindigen.
Hier is een voorbeeld van een positieve opmerking die je in de tweede alinea van je ontslagbrief kunt opnemen. Zo kun je ondanks een slechts verstandhouding toch op een professionele manier de deur achter je dichttrekken.
Bedankt voor de kans om bij Neweco te werken. Ik wens het bedrijf en mijn hardwerkende collega's het allerbeste.
Misschien wil je meer dan drie alinea’s in je ontslagbrief schrijven. Bijvoorbeeld omdat je uitgebreid wilt benadrukken dat je een heel leuke tijd vol interessante ervaringen bij het bedrijf hebt gehad. Maar een ontslagbrief mag niet langer zijn dan één pagina.
Daarom is wat ons betreft de derde alinea ook meteen de laatst alinea. In dit laatste deel van je ontslagbrief bied je aan te helpen om de impact van je vertrek te verzachten. Bijvoorbeeld door nog een handleiding of werkprocedure te schrijven, je opvolger in te werken of iets anders dat past bij jouw specifieke situatie.
Onderstaand voorbeeld laat zien hoe de slotalinea van je ontslagbrief eruit kan zien:
Uiteraard draag ik mijn taken zorgvuldig over aan mijn collega’s en wellicht kan ik zelfs nog mijn vervanger inwerken. Ik wil graag helpen met een soepele overgang. Daar hoort ook bij dat je contact met me kunt opnemen, mochten er in de toekomst nog vragen zijn over het werk. Nogmaals veel dank voor acht geweldige jaren bij Goossens.
Sluit je ontslagbrief af met ‘Met vriendelijke groet' of 'Hartelijke groet' en typ je naam eronder. Kies je voor een papieren versie van je ontslagbrief, onderteken hem dan. Zet je handtekening in de witruimte tussen de afsluiting en je getypte naam.
Je weet nu hoe een eenvoudige ontslagbrief eruitziet. Maar je wilt je brief natuurlijk afstemmen op jouw specifieke situatie. De omstandigheid van je ontslag bepaalt mede de inhoud van je opzeggingsbrief. We noemen hieronder 9 soorten ontslagbrieven en geven je volop voorbeelden.
9 categorieën ontslagbrieven
Laten we deze 9 soorten ontslagbrieven hieronder opsplitsen en analyseren, samen met aantal passende voorbeelden van dergelijke opzegbrieven.
Ontslagbrieven houd je over het algemeen eenvoudig en to the point. Het is niet nodig om gedetailleerd uit te weiden over de redenen voor je vertrek, om je baas uitvoerig te bedanken voor alle kansen die je gekregen hebt of nog eens terug te blikken op je lange carrière bij het bedrijf.
Dinsdag 16 maart 2021
Beste heer Van den Berg,
Hierbij laat ik je weten dat ik ontslag neem uit mijn functie van recruiter. Mijn laatste werkdag is woensdag 16 juni 2021, conform de opzegtermijn in mijn arbeidsovereenkomst.
Het was geen eenvoudige beslissing. De afgelopen vijf jaar bij Hobsons waren inspirerend en ik ben dankbaar voor de groei die ik heb doorgemaakt. Ik waardeer je steun en je begrip.
Graag zorg ik voor een soepele transitie. Als ik op wat voor manier dan ook kan helpen, aarzel dan niet om het te vragen.
Ik wens jou en het team veel succes.
Met vriendelijke groet,
Twan Berendonck
Hieronder nog een voorbeeld van een eenvoudige ontslagbrief met een meer persoonlijke insteek:
Donderdag 13 maart 2023
Beste mevrouw Yilmaz,
De dag waar ik tegenop zag, is aangebroken. Zoals je weet verhuizen mijn vrouw en ik naar Groningen en ik heb daar onlangs een baan geaccepteerd. Daarom dien ik - met pijn in mijn hart - mijn ontslag in. De opzegtermijn en resterende vakantiedagen maken dat mijn laatste werkdag vrijdag 26 mei 2023 zal zijn.
Dankzij onze samenwerking heb ik op persoonlijk en professioneel vlak kunnen groeien. Ik heb veel geleerd van jouw leiderschapsstijl. Je stelt de behoeften van ons team altijd boven de behoeften van het bedrijf, dat heb ik altijd zeer gewaardeerd.
Ik zal er alles aan doen om mijn vertrek rimpelloos te laten verlopen en ben verheugd dat ik de kans krijg om mijn expertise door te geven aan mijn opvolger.
Ik hoop dat onze wegen elkaar in de toekomst weer zullen kruisen. Ik wens jou, het team en het bedrijf het allerbeste.
Hartelijke groet,
Janiek de Veer
Zoals gezegd ben je niemand een uitleg verschuldigd over de reden waarom je je ontslag wilt indienen. Een carrièreswitch, een prachtige kans bij een concurrerend bedrijf of een stapje terug omdat je ook nog mantelzorger bent: het is aan jou om daar wel of niet iets over te vertellen. Je hoeft zelfs je werkgever niet te bedanken voor je tijd in het bedrijf. Maar blijf wel altijd professioneel en vriendelijk.
Wil je een zeer beknopte ontslagbrief indienen, om welke reden dan ook, dan vind je hieronder een voorbeeldbrief van een korte, zakelijke ontslagbrief:
Geachte heer Compier,
Hierbij dien ik mijn ontslag in als calculator bij ComBouw. Donderdag 20 april 2023 zal mijn laatste werkdag zijn.
Met vriendelijke groet,
Petra Pescher
Misschien ben je goede vrienden met je baas en verlaat je het bedrijf in een positieve setting. Je zou dan in de verleiding kunnen komen een uitgebreide ontslagbrief vol dankuitingen te schrijven. Maar een ontslagbrief is niet de juiste plek om te informeel of spraakzaam te zijn. Als je herinneringen wilt ophalen aan de geweldige samenwerking, bewaar die gedachten dan voor een aparte afscheidsmail.
Dat geldt ook voor minder goede samenwerkingen. Zelfs als je je baas veracht en je het bedrijf verlaat met een lange lijst van klachten en verwijten, is een ontslagbrief niet de plek om ze te uiten. Laat het bedankje achterwege als je dat wilt, maar hanteer een professionele toon en gebruik deze brief strikt om het bedrijf te informeren dat je vertrekt. Onderstaande voorbeeldbrief laat zien hoe je professioneel je ontslag kunt indienen.
Woensdag 22 maart 2023
Geachte heer Van den Berg,
Ik wil u hierbij op de hoogte te stellen van mijn ontslag uit mijn rol als Office Assistant bij Hobsons. Ik heb een nieuwe baan dichter bij huis aangenomen, waardoor ik meer tijd met mijn jonge gezin kan doorbrengen. Mijn laatste werkdag is 17 mei 2023, conform de opzegtermijn in mijn arbeidsovereenkomst.
Ik heb genoten van mijn rol in het administratieve team en ben dankbaar voor de kansen die op mijn pad zijn gekomen, evenals voor uw professionele begeleiding en ondersteuning.
Tijdens mijn opzegtermijn zal ik mij vol blijven inzetten voor Hobsons - als u wilt dat ik specifieke taken extra aandacht geef dan hoor ik dat graag. Ik vertrouw erop dat u openstaat voor het geven van een positieve referentie als mijn toekomstige werkgevers daarom vragen.
Hartelijk dank voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
Bart de Graaff
Er is weinig verschil tussen een ‘formele ontslagbrief’ en elke andere ontslagbrief. Het is een formeel document dat contractuele en juridische implicaties kan hebben. Daarom moet je ontslagbrief formeel en professioneel van opzet, structuur en stijl zijn.
Wil je er zeker van zijn dat je ontslagbrief aan alle eisen voldoet, volg dan de standaardstructuur van een ontslagbrief: koptekst, aanhef, 1e alinea om je vertrek te melden, 2e alinea om een positief gevoel uit te drukken, 3e alinea om volgende of afrondende stappen te bespreken, ondertekening.
Verder is het verstandig je ontslagbrief nog eens extra te controleren op:
Je bent pas net begonnen in je baan en moet al ontslag nemen. Bijvoorbeeld omdat zich een gouden carrièrekans voordeed, er familie- of gezondheidsomstandigheden zijn ontstaan of je merkt dat het werk toch niet bij je past. Wat de aanleiding ook is, je ontslag indienen als je pas net uit de startblokken bent, is geen fijne klus.
Soms is de aanleiding van vertrek zo ingrijpend, dat je in gesprek moet met je werkgever om je ontslag toe te lichten. Bijvoorbeeld wanneer je dagelijks werk totaal afwijkt van wat is aangegeven in de vacaturetekst en besproken tijdens het sollicitatiegesprek. Of misschien blijkt je nieuwe werkplek een slangennest te zijn waar seksuele intimidatie, lichamelijk geweld of psychisch misbruik aan de orde van de dag zijn. Ga in dergelijke gevallen in gesprek met je werkgever zodat je kunt uitleggen waarom je ontslag wilt nemen terwijl je net gestart bent in je baan. Vervolgens kun je een zeer korte ontslagbrief schrijven met je opzegging en vertrekdatum erin.
Vertrek je om redenen buiten de schuld van de werkgever, dan zal je baas willen weten waarom je zo kort na aanvang al vertrekt. En een verontschuldiging is dan ook op zijn plaats. Het is niet vreemd dat je werkgever onaangenaam verrast is dat je van boord springt, net nadat je aan boord bent gekomen. Hij heeft tijd, geld en energie gestoken om jou te werven, selecteren en inwerken, en die investering verdampt als sneeuw voor de zon als je na enkele weken of maanden al je ontslag neemt.
Daarom is het zaak dat je je leidinggevende in een persoonlijk gesprek vertelt waarom je opzegt. Er is dan volop ruimte voor toelichting en het beantwoorden van vragen. Vervolgens bevestig je met een ontslagbrief dat je daadwerkelijk ontslag neemt zo kort na aanvang van je baan. Hoe je dat kunt doen, lees je in onderstaande voorbeeld ontslagbrief.
Geachte mevrouw Slothouwer,
Het spijt me u te moeten meedelen dat ik per direct mijn baan bij Timbohl moet opzeggen, vanwege de omstandigheden die we eerder vandaag persoonlijk hebben besproken.
Ik heb me vanaf de eerste dag zeer welkom gevoeld en mijn collega’s hebben mij warm ontvangen in het team. De inwerkperiode was leerzaam en smaakte naar meer. Ik had verwacht nog vele jaren voor u te werken en vind het uiterst spijtig dat deze onvoorziene persoonlijke omstandigheid dat verhindert.
Mijn excuses voor mijn plotselinge vertrek en heel erg bedankt voor het aanbieden van de prachtige kans bij Timbohl, die ik nu met grote spijt aan mij voorbij moet laten gaan.
Met vriendelijke groet,
Nadir Ibrahimi
Soms vragen de omstandigheden om een korte ontslagbrief. Een brief zonder uitingen van dankbaarheid, spijt, redenen om te vertrekken of andere aardigheden.
Je kunt een korte ontslagbrief sturen als je baas al goed op de hoogte is van de redenen waarom je ontslag neemt. Je hebt hem er al uitgebreid over gesproken en een lange brief voegt daarom niets toe. In dat geval stuur je een korte ontslagbrief, strikt als formaliteit.
In onderstaand voorbeeld van een korte ontslagbrief staan alleen de meest essentiële zaken:
Geachte heer Twijnstra,
Hierbij deel ik u mee dat ik ontslag neem als grafisch designer bij Createijn. Mijn laatste werkdag is 9 april 2021.
Met vriendelijke groet,
Fatima el Amrani
Hoewel ontslagbrieven doorgaans een opzegtermijn van een paar weken bevatten, vragen omstandigheden soms om een onmiddellijke ontslag-e-mail. Dit kan gebeuren in een noodsituatie waarin er geen tijd is om persoonlijk of zelfs aan de telefoon met je leidinggevende te praten. In zo’n geval zit er maar één ding op: direct ontslag nemen per e-mail.
Bekijk het voorbeeld van een e-mail of brief met onmiddellijk ontslag hieronder:
Beste Kees,
Ik heb vandaag het nieuws ontvangen dat de toestand van mijn vader verslechterd is en dat het een kwestie van dagen is. Ik vertrek morgenvroeg naar Vlieland om bij mijn ouders te kunnen zijn.
Het spijt me zeer dat ik je in het verlengde daarvan moet vertellen dat ik mijn baan bij ComBouw met onmiddellijke ingang moet opzeggen. Ik voel het als mijn verantwoordelijkheid om bij mijn vader te zijn in zijn laatste dagen. Daarnaast wil ik er na zijn overlijden voor mijn moeder kunnen zijn om haar te verzorgen en te steunen. Dat betekent dat ik van Maastricht naar Vlieland zal verhuizen.
Zoals je weet is mijn moeder door haar gezondheidsproblemen niet in staat voor zichzelf te zorgen, dat deed mijn vader altijd. Als enig kind voel ik me verantwoordelijk om mijn moeder door deze trieste periode heen te helpen. Dat is geen kwestie van een paar weken vrij nemen. Ik heb het gevoel dat ze mijn steun nog maanden of zelfs jaren nodig zal hebben.
Bedankt voor de kans die je mij hebt gegeven om bij ComBouw te leren en te groeien. Ik kijk terug op plezierige, interessante jaren waarin ik mij heb kunnen ontwikkelen in een prettige werkomgeving. Ik hoop dat je begrijpt dat het puur en alleen de persoonlijke omstandigheden zijn die maken dat ik mijn baan opzeg. Ik neem binnenkort telefonisch contact met je op. Dan kunnen we doorspreken welke praktische zaken we nog moeten regelen en afstemmen hoe ik nog kan helpen mijn plotselinge vertrek in goede banen te leiden.
Met vriendelijke groet,
Maarten
We hebben allemaal een minder prettig hoofdstuk in ons carrièreverhaal. Zo’n baan waarin alles mis lijkt te gaan en je misschien zelfs een slechte verstandhouding met je baas of collega’s hebt. Zodra je de conclusie trekt dat je ongelukkig wordt van je werk, is het tijd om actie te ondernemen. Schrijf een goede ontslagbrief zodat je professioneel en met opgeheven hoofd kunt vertrekken, en vervolg je carrière op een betere plek.
Ga je ontslag nemen vanwege een slechte verstandhouding, besteed dan wat extra aandacht aan je ontslagbrief. Wanneer je op slechte voet staat met je werkgever of het team, is je belangrijkste doel de schade aan je professionele reputatie te beperken en het kleine beetje goodwill dat er nog is te behouden.
Je ontslagbrief moet voldoen aan enkele regels:
Hier is een voorbeeld van een ontslagbrief wanneer je op slechte voorwaarden vertrekt:
Beste meneer Mangene,
Hierbij dien ik mijn ontslag in bij Woordkunsten BV. Mijn laatste werkdag is 14 april 2021.
De afgelopen weken heb ik me gerealiseerd dat ik niet goed gedij in de bedrijfscultuur en dat specifieke kenmerken van mijn functie niet optimaal bij mij passen. Dat maakt dat het werkplezier afneemt en dat gaat uiteindelijk ook ten koste van de resultaten. Het lijkt mij de beste oplossing - zowel voor mijzelf als voor Woordkunsten BV – dat ik een andere weg in sla en het stokje doorgeef aan een nieuwe medewerker.
Er zijn meerdere redenen waarom ik bij Woordkunsten BV niet de groei heb doorgemaakt waarop ik gehoopt had. Sommige redenen zijn persoonlijk van aard, andere professioneel en een deel valt toe te schrijven aan een ongelukkig toeval.
Ik help graag bij het overdragen van mijn werkzaamheden en eventueel bij het inwerken van mijn opvolger. Ondanks de omstandigheden draag ik u en het team een warm hart toe en wens ik u het allerbeste.
Met vriendelijke groet,
Natascha Paulan
Er zijn situaties denkbaar waarin je een bedrijf wilt verlaten vanwege onbevredigende of zelfs schadelijke werkomstandigheden. Als de arbeidsomstandigheden zodanig verstoord zijn dat je overweegt juridische stappen te ondernemen tegen het bedrijf, laat je dan bijstaan door een juridisch adviseur of een arbeidsrecht advocaat.
Voor de gevallen die niet zo extreem zijn, kan je volstaan met een passende ontslagbrief, afgestemd op de situatie. Daarbij is het uitgangspunt dat je de schade wilt beperken en zeker geen olie op het vuur wilt gooien. Dat betekent dat het – wederom - een goede tactiek is om je ontslagbrief nuchter en professioneel te houden.
Hier volgt een voorbeeld van hoe je (op een respectvolle wijze) je zorgen over arbeidsomstandigheden kunt uiten in een ontslagbrief:
Geachte heer Twijnstra,
Ik dien bij dezen mijn ontslag in. Het is een teleurstellende situatie en ik schep er geen genoegen in u deze brief te sturen, maar ik denk dat het een noodzakelijke stap is.
Mijn startperiode bij Twijnstra & Zonen was over het algemeen positief. Maar de afgelopen maanden zijn het team, de afdeling en het bedrijf in het algemeen een richting ingeslagen waar ik het niet mee eens ben. De methoden, werkomstandigheden en algemene sfeer waren (naar mijn mening) contraproductief en niet bevorderlijk voor de kwaliteit van het werk, werkgeluk en het welzijn van de medewerkers.
Het spijt me u te moeten mededelen dat mijn laatste werkdag op 7 mei 2021 zal zijn. Ik wens u en het Twijnstra-team veel succes en voldoening. Ik zal proberen om zo goed mogelijk te helpen met de overgangsperiode.
Met vriendelijke groet,
Wim Esmeijer
Tot slot nog een voorbeeld van een ontslagbrief die je maar beter niet kunt schrijven: de negatieve ontslagbrief. Zoals we in de kopjes hiervoor al vele malen hebben aangegeven: blijf netjes en beleefd als je ontslag neemt, hoe verziekt de werksfeer ook is en hoe blij je ook bent dat je Nooit Meer Voor Deze Baas Hoeft Te Werken. Een emotionele ontslagbrief vol verwijten kan misschien heerlijk voelen om te schrijven, maar als je professionele reputatie je lief is dan verstuur je hem niet aan je baas.
Toch zoeken nog veel mensen Google af met de vraag: "Hoe moet ik een ontslagbrief schrijven voor een baan die ik haat?" en "Kan ik een negatieve ontslagbrief schrijven?".
Het advies dat we je keer op keer zullen geven is: houd je hoofd koel en verstuur geen ontslagbrieven waar je spijt van krijgt. Als je werksituatie zodanig slecht is dat je juridische stappen overweegt, kies er dan voor een advocaat in de arm te nemen.
Een goede arbeidsrecht advocaat zal een vlijmscherpe brief voor je schrijven die nergens onfatsoenlijk of emotioneel is. Daarmee sta je straks niet voor joker, mocht het tot een rechtszaak komen.
Onderstaand voorbeeld laat zien dat een negatieve ontslagbrief zijn doel compleet voorbij schiet.
Professioneel ontslag nemen.
Geachte heer Dekker,
Hierbij deel ik u mee dat ik ontslag neem als werkvoorbereider bij Van Weijnen. Mijn laatste werkdag is 14 april 2021.
Met vriendelijke groet,
Jan Janssen
Met modder gooien in je ontslagbrief
Dag Peter-de-betweter,
Drie ellendige maanden heb ik gezwoegd in deze verschrikkelijke baan. Dagelijks heb ik me vernederd gevoeld onder jouw zogenaamde leiderschap. Ik ben dan ook blij dat ik je kan vertellen dat ik het bedrijf ga verlaten.
Het was de slechtste baan die ik ooit heb gehad. Dat is vooral te danken aan jou en je onbeleefde, neerbuigende en superieure houding tegenover de mensen die moeten werken onder jouw tirannieke heerschappij. Ik hoef niet te zeggen dat ik hoop dat je bedrijf snel failliet gaat, ik weet namelijk zeker dat het niet lang meer zal duren voordat ook de klanten doorhebben wat voor een waardeloze schipper deze zinkende modderschuit leidt. Je bent een schande voor de branche.
Maak mijn laatste salaris onmiddellijk over op mijn bankrekening. Als ik het niet binnen een week ontvang, kijk ik ernaar uit je in de rechtbank te zien.
Gegroet,
Jan Janssen
Het mag duidelijk zijn dat je met zo’n ontslagbrief kwaad bloed zet en waarschijnlijk ook je eigen glazen ingooit. Ben je boos en ontevreden, kies dan voor een korte ontslagbrief waarin je alleen het hoogst noodzakelijke vermeldt.
Het komt steeds vaker voor dat mensen ontslag nemen per e-mail. Niet vreemd, want bijna alle formele zaken handel je tegenwoordig digitaal af. Waarom zou je ontslagbrief dan niet per e-mail kunnen?
Zeker als je je baas al persoonlijk hebt verteld dat je je ontslag gaat indienen, is het prima om dat per e-mail formeel te bevestigen. Eigenlijk kan je overal waar wij in dit artikel ‘ontslagbrief’ hebben geschreven, ook ‘ontslag-e-mail’ lezen. Er gelden voor de mail dezelfde regels als voor een ontslagbrief op papier.
Je kunt je ontslag per e-mail op twee manieren indienen:
De laatste optie heeft onze voorkeur. Je maakt dan je ontslagbrief gewoon in Word en mailt deze als bijlage naar je leidinggevende. In de begeleidende e-mail verwijs je dan naar de bijlage:
Beste Jeroen,
Zoals besproken in ons persoonlijk gesprek van vanmorgen, ga ik het bedrijf verlaten. Je vindt mijn ontslagbrief in de bijlage.
Met vriendelijke groet,
Jazan Alobid
Als de personeelsafdeling een schriftelijke versie van de ontslagbrief nodig heeft, kunnen ze je brief afdrukken en de papieren versie netjes opbergen in een archiefkast. Wanneer je jouw ontslag persoonlijk indient bij je baas, is dat meteen een mooie gelegenheid om te vragen of je een ondertekende ontslagbrief op papier moet indienen of dat een e-mail volstaat.
Nog even een zestal aandachtspunten om bij stil te staan voordat je je ontslagbrief verstuurt.
Een vertrekkende collega is meestal groot nieuws in een bedrijf. En nieuwtjes gaan snel rond. Daarom is het belangrijk eerst je baas te vertellen dat je ontslag neemt en daarna pas je collega’s in te lichten. Het kan verleidelijk zijn eerst je naaste collega’s te informeren over je vertrek, maar dat is echt een slecht idee.
De kans is groot dat ze deze primeur onder het mom dit is natuurlijk vertrouwelijke informatie toch naar iedereen lekken. Voordat je het weet, staat je baas onaangenaam verrast aan je bureau met de vraag of het waar is dat je een andere baan hebt gevonden. Dat is onprofessioneel en je zal je zeer ongemakkelijk voelen. Dus bijt op je tong totdat je je ontslag hebt ingediend bij je leidinggevende. Bijkomend voordeel is dat je dan meteen ook de vragen van je collega’s beter kunt beantwoorden. (Hoe reageerde hij op je ontslag? Wanneer is je laatste werkdag? Gaan ze een vervanger zoeken of worden jouw taken over het team verdeeld?)
Vraag voor de zekerheid aan je leidinggevende of je jouw collega’s al mag vertellen dat je ontslag neemt. Er kunnen zwaarwegende redenen zijn waarom je baas nog even een weekje nodig heeft voordat het nieuws over jouw vertrek de organisatie in gaat.
Hoe moeilijk het ook mag lijken, het heeft absoluut de voorkeur om je ontslag persoonlijk kenbaar te maken aan je leidinggevende. Je zal er waarschijnlijk vooraf als een berg tegen opzien, maar persoonlijk ontslag nemen geeft je achteraf gegarandeerd een beter gevoel dan wanneer je enkel een mailtje had gestuurd.
Klop op de deur van je baas en vraag of hij een minuutje heeft. Maak eventueel een afspraak als je baas lastig een momentje te vangen is. Ontslag nemen is voor veel mensen een beangstigende of stressvolle situatie, maar zolang je oprecht en eerlijk bent (zonder onnodig veel details te delen), zal niemand je veroordelen en kan je waarschijnlijk terugkijken op een positief ontslaggesprek.
Lukt het je niet om je baas persoonlijk te spreken te krijgen, dan is een telefoontje waarschijnlijk de op een na beste optie. Is je baas zo druk dat je hem ook telefonisch niet te pakken krijgt, schrijf dan een e-mail waarin staat dat je persoonlijk of telefonisch over een dringende kwestie moet praten.
Je ontslagbrief moet klaar zijn voordat je je baas op de hoogte brengt van je aanstaande vertrek. Je kunt ervoor kiezen de brief te printen, ondertekenen en in een envelop mee te nemen naar het gesprek. Dan kun je na afloop van het ontslaggesprek de ontslagbrief meteen afgeven aan je leidinggevende.
Het kan ook zijn dat je direct na het ontslaggesprek je ontslagbrief moet mailen aan je baas. Bijvoorbeeld als er tijdsdruk is vanwege je opzegtermijn. Ook in dat geval wil je je ontslagbrief verzendklaar hebben staan.
Je kunt je leidinggevende vragen of je andere (hogere) managers moet informeren over je vertrek. Bijvoorbeeld de HR-afdeling of de algemeen directeur.
Je baas, teamleden, andere collega’s en misschien zelfs je favoriete schoonmaker zullen zich waarschijnlijk afvragen waarom je weggaat. Hoewel je jouw redenen om ontslag te nemen niet hoeft te vermelden in je ontslagbrief, krijg je er op de werkvloer toch vragen over. Het is logisch dat de mensen om je heen nieuwsgierig zijn en je zult een antwoord moeten formuleren om hun nieuwsgierigheid te bevredigen.
Misschien heb je een eenvoudige verklaring voor je vertrek die verder geen toelichting nodig heeft:
Zo’n overduidelijke reden, waar je ook nog eens niemand mee voor de borst stoot, kun je rustig in je ontslagbrief vermelden. Het is echter niet altijd een goed idee om in je ontslagbrief een reden voor je vertrek te vermelden. In sommige situaties ben je beter af met een rustig en geruisloos vertrek. Toch zullen je collega's en, het allerbelangrijkste, je baas nog steeds vragen hebben. Wil je je ware redenen niet onthullen, noem dan een neutrale reden voor je vertrek.
Het is zover: de laatste twee weken in je baan zijn aangebroken. Je baas weet dat je gaat en ook je naaste collega’s zijn op de hoogte. Misschien ben je zelfs al je opvolger aan het inwerken. Als nog niet iedereen op de hoogte is van je vertrek, is dit het moment om het aan de grote klok te hangen. Werk je in een groot bedrijf, dan is er wellicht een intern kanaal waarop je een bericht kunt plaatsen. Anders volstaat een algemene e-mail aan al je collega’s.
In sommige bedrijven wil de baas misschien de eerste zijn die het personeel op de hoogte stelt van je vertrek. Als dat zo is, overleg dan op welke wijze en met welke inhoud je baas het nieuws wereldkundig wil maken.
In de laatste werkdagen moet je mogelijk ook nog zaken afstemmen met de HR-afdeling. Bijvoorbeeld over je laatste salaris, verzekeringen, pensioen, het uitbetalen van overuren, het opnemen of uitbetalen van resterende vakantiedagen en eventueel het inleveren van je telefoon, leaseauto, laptop en andere bedrijfsmiddelen.
Houd er rekening mee dat jouw zakelijke mobiele telefoonnummer en je zakelijke e-mailadres waarschijnlijk binnenkort worden afgesloten. Dus als je wilt dat collega's in de toekomst contact met je kunnen opnemen, laat hen dan weten hoe ze dat kunnen doen.
Laat je niet verleiden de laatste werkdagen al kletsend door te brengen. Er moet nog steeds gewerkt worden. Misschien heb jij niet veel taken meer liggen, maar zorg ervoor dat je anderen niet van hun werk houdt. Je kan altijd een collega helpen of taken doen die al maanden zijn blijven liggen omdat niemand er tijd voor heeft. Wie tot op de laatste werkdag productief is, laat een prima indruk achter en kijkt zelf ook met een beter gevoel terug op zijn baan.
Ten slotte, organiseert je werkgever een (digitaal) afscheidsfeestje? Zorg er dan voor dat je een woordje voorbereid hebt. Bedank je baas en je collega’s, haal nog een leuke anekdote terug en vertel misschien iets over je toekomstplannen. Je baan goed afsluiten maakt dat je met een goed gevoel en opgeheven hoofd het bedrijf kan verlaten. Klaar voor een volgende stap en nieuw werkgeluk!
We wensen je een prettig vertrek en veel succes in je volgende baan!
Moet je die volgende baan nog binnenslepen? Dan hebben we superhandige templates voor je cv en sollicitatiebrief en volop voorbeeld-cv's en voorbeeld sollicitatiebrieven.