Wel eens gehoord van een ATS?
Nee, ATS staat niet voor ‘Altijd Trefzeker Solliciteren’.
Maar dat is wel wat je moet doen om je cv voorbij het Applicant Tracking System te krijgen.
Hoe? Dat lees je in dit blogartikel over je cv optimaliseren voor het ATS.
Waar staat de afkorting ATS voor?
ATS is de afkorting van Applicant Tracking System. Het is recruitmentsoftware waarmee je het wervingsproces en alle communicatiestromen die daarbij horen effectief kan beheren.
Welke ATS systemen zijn er?
Er zijn volop ATS-systemen op de markt. Van systemen met een beperkt aantal functionaliteiten tot grote, uitgebreide recruitmentsystemen.
Gangbare recruitmentsystemen in Nederland zijn bijvoorbeeld Greenhouse, Taleo, Lever, Workday en SmartRecruiters.
Wat is het Applicant Tracking System?
Een Applicant Tracking System is software waarmee je bijna het volledige werving- en selectieproces kan automatiseren.
Met een Applicant Tracking System kunnen HR-medewerkers hun sollicitanten makkelijker volgen in de gehele sollicitatieprocedure. Van de ontvangst van het cv tot de uiteindelijke indiensttreding.
Een ATS is vooral handig voor bedrijven met veel vacatures en waar meerdere sollicitatieprocedures gelijktijdig lopen.
Een Applicant Tracking System:
- Stroomlijnt de communicatie met sollicitanten, bijvoorbeeld via geautomatiseerde berichten
- Creëert automatisch een interne database met cv's, kandidaten en hun status
- Kan automatisch cv's screenen op trefwoorden die de werkgever invoert
- Kan talent pools opbouwen
- Kan automatisch vacatures doorplaatsen op vacaturesites.
Voordelen van een ATS:
- Bespaart tijd en voorkomt fouten in de sollicitatieprocedure
- Verlicht administratieve taken
- Creëert overzicht in sollicitatieprocedures waar veel sollicitaties op komen
- Het neemt de eerste selectieronde uit handen.
In een ATS kunnen recruiters of HR-managers de cv’s labelen, rangschikken en cv's doorzoeken op relevante functie-eisen. De ATS checker zoekt in cv’s op trefwoorden en kwalificaties die de werkgever ingeeft. Het ATS scant de cv's op die gewenste trefwoorden en rangschikt alle cv’s op basis van de resultaten.
Cv’s met een lage score worden meestal afgewezen zonder dat er een recruiter of HR-professional naar gekeken heeft. De cv’s met de meeste keyword-hits krijgen een hoge score en komen automatisch boven op de ja-stapel.
Als sollicitant merk je weinig van een ATS, totdat je een geautomatiseerd ontvangstbewijs, een bedankje, een afwijzing of uitnodiging krijgt. Een ATS is namelijk vooral achter de schermen actief.
Alternatieve benamingen voor een Applicant Tracking System (ATS)
In Nederland is ATS de meest gebruikte term voor de software. Maar uiteraard zijn er ook alternatieve benamingen die HR-managers gebruiken. Bijvoorbeeld:
- Candidate Relationship Management (CRM)
- Talent Management Systems (TMS)
- Sollicitanten Volg Systeem (SVS)
- Kandidatenvolgsysteem (KVS)
- Werving & Selectie software (WSS)
- Recruitment Software systeem (RSS)
100% geschikt voor de baan, maar toch een afwijzing
Hoe handig een ATS ook is voor de recruiter, als sollicitant kan het in je nadeel werken. Het kan voorkomen dat je aan alle kwalificaties voor deze baan voldoet, maar dat je door je cv toch niet wordt uitgenodigd voor een gesprek. Hieronder volgt een voorbeeld om dat te verduidelijken.
Een tijdschrift is op zoek naar:
'een art director met vijf jaar ervaring, aantoonbaar bekwaam in illustratie en ontwerp en met uitstekende vaardigheden in Photoshop, Adobe Illustrator en InDesign’.
Alle woorden die hier vetgedrukt zijn, verwerkt de werkgever als zoekwoord in zijn ATS. Het systeem scant en doorzoekt grote aantallen cv’s vervolgens automatisch op deze trefwoorden.
De sollicitant omschrijft zichzelf als:
'een grafisch kunstenaar met een bewezen staat van dienst in het maken van opvallende vectortekeningen en lay-outs met de nieuwste software.
Dikke kans dat het Applicant Tracking System het cv van deze sollicitant een lage score geeft omdat het de kwalificaties niet kan matchen met de vastgestelde zoekwoorden. Het cv scoort onvoldoende en de sollicitant ontvangt een automatisch gegenereerde afwijzing. Zonde!
Wat ging er fout?
Het systeem gebruikt woorden die in de functieomschrijving staan voor de cv-scan.
De sollicitant gebruikte die woorden niet, maar gaf een eigen creatieve twist aan zijn cv.
Origineel?
Ja.
Functioneel?
Nee.
Resultaat?
Nul.
Optimaliseer je cv voor het ATS
Daarom moet je je cv optimaliseren voor het ATS. Want voor je het weet bungel je als ideale kandidaat onder aan de lijst met sollicitanten. Of word je meteen afgewezen als de functie-eisen heel specifiek zijn.
Naar schatting wordt 75 procent van alle cv’s om deze reden afgewezen. Zonder dat ze ooit door een mens zijn beoordeeld... echt zonde van de tijd en moeite die je in je sollicitatie hebt gestopt!
Verdiep je daarom als werkzoekende in hoe ATS-programma’s werken. Als je begrijpt hoe je jouw cv kan optimaliseren om voor de ATS-test te slagen, ben je een grote stap dichter bij een sollicitatiegesprek.
Met onze tips voor ATS-optimalisatie versla je de software en scoor je met je cv!
- Beschrijf je beroepskwalificaties met woorden uit de vacaturetekst
- Schrijf voor mensen, niet voor een ATS zoekmachine
- Bedenk en bepaal op welke zoekwoorden je gevonden wilt worden en welke nodig zijn voor de functie
- Verwerk zoekwoorden op een natuurlijke wijze en verspreid ze over verschillende secties in je tekst
- Gebruiken alleen opsommingstekens die het ATS kan scannen.
- Pas je cv aan voor elke sollicitatie
- Gebruik een professionele ATS-template voor je cv
- Gebruik in je cv een sans serif lettertype zoals Arial of Calibri
- Sla je cv op als een pdf-bestand
- Gebruik liever geen afkortingen of synoniemen
- Prop je cv niet vol met zoekwoorden
- Gebruik geen onnatuurlijke zinnen
- Vermijd creatieve functienamen zoals: woordkunstenaar i.p.v. tekstschrijver
- Gebruik geen decoratieve of serif-lettertypen
- Vermijd iconen en andere creatieve uitspattingen zoals: woordkunsternaar i.p.v. tekstschrijver die het ATS systeem niet kan scannen.
- Gebruik geen kop- en voetteksten op je cv
- Converteer nooit tekst naar een afbeeldingsbestand in je cv
Hoe optimaliseer je een cv met keywords voor ATS?
Cv-optimalisatie is vergelijkbaar met SEO. Ze zijn beide gericht op het gebruik van trefwoorden en woordgroepen die het goed doen in de zoekmachines.
Het is altijd slim om woorden te gebruiken waarvan je weet dat ze scoren in de zoekmachine of, in dit geval, het ATS. Maar je moet het niet overdrijven.
Sterker nog: als je een tekst volpropt met zoekwoorden, doorziet de zoekmachine je trucje. Die bestempelt het vervolgens als ‘keyword stuffing’, of te wel het overmatig gebruiken van gewenste SEO-zoekwoorden in de hoop hoog te ranken. De zoekmachine markeert dat als een vorm van spam en daardoor kom je juist lager in de zoekresultaten.
Daarnaast is het eindresultaat in dat geval vaak een draak van een tekst vol onnatuurlijke zinnen. Dat leest niet lekker, dus mensen haken af. Klikken ze weg, dan bestempelt de zoekmachine de pagina als ‘niet nuttig voor het betreffende zoekwoord’ en lager in de zoekresultaten zetten. Conclusie: schrijf altijd voor mensen, nooit voor machines. Voor je cv geldt hetzelfde.
Gebruik dezelfde woorden als je toekomstige werkgever
Het one-size-fits-all cv kan echt niet meer. Tegenwoordig is een cv dynamisch en aanpasbaar voor elke sollicitatie. En dat is dus ook precies wat je moet doen: Altijd Trefzeker Solliciteren. Met een cv op maat voor de specifieke functie en de werkgever.
Gebruik in je cv precies dezelfde woorden als die je ook in de vacaturetekst ziet staan. Dat zijn namelijk de woorden waarmee de werkgever de functie-eisen verwoordt en die zullen ook in het ATS staan als keywords.
Sommige ATS-programma’s herkennen synoniemen, afkortingen of acroniemen, maar neem daarin geen risico. Zoekt de werkgever bijvoorbeeld naar een ‘expert in zoekmachineoptimalisatie’, gok er dan niet op dat het ATS de afkorting ‘SEO’ kent. Gebruik voor de zekerheid zowel de volledige term als de afkorting: ‘zoekmachineoptimalisatie (SEO)’.
Stuur je een open sollicitatie of reageer je op een vacature zonder uitgebreide functiebeschrijving? Bekijk dan de website van de werkgever of bekijk vacatureteksten van soortgelijke functies. Zo ontdek je welke woorden gangbaar zijn en daarmee geschikt om te gebruiken in je cv.
6 tips om je cv ATS-proof te maken
Tip 1: Maak je cv met een professionele ATS-template
Staat de inhoud van je cv als een huis? Dan wil je niet dat technische problemen je sollicitatie in de weg staan. De ATS-software kan lang niet alles lezen.
Denk daarbij aan het bestandstype (met pdf of Word zit je meestal goed), maar ook aan lettertypen, opsommingstekens en afbeeldingen. Met een professioneel ATS-template voorkom je opmaakfouten.
Tip 2: Kies een sans serif lettertype voor je cv
Sommige ATS-programma's hebben moeite met het lezen van serif-lettertypen. Dat zijn lettertypen die kleine decoratieve tekens gebruiken, zoals twee kleine horizontale schuine strepen onder aan een hoofdletter A.
Een bekend serif-lettertype is Times New Roman. Een sans serif-lettertype heeft deze tekens niet en is daarom gemakkelijker te lezen voor ATS-software. Speel dus op zeker en kies voor een sans serif of schreefloos lettertype.
Tip 3: Gebruik opsommingstekens
Opsommingstekens die niet vaak voorkomen kunnen het ATS verwarren. Beperk je daarom tot:
- een opgevuld en rond opsommingsteken, of
- een hol en rond opsommingsteken, of
- een opgevuld en vierkant opsommingsteken.
Met creatieve uitspattingen (zoals emojis, icons 👉🏻 , ✔️, of ✅) ) loop je het risico dat het ATS je cv niet goed kan scannen.
Tip 4: Zet geen tekst in afbeeldingen
Ook afbeeldingen zijn onleesbaar voor ATS-programma's. Misschien heb je van je naam een fraai logo gemaakt dat je bovenaan je cv wil plaatsen. Maar als het een .jpeg-, .png- of .tif-bestand is, is het onleesbaar voor het ATS.
Converteer daarom nooit tekst naar een afbeeldingsbestand in je cv.
Tip 5: Zet geen belangrijke info in de kop- en voettekst
Kop- en voetteksten in Word kan een ATS programma vaak niet checken. Om te voorkomen dat belangrijke informatie wegvalt bij het scannen van je cv, kan je het beste geen kop- en voetteksten gebruiken.
Tip 6: Kies een veilig bestandstype voor je curriculum vitae
Ten slotte is het belangrijk dat je het juiste bestandstype kiest om je meesterwerk in op te slaan. Een pdf-bestand heeft meestal de voorkeur. Sommige Application Tracking Systems kunnen geen pdf’s lezen, in dat geval heb je een Word-document nodig.
Controleer het vereiste bestandstype voordat je je cv uploadt. Vraagt een werkgever specifiek om een Word-document, stuur dan in ieder geval een .doc- of .docx-bestand. Staat er niet bij welk bestandstype ze verlangen, houd het dan bij een pdf.
Er worden veel ATS systemen gebruikt in Nederland en België. Soms kan je in de url van de vacature al zien met welke ATS software je te maken hebt! Dan staat er bijvoorbeeld ‘Carerix’ of ‘Connexys’ in de link.
Als je dat ziet, kan je altijd even googlen naar dat specifieke ATS systeem. Wellicht kom je dan wel achter informatie die je kan helpen je cv nog verder erop aan te passen!
De oplossing: een cv-template
De beste manier om al deze valkuilen te vermijden, is door een professionele en in de praktijk geteste template van CVster.nl te gebruiken. Daarin hebben we alle bovenstaande problemen al voor je opgelost.
Onze templates geven je cv niet alleen de juiste structuur, maar nemen ook alle risico’s op technische hobbels weg. Een cv-template organiseert je gegevens als volgt:
- contactgegevens
- persoonlijk profiel
- werkervaring
- opleiding
- vaardigheden
Bij creatieve functies kan je misschien in de verleiding komen om het gedeelte 'Vaardigheden' om te dopen naar iets origineels, zoals 'Superkrachten'… Doe. Het. Niet.
Het ATS moet weten welk gedeelte van je cv het leest, en het vertrouwt op bekende en eenvoudige termen zoals hierboven vermeld.
Kies dus voor een professionele cv-template, vul je gegevens in en je bent klaar om te solliciteren. Met een template van CVster.nl zit je altijd goed.
ATS cv-checker: de belangrijkste aandachtspunten
-
Houd het zakelijk.
Gebruik geen ongebruikelijke lettertypen, uitbundige afbeeldingen of andere zaken die de aandacht afleiden van de inhoud.
-
Vind het concept ‘curriculum vitae’ niet opnieuw uit.
Kies voor de gangbare opbouw met een logische structuur.
-
Beperk je tot de belangrijkste info.
Niemand wil een cv lezen van drie kantjes waarin elke opleiding en al je werkervaring tot in detail is uitgewerkt.
-
Gebruik zoekwoorden, geen modewoorden.
Vermijd cv-clichés zoals ‘teamspeler’ en ‘zelfstarter’.
-
Vergeet de sollicitatiebrief niet.
Het ontbreken van een sollicitatiebrief is een van de belangrijkste redenen waarom kandidaten worden afgewezen. Werkgevers willen je motivatie voor de baan weten.
-
Check de spelling en grammatica van je cv.
Ook een cv vol taalfouten is een veelvoorkomende reden voor een afwijzing.
-
Schrijf voor mensen, niet voor de ATS-software.
Natuurlijk moet je cv de ATS-test doorstaan, maar uiteindelijk beoordeelt een mens je sollicitatie. Maak dus een goed geschreven, mooi vormgegeven cv waarmee je je onderscheidt van je concurrenten.
CVster.nl is een toonaangevende leverancier van professionele, in de praktijk geteste cv-templates voor alle beroepen. We publiceren gedetailleerde, gratis handleidingen voor het schrijven van cv's en motivatiebrieven voor elk denkbaar beroep. Met onze online templates kan iedereen in verrassend korte tijd een cv maken.
Blader door onze professionele cv templates, kies een template en voeg je gegevens toe. Natuurlijk moet je dan nog steeds het moeilijkste gedeelte zelf doen: het cv schrijven. Maar wij helpen je met een bewezen structuur, de juiste techniek, en suggesties in de vorm van voorbeeldzinnen.
Met een template van CVster.nl bespaar je jezelf het gepieker over de vorm en de opbouw. Ook komt je cv met onze hulp geheid die ATS-scan door. En je werkt altijd met een indeling die effectief is, zo blijkt uit de praktijk. Wat houd je tegen? Ga aan de slag!
